FAQ - Questions les plus souvent posées - Acollab
 

FAQ – Questions les plus souvent posées

Quelles sont les fonctionnalités d'une plateforme collaborative ?

Les fonctionnalités de la plateforme collaborative Acollab sont : gestion de projet, agenda partagé, gestion de fichiers, suivi des temps, wiki collaboratif, messagerie, chat, sondage, forum… Retrouvez toutes ces fonctionnalités pour chacun de vos espaces collaboratifs créés.

Comment faire pour installer Acollab ?

Aucune installation sur ordinateur, tablette ou téléphone n’est nécessaire. En effet, vous accédez à Acollab depuis votre navigateur Internet (Internet Explorer, Chrome, Firefox, Safari).

En résumé, il vous faut juste une connexion internet pour accéder à toutes vos données stockées dans Acollab depuis n’importe quel terminal.

Vous avez juste à créer un compte très simplement en une minute chrono !

Ai-je besoin d’une formation pour utiliser pleinement Acollab ?

L’ergonomie d’Acollab est faite pour que les utilisateurs puissent l’utiliser sans formation. C’est aussi la force de cet outil qui est complètement intuitif, y compris pour des novices. En effet, de nombreux clients ont des utilisateurs qui ne sont pas habitués à utiliser ce type d’application, mais nous n’avons jamais eu à former les utilisateurs de nos clients.

En outre, une aide en ligne vous donne toutes les informations nécessaires pour pouvoir utiliser Acollab en toute autonomie.

Nous pouvons néanmoins vous faire une démonstration à distance d’une heure environ. Ainsi, vous aurez une bonne compréhension de l’ensemble des fonctionnalités d’Acollab pour vous faire gagner du temps.

Nous mettons également à votre disposition une page dédiée sur laquelle vous pouvez vous appuyer pour expliquer très succinctement à votre interlocuteur le fonctionnement d’Acollab.

Quelles sont les limites de l'essai gratuit ?

La seule limite de l’essai gratuit d’Acollab est temporelle et limité à 5 utilisateurs. Pendant les 30 jours d’essai gratuit, vous aurez accès à l’intégralité des fonctions de la plateforme. Ainsi, cela vous permettra de l’utiliser dans des conditions réelles.

En souscrivant à la solution, ai-je recours à un support personnalisé pour répondre à mes questions et m’accompagner sur mon projet ?

Vous pouvez nous contacter pour tous types de questions (commerciale, technique, sur les fonctionnalités …). Nous y répondrons et vous accompagnerons dans vos projets si besoin.

Comment me connecter à mon compte Acollab ?

Pour vous connecter à votre compte Acollab, vous avez besoin de :

– l’adresse de votre Acollab. Ce lien est personnel et vous servira à vous connecter à chaque fois à votre compte Acollab. Ex : https://votrenomclient.acollab.com/
– vos identifiants : identifiant et mot de passe

1) Ces informations sont indiquées dans l’email reçu lors de la création de votre compte, intitulé « création de votre compte ». Dans cet email, cliquez sur l’adresse de votre Acollab, renseignez votre identifiant, votre mot de passe et accédez à votre Acollab !

2) Vous ne retrouvez pas cet email ? Cliquez ici et renseignez votre adresse email.

Comment souscrire à Acollab ?

Après avoir créé votre compte Acollab, vous pouvez souscrire à un abonnement directement en ligne.

Pour cela, sur votre compte Acollab, cliquez sur « Administration » dans la colonne de gauche, puis sur « Abonnements ».

Vous pouvez ainsi choisir le nombre d’utilisateurs sur votre compte, l’utilisation de l’outil de suivi de temps Timecollab et la fréquence de votre abonnement.

Comment modifier mon abonnement Acollab ?

  • Augmenter le nombre d’utilisateurs :

Concernant votre abonnement, vous pouvez à tout moment augmenter le nombre d’utilisateurs en cliquant sur « Administration » > « Abonnements » > « Mettre à jour mon abonnement »

– Si vous avez un abonnement mensuel, votre prochaine facture sera calculée au prorata.

– Si vous avez un abonnement annuel, vous aurez à régler le montant correspondant au nombre d’utilisateurs supplémentaire.

  • Supprimer des utilisateurs : 

Vous pouvez supprimer des utilisateurs en cliquant sur « Administration » > « Abonnements » > « Mettre à jour mon abonnement »

– Si vous avez un abonnement mensuel, votre prochaine facture sera calculée au prorata.

  • Si vous avez un abonnement annuel, le montant initial est déjà facturé. A votre prochaine facture, vous payerez pour le nouveau nombre d’utilisateurs.

