Suivi des temps et des dépenses

La plateforme collaborative Acollab dispose d’un outil de suivi des temps à part entière, Timecollab, qui vous permet de suivre, au quotidien, les temps passés sur l’ensemble de vos projets et activités.

Cet outil est particulièrement adapté aux équipes dont l’activité est organisée en projets et vous permet de répondre aux questions suivantes :

• Combien de temps une équipe consacre-t-elle à tel ou tel projet ?
• Quel est le coût de revient d’un projet donné ?

Saisie des temps passés

Tout d’abord, chaque collaborateur peut saisir ses temps passés par projet ou par tâche, de façon quotidienne ou hebdomadaire.

Un « Timer » (Minuteur) permet d’enregistrer les temps passés en temps réel.

Saisie des dépenses

Ensuite, l’outil permet aussi à chaque membre de l’équipe d’imputer une dépense à un projet ou même à une tâche. Pour les sociétés de service, il est possible de distinguer les dépenses facturables des dépenses non facturables.

Intégration avec la plateforme collaborative

L’outil s’intègre parfaitement avec la gestion de projet de la plateforme collaborative puisque les temps passés et les dépenses effectuées sont imputés aux projets et tâches créés dans les différents espaces collaboratifs de la plateforme.

Gestion au forfait ou en régie

Par ailleurs, pour chaque projet « facturable », il est possible de définir si la facturation se fait au temps passé (régie) ou au forfait. Cette fonctionnalité permet ainsi d’évaluer la rentabilité d’un projet en comparant ses coûts et ses recettes.

Gestion des collaborateurs

En outre, pour chaque membre d’un projet, vous pouvez définir une plage horaire de travail quotidien, un nombre d’heures imputables dans la journée, des heures supplémentaires et un taux horaire.

Des rapports complets et personnalisés

Pour finir, plusieurs tableaux de bord de suivi des temps et des dépenses sont proposés. Par exemple :

• Les temps hebdomadaires, mensuels et annuels de chaque collaborateur.
• Les détails des temps et des dépenses par projet, par utilisateur et par tâche.
• L’agrégation mensuelle des temps d’un projet.
• La synthèse annuelle des temps d’un projet.
• Les temps par projet sur la période de votre choix. Vous pouvez par exemple choisir la semaine en cours, les 7 derniers jours, le mois en cours, les 30 derniers jours, l’année en cours, l’année passée ou encore une période personnalisée.
• Les temps par collaborateur sur la période de votre choix.
• …

ESN, SSII, agence web, cabinet de conseil, agence de communication, cabinet d’architecte, cabinet d’avocats, petites aux grandes entreprises de services … si votre activité s’organise par projets, il est important pour vous de suivre le temps passé par chaque collaborateur sur les différents projets que vous gérez.

L’intégration de la plateforme collaborative Acollab et de son outil de gestion des temps Timecollab permet une gestion par projet simple, fluide et efficace.

Pourquoi utiliser le suivi des temps d’Acollab ?

• Premièrement, pour évaluer la rentabilité de vos projets, qu’il s’agisse d’une gestion en régie ou au forfait.
• Ensuite, pour faciliter la facturation de vos prestations de service.
• Mais aussi pour répartir la charge de travail entre les différents collaborateurs.
• Et également, pour établir des reportings d’activité complets.