Comment bien choisir
son agenda partagé ?
Comment bien choisir son agenda partagé ? Gérer rendez-vous commerciaux, réunions d’équipe, tâches quotidiennes ou réservations de ressources matérielles peut vite devenir complexe, surtout quand les acteurs sont dispersés. L’agenda partagé s’impose comme une réponse pertinente. Accessible en ligne, partagé entre collaborateurs, clients ou partenaires, l’agenda offre une vue commune, simplifie l’organisation, et améliore la productivité.
Un agenda partagé se partage entre plusieurs collaborateurs. Il peut également se partager avec des clients ou des partenaires selon le cas d’utilisation. Accessible en ligne, il permet à chacun d’avoir la même visibilité. Seul ou intégré à un logiciel de gestion de projet, votre agenda partagé simplifie votre vie et vous rend plus productif. Il facilite notamment l’organisation d’événements et la gestion de vos ressources. Il permet également une collaboration et une communication beaucoup plus fluides. En effet, l’agenda partagé est un très bon moyen de communication visuelle car il permet à tous d’avoir une vision d’ensemble.
Dans quels contextes peut-on avoir besoin d’un agenda partagé ?
Quel que soit le secteur ou la taille de l’organisation, un agenda partagé trouve sa place dans de nombreux cas d’usage :
- Suivi de projets multiples : visualiser rapidement les jalons, réunions engagées, échéances à venir. Un agenda partagé permet de regrouper en quelques clics tous les calendriers de projets actifs, d’ajouter les tâches quotidiennes, et de clarifier qui fait quoi. Chacun sait sur quelles tâches il doit travailler : vous gagnez en fluidité de travail.
- Organisation d’équipe : planification des réunions, coordination entre membres, visibilité sur les disponibilités de chacun. Selon les droits accordés, certains utilisateurs peuvent seulement consulter, d’autres créer ou modifier des rendez-vous. Idéal pour des équipes internes, ou des secteurs comme la santé ou l’événementiel.
- Gestion des ressources matérielles et logistiques : réservation de salles, véhicules, équipements spécifiques… Un coup d’œil suffit pour savoir si une ressource est libre ou occupée, ce qui évite les conflits de réservation et les pertes de temps.
Pour bien choisir son agenda partagé, il faut se demander quelles sont les fonctionnalités dont on a besoin.
Les fonctionnalités indispensables
La fonction multi-agendas
Tout d’abord, la fonction multi-agendas présente dans certains agendas partagés en ligne, comme Acollab permettent de gérer plusieurs plannings à la fois. En effet, l’agenda Acollab a la capacité de gérer plusieurs plannings distincts (équipe, projet, département), de les cloisonner si nécessaire, tout en permettant une vision globale. Ainsi, chaque équipe a accès aux agendas auxquels elle a accès seulement. Il permet également à un nouveau collaborateur d’être opérationnel plus rapidement.
La fonction confidentialité
Certains événements doivent pouvoir rester privés, visibles seulement par les administrateurs ou les personnes autorisées, tout en indiquant que le créneau est occupé. Cette fonction permet de garder certains contenus confidentiels tout en indiquant un créneau occupé sur lequel on ne peut pas prendre de rendez-vous.
La fonction partage
Ensuite, cette fonction permet d’inviter collaborateurs internes et externes, d’attribuer des rôles (lecteur, auteur, admin), de restreindre ou d’étendre les permissions selon les besoins. Avec une gestion des droits très fine, attribuez le rôle que vous souhaitez à chacun : administrateur, auteur, lecteur ! Vous pouvez inviter des collaborateurs et des personnes extérieures à votre entreprise comme des clients et des partenaires. Partager l’agenda d’un projet avec votre client permet de tisser une relation de confiance avec lui grâce à une certaine transparence. En effet, il a une grande visibilité sur l’avancée des projets, ce qui évite un certain nombre de réunions.
Envoyez également le planning de l’agenda via un lien public à ceux qui n’ont pas accès à Acollab !
La fonction « notifications »
Cette fonction permet d’être informé des modifications, des nouveaux événements ou des suppressions. Rappels utiles pour ne manquer aucun rendez-vous important, la communication est beaucoup plus fluide.