Qui peut utiliser Acollab ?

Par définition tout le monde, y compris les personnes ayant de simples notions en informatique. Toute équipe travaillant dans une PME, une ETI ou une grand groupe, une association, une collectivité locale, un groupe de travail de particulier …

Aujourd’hui dans de nombreux cas, nous sommes amenés à travailler en équipe. En effet, nous travaillons tous dans une entreprise ou dans un autre cadre (type association,  club ou groupe de travail). Pourvoir centraliser les messages, les événements, les fichiers sont alors des besoins que nous rencontrons tous les jours. Acollab est la solution pour vous faciliter la gestion de votre équipe ou de votre groupe.

Puis-je donner facilement accès à un client ou un partenaire à mes espaces collaboratifs Acollab ?

Acollab est un extranet collaboratif multi partenaires. Acollab a été conçu dès le début pour faciliter le travail avec des personnes externes à votre entreprise ou à votre organisation. Ainsi, vous définissez les droits d’accès au niveau de chaque espace collaboratif et pour chaque application de cet espace.

Vous pouvez par exemple donner accès à un espace à votre client et uniquement aux applications message et fichiers mais pas aux autres applications.

Par exemple, de nombreuses entreprises utilisent Acollab pour créer des espaces d’échanges avec leurs clients en créant un espace dédié à chaque projet client. Toutes les informations du projet sont ainsi centralisées, et les notifications par e-mail permettent de savoir instantanément lorsqu’un client vous fait un commentaire ou dépose un fichier par exemple. Il en est de même pour lui.

Quelles sont les différences entres les différents rôles/droits d'accès ?

  • Le gestionnaire du compte : c’est celui qui a créé le compte Acollab et qui gère l’abonnement du compte. Il peut faire évoluer le nombre d’utilisateurs et la fréquence de l’abonnement à tout moment dans « Administration » > « Abonnements »
  • L’administrateur d’un espace : il y a forcément au moins 1 administrateur par espace. Un utilisateur peut être administrateur de plusieurs espaces. C’est celui qui gère l’administration de l’espace (Notifications, applications, gestion des droits d’accès de l’espace…°
  • Le super utilisateur : c’est celui qui a la possibilité de créer, modifier ou supprimer des espaces. Pour donner ce rôle à quelqu’un, il faut que le gestionnaire du compte coche la case « Super utilisateur » sur le profil de l’utilisateur concerné
  • Le gestionnaire des utilisateurs : c’est celui qui a la possibilité de créer, modifier ou supprimer des utilisateurs. Pour donner ce rôle à quelqu’un, il faut que le gestionnaire du compte coche la case « Super utilisateur » sur le profil de l’utilisateur concerné
  • Administrateur / Auteur / Lecteur : Dans chaque espace, les utilisateurs peuvent avoir des rôles différents pour chaque application (Fichiers, Messages, Agenda…). C’est l’administrateur qui définit ces rôles.
    Globalement l’administrateur d’une application a tous les droits. L’auteur a des droits classiques mais ne peut pas accéder à certains paramètres. Par exemple, il ne peut pas créer de catégories de messages ou d’agenda. Le lecteur a seulement des droits de lecture mais aussi de création de commentaires.

Pour plus de précisions sur ces droits d’accès par application vous pouvez cliquer sur l’application de votre choix (par exemple, Fichiers) > « Droits d’accès » dans le menu déroulant en haut à droite > « ? » en haut à droite

Où mes données sont-elles hébergées ?

Acollab est une application qui est hébergées par la société OVH dans un centre de données situé en France sous la réglementation française. Les données sont sécurisées sur un serveur dédié propre à Acollab et à notre société Akelio.

Qu'est-ce qu'un espace collaboratif ?

Acollab est une plateforme collaborative qui vous permet de créer autant d’espaces collaboratifs (ou projets) que vous le souhaitez.

Un espace peut être créé pour chacune de vos équipes ou groupes de travail, ou pour chacun de vos projets, ou encore pour chacun de vos clients.

Tout d’abord, dans un espace vos définissez les droits d’accès pour chaque personne. Puis, vous configurer les applications que vous souhaitez utiliser (fichiers, messages, projets, agenda, wiki, forum, sondage, suivi de tâches…).

Un espace collaboratif est donc un espace virtuel en ligne dédié à un groupe de personnes avec différents outils facilitant le travail en équipe (communication, partage d’informations et coordination des membres).

C’est également un formidable outil de traçabilité pour que chacun puisse suivre l’avancée du projet commun.

