Critères pour choisir un bon logiciel de gestion de projet

 
Vos projets n’avancent pas ? Vous manquez de visibilité sur l’avancée de ceux-ci ? Sans logiciel de gestion de projet, vous et votre équipe perdez un temps précieux. Vous pouvez perdre du temps aussi bien dans la recherche d’informations dans vos emails que dans la recherche de la dernière version d’un fichier.

Les erreurs peuvent subvenir à cause des informations essentielles loupées dans un email ou à la mauvaise communication entre tous les collaborateurs. En effet, une bonne gestion de projet commence par, avant tout, une bonne communication et nécessite donc l’utilisation d’outils pour faciliter cette dernière.

En effet, bien savoir gérer ses projets nécessite l’utilisation d’outils de gestion de projet. Cela permet d’augmenter sa productivité et de piloter votre activité beaucoup plus facilement. Vos objectifs sont clairs, l’avancée de chaque tâche est visible et vous avez un œil sur les tâches en retard : que vous ayez quelques tâches ou des dizaines à réaliser, un outil de gestion de projet est nécessaire.
 

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet ?

 

 
Un outil de gestion de projet permet d’identifier toutes les tâches nécessaires au bon déroulé du projet.

Il permet de :
 

• définir la faisabilité dans le temps
• déterminer le chemin critique de votre projet
• visualiser le projet sous forme de diagramme de GANTT pour un suivi de projet efficace

 
Ensuite, l’objectif d’un tel outil est que tout le monde ait la même visibilité de l’avancée du projet, le même niveau d’informations.

Tous les outils de gestion de projet ont plus ou moins les mêmes fonctionnalités basiques. Mais certains proposent des options supplémentaires. Sachez distinguer les différents outils et les différentes options en fonction des critères suivants.
 

Analysez vos besoins au préalable

 

 
Avant de vous précipiter, une analyse de vos besoins est nécessaire pour choisir le bon outil de gestion de projet :
 

• Quelles sont les fonctionnalités dont j’ai besoin ? Parmi les nombreuses fonctionnalités, je vous conseille un outil qui permet de gérer le projet de façon visuelle (avec un diagramme de GANTT par exemple). Cela permet une meilleure visibilité, et surtout, d’impliquer fortement les intervenants du projet.
• Quelles sont les contraintes auxquelles mon équipe doit faire face ? Par exemple, vos collaborateurs doivent-ils avoir accès à l’outil à distance ?
• Mon équipe pourra-t-elle s’adapter à cet outil et y adhérer ?

 
En fonction de ces réponses, vous aurez déjà une idée du type d’outil dont vous avez besoin.
 

Le type de logiciel de gestion de projet : en SaaS (version web) ou en local

 
Vous pouvez choisir un logiciel en version web, et donc accessible en ligne, via n’importe quel navigateur (chrome, firefox..). Cette solution est multi-utilisateurs. Vous pouvez être de nombreux participants sur la plateforme et travaillez ensemble sur l’avancée du projet. L’avantage est qu’il n’y a rien à installer, et surtout, que vous pouvez accéder à votre outil de n’importe où : de chez vous, lors d’un déplacement professionnel… De plus, ce type de plateforme est accessible également de l’extérieur, tout en étant sécurisée. Cela permet d’échanger des informations et des fichiers avec vos clients, ou encore, vos partenaires. Pour finir, vous pouvez vous y connecter via une tablette ou un smartphone, car la majorité des solutions proposent des applications mobiles. La plupart du temps, le coût de l’abonnement est à l’utilisateur.
 

 
Vous pouvez également choisir un logiciel de gestion de projet en mode local, c’est-à-dire à installer sur le serveur de l’entreprise. L’avantage est que vous pouvez y accéder sans connexion internet. Vos données sont stockées dans l’entreprise.

Quoiqu’il en soit, ces deux types d’outils permettront :
 

• d’identifier vos tâches
• de découper votre projet en différentes phases
• d’attribuer des responsables à chaque tâche
• de suivre l’avancement de vos projets
• et enfin, de visualiser les retards de certaines tâches

Suivre la rentabilité de ses projets

 
Pour certains, connaître la rentabilité de ses projets est essentiel. C’est pourquoi certains outils de gestion de projet proposent cette option. Vous pouvez accéder à un reporting, avec des statistiques complètes sur le temps passé :
 

• sur chaque projet
• par chaque utilisateur
• sur chaque période

 
Suivre la rentabilité de vos projets vous permettra notamment de mieux jauger la charge de travail de chacun, de ré-évaluer l’estimation du temps passé sur chaque tâche, et surtout, d’identifier des tâches prenant plus de temps que nécessaire. Cela permet de détecter des problèmes encore non identifiés jusque là. Cette option donne à la hiérarchie une réelle visibilité sur les projets en cours, permettant de prioriser les actions.
 

Un outil collaboratif

Un logiciel de gestion de projet intégré à une plateforme collaborative, comme Acollab qui a été développée par Akelio, est l’idéal si vous travaillez en équipe. En effet, un outil collaboratif favorise l’échange et le partage. Les participants du projet peuvent s’échanger des documents, centralisés au niveau du projet, les compte-rendu de réunion etc. Ils ont également accès aux informations et documents centralisés au même endroit.

L’aspect collaboratif évite d’envoyer et de recevoir des dizaines de mails, de diffuser des documents par mail (ou via un outil de partage de fichiers spécifique), de classer ceux qu’on reçoit… L’outil collaboratif mutualise vos outils de travail : agenda partagé, centralisation de vos fichiers, messagerie collaborative, forums de discussion, suivi des temps passés sur les projets…

Privilégiez une plateforme ergonomique et intuitive. En effet, elle doit être simple d’utilisation pour que votre équipe adopte cet outil rapidement et l’intègre dans son quotidien. A moyen terme, vous verrez les effets bénéfiques d’un tel outil : meilleure organisation de l’équipe, moins d’erreurs commises, augmentation de la productivité et surtout, augmentation de la satisfaction client. En effet, vos projets sont mieux gérés et donc livrés à temps. Également, certains peuvent donner accès à leur outil à leurs clients. Ceux-ci connaissent ainsi une visibilité en temps réel de l’avancée des projets.

N’hésitez-pas à demander une démonstration de l’outil pour vous rendre compte de l’étendue des fonctionnalités disponibles sur la plateforme. Également, je vous conseille de solliciter l’éditeur de logiciel pour tester sa réactivité. En effet, trouver le bon partenaire, qui saura être réactif et à votre écoute pendant des années garantira la performance de l’outil mise en place.

Enfin, vous pouvez tester Acollab gratuitement pendant 30 jours