Logiciel de gestion documentaire (GED)

Présentation du logiciel de gestion documentaire en ligne Acollab

L’outil de GED (Gestion Electronique de Documents) Acollab permet une gestion documentaire complète des fichiers d’une entreprise ou d’une organisation, sous forme numérique. Le logiciel Acollab s’apparente à un espace de stockage électronique qui rend accessible en ligne vos fichiers à une partie ou à l’ensemble de vos collaborateurs. Plusieurs types ou formats de documents peuvent être partagés et stockés en ligne :

  • Documents bureautiques (Word, Excel, Power point, …)
  • Documents papiers numérisés (PDF, TIFF…)
  • Images
  • Vidéos
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Les diverses fonctionnalités de l’outil de GED Acollab

Logiciel de partage de fichiers

La fonction première de l’outil de gestion documentaire (GED) Acollab est le partage de fichiers en ligne qui vous permet d’échanger des documents numériques de façon efficace et organisée. Plus qu’une simple plateforme de partage, Acollab vous donne l’opportunité de réorganiser la structure de documents et d’y avoir accès où que vous soyez. Fini les dossiers qui se perdent entre différents intervenants, fini les documents qui ne sont jamais consultés par les uns et les autres. Désormais avec Acollab, le partage de fichiers entre vos clients et collaborateurs est devenu très facile et centralisé à un seul endroit. Tout cela en toute sécurité et de manière personnalisée selon vos projets.

Maîtrise de l’accès à chaque fichier et à chaque dossier

Acollab donne la possibilité d’organiser vos documents comme vous le désirez. Vous pouvez déterminer quels intervenants auront accès à tel ou tel fichier au sein d’un projet.

Création de liens de partage de fichiers (ou dossiers) avec vos partenaires

Chaque fichier (ou dossier) stocké dans Acollab peut être partagé avec vos interlocuteurs externes (partenaires, clients, …) par la création d’un lien de partage unique, éventuellement protégé par mot de passe. Cette fonction vous permet d’échanger des fichiers ou des dossiers en tout sécurité avec des interlocuteurs ne faisant pas partie de votre espace collaboratif.

Les principaux points fort de l’utilisation de l’outil

Le logiciel de gestion documentaire Acollab permet non seulement de répondre à des besoins de dématérialisation de documents, mais également à des besoins d’organisation et de maîtrise de l’information. Concrètement, s’équiper de l’outil de gestion documentaire en ligne Acollab vous permet de :

  • Améliorer la rapidité de traitement des documents : information stockée et classée instantanément, consultation d’un simple click de tous les dossiers et documents.
  • Augmenter la productivité globale des intervenants sur un projet.
  • Structurer les dossiers et les processus permettant à l’ensemble des collaborateurs d’avoir une base de classement ou une arborescence de dossiers commune.
  • Diffuser plus rapidement et plus largement l’intégralité de l’information au sein des entreprises et organisations (circulation du flux d’information plus fluide).
  • S’adapter aux règles et aux normes de classement en offrant une solution personnalisée et adaptée à chaque type de métiers et d’organisations.
  • Diminuer et optimiser la gestion de documents papier (100% de gain de place et de rangement, 0% de déclassement et 100% de gain de temps).
  • Archiver la masse d’informations papier et la laisser libre de consultation.
  • Faire des économies en termes de consommables, impression et espace de stockage (réduction des coûts).
  • Répondre à des règles de sécurité permettant de sécuriser, archiver les dossiers et les documents.
  • Avoir accès à l’information où que vous soyez, en déplacement ou au bureau.

Les garanties offertes par notre outil de gestion documentaire en ligne

La solution de partage de fichiers en ligne Acollab vous garantit une mise en place simple et une utilisation très intuitive. L’optimisation de l’ergonomie de l’outil permet également un confort de lecture appréciable ainsi qu’une orientation claire de l’utilisateur. Accessible en mode SaaS, notre solution de gestion documentaire est adaptée aux métiers et à l’organisation de toutes institutions, associations, entreprises et autre entités. Tout cela en totale sécurité, avec vos données hébergées en France !

Découvrez toutes les fonctionnalités de la plateforme collaborative

Gestion d’espaces collaboratifs, Partage de fichiers, Gestion de projets, Agenda de groupe, Communication par messages, Suivi des temps, Application mobile, Gestion des droits, Recherche globale, Tableaux de bord, Publication collaborative, Chat, Sondage, Forum, Notifications, Annuaire, etc …