Comment créer un espace collaboratif ?

Le gestionnaire des espaces peuvent créer un/des espace/s de travail.

Comment faire ? Il suffit de cliquer sur « Tous les espaces » > « Créer un espace » en haut à droite. Vous pouvez alors nommer votre espace et choisir les applications qui le composeront.

Attention, ne cochez la case « espaces ouverts » seulement si vous souhaitez que tous les utilisateurs de votre compte Acollab aient accès à cet espace. En effet, chacun d’entre eux aura la possibilité de s’inscire à cet espace.

En tant qu'administrateur, comment gérer les notifications de l'espace ?

En tant qu’administrateur, vous pouvez gérer les notifications de chaque espace dont vous êtes administrateur.

Comment faire ?

  • Cliquez sur un de vos espaces dans la colonne de gauche > « Paramètres » > « Notifications par défaut ». Ces notifications sont les notifications paramétrées par défaut pour chaque nouvel utilisateur ajouté à cet espace. Si vous avez déjà ajouté des utilisateurs à cet espace, vous pouvez cliquer sur « Appliquer à tous les membres » en bas à droite pour que tous les membres déjà présents aient ce paramétrage.
  • Vous pouvez également gérer les notifications par utilisateur. Pour cela, cliquez sur « Notifications des utilisateurs » > Choisissez un utilisateur et ses notifications. N’oubliez jamais de cliquer sur « Modifier » en bas à droite pour enregistrer vos préférences.

J’ai perdu mon mot de passe Acollab. Comment puis-je procéder ?

Sur votre page d’authentification à Acollab, vous pouvez cliquer sur le lien « Mot de passe oublié ? » ; vous serez alors invité à saisir votre adresse e-mail. Enfin, un e-mail vous sera envoyé pour vous permettre de modifier votre mot de passe.

Comment programmer des rappels sur l'agenda ?

Concernant les rappels sur l’agenda, vous pouvez :

  • Envoyer un rappel ponctuel à la personne en cliquant sur votre événement > menu déroulant en haut à droite > « Envoyer un rappel » > Sélectionnez la personne de votre choix sans oublier de valider.
  • Vous créer votre propre rappel en cliquant sur votre événement > menu déroulant en haut à droite > « Rappel personnel » > Vous pouvez choisir de vous envoyer un rappel x jours, x heures et x minutes avant votre événement.

Est-il possible de dupliquer mes tâches d'un espace à un autre ?

Si vos projets se ressemblent d’un espace à un autre, vous pouvez copier vos tâches dans chaque espace.

Comment faire ?

  • Cliquez sur « Projet » > « Importer des tâches »
  • Sélectionner l’espace où les tâches sont déjà prêtes.

Est-il possible de programmer un rappel sur mes tâches ?

Vous pouvez tout à fait programmer des rappels sur vos tâches.

Comment faire ?

  • Cliquez sur la tâche en question > « Planifier un rappel » en haut à droite.

Vous avez la possibilité d’ajouter une alerte à date fixe ou avant le début (ou la fin) de votre tâche.

  • Vous pouvez également planifier un rappel sur toutes les tâches en général : « Projet » > Cliquez sur « S’abonner aux notifications » dans le menu déroulant en haut à droite.

Est-il possible de partager des fichiers avec des personnes extérieures ?

Vous pouvez partager un dossier ou un fichier avec quelqu’un qui n’a pas accès à Acollab.

Comment faire ?

  •  Cliquez sur le menu déroulant au bout de la ligne du répertoire ou du fichier en question > « Partager » > Vous pouvez alors ajouter les adresses emails auxquelles vous souhaitez partager ce fichier / répertoire.
  • Pour plus de sécurité, vous pouvez ajouter un mot de passe pour accéder à ce fichier / répertoire.
  • Vous pouvez également ajouter une date de péremption du lien, dans le cas où le fichier doit être accessible temporairement. Par exemple, si vous mettez que le fichier est accessible jusqu’au 15 du mois, la personne extérieure n’aura plus accès au fichier le 16.

Est-il possible de récupérer tous les fichiers sur mon PC ?

Vous pouvez télécharger vos fichiers / répertoires en masse.

Comment faire ?

  • Cliquez sur la case à cocher à gauche des fichiers / répertoires en question > cliquez sur l’icône au-dessus « Télécharger » pour récupérer tous vos fichiers dans un dossier zip.

Comment devenir partenaire de la solution Acollab ?

Il est tout à fait possible de faire partie de nos partenaires. Pour cela, n’hésitez-pas à nous contacter.