La fonction « rappels »
Programmez-vous des rappels pour ne rien oublier ! Cette fonction vous permet de ne plus oublier une seule réunion client.
La fonction « invitation »
Enfin, envoyez des invitations facilement, recevez les réponses des participants, visualisez qui sera présent ou non, et enfin, ajustez vos événements selon les confirmations.
L’agenda partagé Acollab
Voici comment Acollab répond à ces besoins, avec des outils pensés pour être à la fois puissants et simples :
- Gestion de plannings multi-projets : chaque projet possède son agenda, la visibilité renforcée sur les jalons, réunions, tâches liées. L’ajout des intervenants est rapide et permet une meilleure visibilité globale : réunions du projet, points internes de suivi…
- Réservation de ressources partagées : salles, matériel, véhicules… chacun voit ce qui est libre ou occupé, ce qui simplifie la coordination de l’entreprise. En effet, chacun connaît les créneaux disponibles, ce qui fluidifie l’organisation interne.
- Paramétrage des droits : qui peut créer des événements, les rendre confidentiels, définir les notifications reçues… les utilisateurs gardent le contrôle sur ce qu’ils voient et ce qu’ils peuvent modifier.
- Catégories et filtres : pour différencier les types d’événements, affecter des responsables, filtrer les calendriers selon l’équipe ou le projet.
- Application mobile (iOS & Android) : accès nomade, consultation directe lors de déplacements, mises à jour en temps réel, même hors du bureau.
En conclusion, l’agenda collaboratif Acollab permet de gérer chacun de vos projets en ligne, de gérer le planning de votre équipe et de gérer vos ressources matérielles.
Par ailleurs, Acollab s’adapte à tout secteur d’activité : services, BTP, administration, commerce… Cet outil est devenu essentiel pour gérer ses projets, les horaires de ses équipes, les réservations de matériels ou encore les absences de ses salariés. Créez différentes catégories pour différencier les événements et ajoutez des responsables pour filtrer plus facilement les rendez-vous. N’oubliez pas de créer différents agendas en fonction de vos équipes ! Acollab, composé de plusieurs fonctionnalités, rend votre agenda partagé intuitif.
Flexible et complet, Acollab est facile d’utilisation et est une vraie valeur ajoutée à votre entreprise. Il améliore le travail en équipe et favorise la circulation de l’information.
Une plateforme collaborative
Acollab ne se limite pas à un agenda. La force de la plateforme repose sur son écosystème intégré :
- Outil de gestion de projet
- Messagerie collaborative / chat
- Gestion documentaire
- Suivi des temps
- Wiki / Base de connaissances
- Sondages et forums
La centralisation évite les aller-retours entre plusieurs outils, réduit les doublons, et permet de concentrer les données dans un espace unique et sécurisé.
Vous pouvez tester, gratuitement et sans engagement, Acollab pendant 30 jours et demander à tout moment une démonstration de l’outil à distance. Développée par Akelio, Acollab est une plateforme française, dont les données sont sécurisées et hébergées en France. Pour finir, l’équipe est à votre écoute et reste à votre disposition en cas de besoin.
Ce à quoi penser avant de choisir
Avant de prendre votre décision, posez-vous ces questions :
- De combien d’agendas avez-vous réellement besoin ? Par équipe, par projet, ou par département ?
- Faut-il une version mobile ? Est-ce que vos équipes sont souvent en déplacement ?
- Quel niveau de confidentialité exigent vos activités ? Avez-vous des données sensibles à protéger ?
- Comment se feront les invitations et la gestion des participants ? Quel type de notifications vous sera utile ?
- Intégrer l’agenda à votre outil de gestion de projet, à votre gestion documentaire ou à votre messagerie est-il important pour votre organisation ?
Pourquoi Acollab peut être la bonne solution
En conclusion, Acollab peut être la bonne solution pour toutes ces raisons :
- Plateforme française, hébergement sécurisé en France, conformité et respect des normes liées à la protection des données.
- Interface claire, droits d’accès, filtres et catégorisation adaptées pour garder l’agenda lisible et exploitable.
- Essai gratuit de 30 jours, sans carte bancaire, pour tester toutes les fonctionnalités et vérifier que l’agenda s’intègre à votre façon de travailler.
- Support & accompagnement disponibles : démonstration, aide à la mise en route, réactivité de l’équipe.