Comment Orient’action a-t-il simplifié ses échanges grâce à Acollab ? - Acollab
 

Comment Orient’action a-t-il simplifié ses échanges grâce à Acollab ?

Comment Orient’action a-t-il simplifié ses échanges grâce à Acollab ?

 

Le groupe Orient’action

 
Orient’action est un groupe national de conseil en évolution professionnelle. Ce réseau, avec déjà plus de 250 agences en France, est un organisme de formation certifié et réputé pour son savoir-faire.

Nous avons interviewé Raynald Couture, un collaborateur de la franchise LGRH Orient’action Calvados.

Il précise qu’Orient’action Calvados est spécialisé dans le bilan de compétences, mais aussi dans l’accompagnement à la VAE et à la création d’entreprises. Ces trois prestations, éligibles au CPF, permettent au groupe d’accompagner de nombreux salariés et demandeurs d’emplois. L’agence peut également proposer du conseil RH, de l’outplacement et des bilans d’orientation scolaire.
 

Le challenge d’Orient’action Calvados : organiser et améliorer les échanges !

 
plateforme collaborative

En 2019, Orient’action Calvados a notamment rencontré un besoin d’organisation et de simplification des échanges au sein de son équipe. L’agence a ainsi choisi l’outil collaboratif Acollab pour travailler en équipe plus facilement.

La franchise utilise essentiellement la gestion de fichiers, qui a été le point de démarrage de l’outil. La récolte des dossiers sur Acollab a permis « de gagner en temps et réactivité ». En effet, tous leurs fichiers sont centralisés au même endroit, ce qui permet de gagner en organisation au quotidien mais aussi en cas de contrôle.

L’agenda partagé était également un module recherché par l’agence, notamment pour la réservation de leurs bureaux : en un coup d’œil, ils repèrent la disponibilité des bureaux. « Véritable support visuel pour recevoir facilement un candidat : l’agenda partagé est surtout utilisé dans un esprit de partage des ressources entre les équipes, facilitant notre organisation ».

Enfin, la messagerie a rapidement été utilisée par tout le monde pour aider à la gestion des dossiers des candidats. En effet, l’agence a besoin d’être réactive par rapport aux entrées et sorties des candidats !

En somme, Acollab a permis à Orient’action Calvados de gagner en organisation, d’améliorer les échanges entre les équipes, de centraliser tous les outils et données au même endroit, et surtout, de faciliter le travail au sein de l’équipe.
 

La mise en place de la plateforme collaborative Acollab

 
transformation digitale

Pour la franchise du Calvados, la mise en place d’Acollab a été simple et rapide. Une démonstration de 30/45 minutes avec l’équipe Acollab a suffi à l’organisme de formation pour comprendre le fonctionnement de l’outil.

La démonstration d’Acollab présente l’outil de façon générale, avec la notion d’espaces collaboratifs et d’utilisateurs, mais aussi les différents modules qui composent l’outil :

  • Un outil de gestion documentaire
  • Un agenda partagé
  • Une gestion de projet
  • Une messagerie collaborative et un chat
  • Un système de sondages et des forums

 
Simple d’utilisation, l’agence n’a « pas eu besoin de l’aide en ligne ou de la faq pour mettre en place Acollab, tellement l’outil est intuitif, et l’interface, sympa. » Leur nombre d’utilisateurs sur Acollab a d’ailleurs doublé en 1 an !
 

Des développements sur-mesure en fonction des besoins clients

 
logiciel de gestion documentaire

Acollab réalise régulièrement des développements sur-mesure pour ses clients qui souhaiteraient personnaliser leur plateforme collaborative. Orient’action Calvados a, par exemple, demandé à Acollab de créer une gestion de formulaires spécifique à leur activité de formation. Ce développement a été un réel « gain de temps administratif, notamment pour générer des documents contractuels : les consultants en sont très contents ».

La forte expérience d’Acollab permet de se mettre facilement à la place du client, quel que soit son secteur d’activité : « Lorsqu’on a un besoin, on l’exprime et on est tout de suite compris. Tout ce qui a été mis en place au fur et à mesure a été très apprécié par chacun ».
 

Et avant Acollab ?

 
L’agence de formation fonctionnait auparavant avec un drive et par email, que ce soit pour l’organisation de l’équipe ou pour le partage de documents. L’absence d’outil collaboratif complexifiait l’organisation de l’équipe. Désormais, grâce à Acollab, la franchise « centralise tout, ce qui simplifie le travail et permet un réel gain de temps pour l’équipe : on s’habitue très vite aux bonnes choses ! »

L’agence du Calvados a en effet pris conscience de l’importance d’une plateforme collaborative dans son quotidien : gain de temps, organisation, simplification des échanges…
 

En conclusion : un bilan très positif !

 
Le bilan de Raynald Couture est clair : « Le bilan est très positif. On a créé des espaces bien distincts pour l’organisation : on peut créer autant d’espaces qu’on veut et l’espace de stockage est très important. On peut stocker des années d’archives, ce qui est très important pour nous, notamment en cas de contrôle de la Directe ». En effet, Orient’action mobilise le CPF et doit donc rester rigoureux : Acollab l’aide notamment à s’organiser et à gagner du temps.

L’agence apprécie également l’état d’esprit d’Acollab, qui correspond au leur. En effet, tout comme Orient’action, l’équipe Acollab se met toujours à la place du client pour bien comprendre son besoin et y répondre.

Si vous aussi, vous souhaitez adopter une plateforme collaborative pour simplifier vos échanges, n’hésitez-pas à tester Acollab gratuitement !