Logiciel de gestion documentaire (GED)

Le logiciel de gestion documentaire Acollab (GED)

Tout d’abord, l’outil de gestion documentaire (GED) Acollab permet de mettre en place une gestion documentaire complète des fichiers d’une entreprise, sous forme numérique. En résumé, le logiciel Acollab s’apparente à un espace de stockage électronique. Il rend accessible en ligne vos fichiers à une partie ou à l’ensemble de vos collaborateurs. Une GED permet notamment de faciliter la circulation des documents au sein d’une entreprise, de façon sécurisée. Plusieurs types ou formats de documents peuvent être partagés et stockés en ligne. Par exemple :

Des documents bureautiques (Word, Excel, Power point, …)
Divers documents électroniques (PDF, TIFF…)
Des images
Ou encore, des vidéos

Il est devenu essentiel pour une entreprise de maitriser les flux de ses documents. La gestion des documents permet d’apporter plus de cohérence et d’organisation au sein d’une équipe. L’accès à l’information est structuré grâce à une gestion des droits très fine. Ainsi, l’entreprise gagne en efficacité et améliore son organisation interne. En plus d’améliorer l’efficacité d’une entreprise, un outil de gestion documentaire simplifie la recherche des documents et réduit les risques de perdre un fichier.

Les fonctions de l’outil de gestion électronique des documents

Logiciel de partage de fichiers

La fonction première de l’outil de gestion documentaire Acollab est le partage de fichiers en ligne. Celui-ci vous permet d’échanger des documents numériques de façon efficace et organisée. Plus qu’une simple plateforme de partage, Acollab vous donne l’opportunité de réorganiser la structure de documents. Cet outil permet d’y avoir accès où que vous soyez. Fini les dossiers qui se perdent entre différents intervenants, ou ceux qui ne sont jamais consultés par les uns et les autres. Désormais avec Acollab, le partage de fichiers entre vos partenaires est devenu simple et centralisé à un seul endroit. L’information circule parfaitement entre les différents acteurs et tout cela en toute sécurité et de manière personnalisée selon vos projets.

Edition de documents en ligne

L’édition de documents en ligne permet à une équipe de collaborer ensemble sur un même document. En effet, plusieurs personnes peuvent rédiger et enrichir des documents, en même temps et en temps réel, pour construire un contenu. Sur Acollab, vous avez la possibilité de créer un fichier texte partagé, mais aussi un tableur partagé !
L’édition de fichiers en ligne facilite énormément le travail au sein d’une équipe : vos processus sont fluides et simplifiés !

Maîtrise de l’accès à chaque fichier et à chaque dossier

Ensuite, Acollab donne la possibilité d’organiser vos documents comme vous le désirez. Vous pouvez déterminer quels intervenants ont accès à tel ou tel répertoire au sein d’un projet. Vos utilisateurs ont directement accès aux documents dont ils ont besoin. Ils optimisent ainsi leurs tâches du quotidien grâce à la centralisation des informations.

Création de liens de partage de fichiers (ou dossiers) avec vos partenaires

De plus, chaque fichier (ou dossier) stocké dans Acollab peut être partagé avec vos interlocuteurs externes (partenaires, clients, …). Cela passe par la création d’un lien de partage unique, éventuellement protégé par mot de passe. Cette fonction vous permet d’échanger des fichiers en tout sécurité avec des partenaires ne faisant pas partie de votre espace partagé. Votre entreprise gagne en agilité et en réactivité vis-à-vis de vos clients et partenaires.

Gestion des versions automatique

Enfin, en fonction de vos processus métiers, vous pouvez avoir besoin d’une fonction de gestion de versions automatique. Ainsi, Acollab gère automatiquement les différentes versions de vos fichiers. En somme, si vous déposez un fichier dont le nom existe déjà, sa version 2 sera automatiquement ajoutée, et l’ancienne version restera accessible. Vous pouvez accéder ou restaurer une ancienne version facilement.

Les principaux points forts de l'outil

Tout d’abord, le logiciel de gestion documentaire Acollab répond à des besoins de dématérialisation de documents. De plus, il répond également à des besoins d’organisation et de maîtrise de l’information. Concrètement, s’équiper de l’outil de GED en ligne Acollab vous permet de :

Améliorer la rapidité de traitement des documents. En effet, l’information se stocke et se classe plus rapidement. Vous consultez également d’un simple click tous les dossiers et documents.
Augmenter la productivité globale des acteurs d’un projet, essentiellement grâce à l’édition de documents à plusieurs.
Mieux gérer vos flux de documents grâce à ce logiciel de GED.
Structurer les dossiers et les processus. Cela permet à l’ensemble des partenaires d’avoir une structure de dossiers commune.
Diffuser plus rapidement et plus largement l’intégralité de l’information au sein des organisations. En effet, cet outil de gestion documentaire permet une circulation du flux d’information plus fluide.
S’adapter aux règles et aux normes de classement en offrant une solution personnalisée. En effet, celle-ci s’adapte à chaque type de métiers et d’entités.
Diminuer et optimiser la gestion de documents papier (100% de gain de place, 0% de déclassement et 100% de gain de temps).
Archiver la masse de documents papier et la laisser libre de consultation.
Faire des économies en termes de consommables, impression et espace de stockage (réduction des coûts).
Répondre à des règles de sécurité permettant de sécuriser, archiver les dossiers et les documents.
Enfin, une solution de gestion documentaire permet d’avoir accès à l’information où que vous soyez, en déplacement ou au bureau.

Les autres fonctionnalités d’Acollab

Acollab est une plateforme collaborative, composée d’autres outils : un agenda partagé, un outil de gestion de projet, un tableau kanban…