Adopter un outil
de gestion de projet
Pourquoi adopter un outil de gestion de projet ?
Peu importe la taille ou le secteur de l’entreprise, le mode projet s’impose de plus en plus comme la méthode de référence. Grandes entreprises, collectivités territoriales, agences web, startups ou indépendants… tous se retrouvent à gérer des initiatives, des livrables, des délais, et des ressources :
- les grands groupes qui lancent de nouveaux projets chaque année
- les collectivités, qui développent des projets pour la ville
- les agences web qui gèrent des projets au quotidien
- les entreprises qui entreprennent des changements
- les indépendants ou les startups qui travaillent généralement en mode projet
Un logiciel de gestion de projet permet d’organiser ce type de démarche de façon structurée, collaborative et efficace. En effet, le mode projet implique une période définie, un budget, des parties prenantes multiples, et des responsabilités claires pour chaque intervenant. L’outil adapté donne à chaque collaborateur une vision claire de ses missions, des étapes à venir, et des dépendances entre tâches.
Pourquoi adopter un outil de gestion de projet ?
Le mode projet est une méthode de travail où les équipes travaillent de manière collaborative et transverse, permettant à différents intervenants de participer sur un même projet, sur une période limitée dans le temps et avec un budget défini. Chaque collaborateur connait alors ses responsabilités.
Mode projet : différentes méthodologies
Le choix de la méthodologie influence fortement le type de logiciel dont vous avez besoin : certains outils sont taillés pour l’agilité, d’autres pour la planification stricte. Chez Acollab, nous avons pensé l’outil pour pouvoir s’adapter aux cas d’usage divers.
En effet, certains préfèrent travailler en méthode agile, qui permet une plus grande réactivité et flexibilité. Elle permet de s’adapter aux attentes et aux besoins du client, qui évoluent tout au long du projet. Cette méthode place les besoins du client au cœur du processus. D’autres adoptent une méthode plus formelle, avec la méthode en cascade par exemple, très courante en entreprise. Celle-ci va demander de découper le projet en grandes phases, en se focalisant sur les livrables à rendre. Chaque phrase doit être terminée et validée avant de passer à la phase suivante.
Alors, pourquoi adopter un outil de gestion de projet ?
Une organisation rigoureuse
Gérer plusieurs projets simultanément, avec des délais, des coûts, des ressources différentes, nécessite une vision d’ensemble.
Un bon outil permet de :
- Planifier précisément les tâches, fixer des jalons, anticiper les retards.
- Affecter des responsabilités claires : qui fait quoi, quand.
- Coordonner les actions entre les différents intervenants pour éviter les “zones mortes” ou les chevauchements de travail.
En effet, travailler en mode projet demande généralement de respecter un planning et des coûts, mais pas seulement. Le chef de projet se doit de connaître l’avancement des tâches de son équipe, de fixer des objectifs et de coordonner tous les collaborateurs pour faire avancer ce projet. Avec de telles missions, que ce soient des projets d’1 mois ou 3 ans, les managers ont besoin d’un outil de gestion de projet pour en faciliter la gestion, l’organisation et la communication.
L'outil de gestion de projet
L’utilisation d’un outil de gestion de projet est devenue indispensable dans beaucoup d’entreprises. En effet, celui-ci permet de prioriser et de planifier les tâches à mener pour tenir les délais. En somme, il permet de coordonner les tâches pour atteindre les objectifs fixés. De plus, son utilisation permet de ne pas subir un projet, grâce à une organisation et à une prévention des risques.
En effet, un bon outil permet :
- une planification des projets pour éviter les retards, un manque de ressources et surtout, des clients mécontents. Un outil vous donne les clés pour prendre des décisions stratégiques.
- une visibilité globale de tous les projets pour une meilleure anticipation. En effet, certaines tâches peuvent parfois prendre du retard, les échéances peuvent évoluer, les ressources peuvent être modifiées… un outil vous permettra d’assurer le suivi au quotidien pour éviter les mauvaises surprises qui peuvent survenir au cours d’un projet.
- une meilleure organisation permettant une meilleure gestion de son temps et une productivité accrue
- une meilleure communication, ce qui permet à tous les acteurs d’avancer, de trouver une information rapidement et d’avoir le même niveau d’informations.
Quels sont les différentes fonctions d’un outil de gestion de projet ?
Les outils de gestion de projet sont divers mais rassemblent plus ou moins les mêmes fonctionnalités.
Gestion et planification des tâches
Cette fonction basique et présente dans la plupart des outils de gestion de projet permet de lister toutes ses tâches. Il vous faut ordonnancer cette liste, en reliant les tâches. Certaines tâches seront des tâches « prédécesseurs », car elles devront être réalisées en amont d’une tâche, et certaines seront des tâches « successeurs », à réaliser en aval d’une tâche. Suite à cette logique de dépendance, reliez toutes vos tâches et vos jalons à des échéances, qui sont les dates limites de vos tâches.
Le découpage et l’ordonnancement des tâches représentent les fondations de votre projet.
Par la suite, vous pouvez attribuez des responsables aux tâches et ajouter des codes couleurs disponibles sur certains outils pour indiquer l’urgence et la priorité des tâches.
Choisissez un outil qui permet de visualiser votre projet avec le diagramme de GANTT et un outil qui identifie automatiquement les tâches en retard. En effet, ces fonctionnalités vont vous permettre une meilleure visibilité et ainsi de respecter les échéances de vos projets, essentiel pour la pérennité d’une entreprise.
Cette gestion des tâches permet ainsi, pour le manager, une planification précise des projets et une meilleure anticipation des imprévus. Elle permet une grande visibilité sur l’avancée des projets. Pour les collaborateurs, elle permet de savoir quoi faire et à quel moment. Tout le monde connaît son plan d’actions en avance, permettant de rendre son travail à la date prévue.
Collaboration
Pour faire avancer un projet, la communication et la collaboration sont essentielles. Privilégiez un outil où vous pouvez ajouter des commentaires ou des fichiers à chaque tâche par exemple. Tous les échanges sont centralisés, permettant à chacun d’avoir la même visibilité et de participer activement au projet. Il y a plus de transparence, même vis-à-vis des clients, ce qui favorise la collaboration. Chaque collaborateur communique et s’informe en temps réel sur l’avancée du projet. Cela permet notamment de décloisonner les silos et de fluidifier les échanges.
En conclusion, le logiciel de gestion de projet optimise la communication et favorise le travail collaboratif, éléments essentiels pour mener un projet à bien. Privilégiez un outil accessible en ligne pour que tout le monde y accède de son bureau ou de chez soi.
Suivi des temps
Enfin, pour connaître la rentabilité de votre projet et pour anticiper d’éventuels retards, rien de tel qu’un outil de suivi de temps associé à votre outil de gestion de projet. Renseignez les temps estimés de vos tâches, et suivez leur avancement. Au fil du projet, cela vous permet d’anticiper des retards. Par exemple, vous pouvez observer qu’une tâche prend plus de temps que prévu. De plus, à la fin de votre projet, vous aurez de véritables statistiques pour connaître les tâches qui ont nécessité plus de temps que prévu, et comprendre les raisons de ces retards. Cela vous permettra de mieux anticiper le prochain projet, en allouant de nouvelles ressources ou encore en estimant le projet de façon plus précise.
Concernant votre outil, vous pouvez également choisir un outil qui vous alerte en cas de nouvelle tâche attribuée, de nouveau commentaire ou de nouveaux fichiers ajoutés aux tâches. Par ailleurs, privilégiez un outil disponible sur application mobile, vous permettant d’accéder au suivi de projet même en déplacement.
Quels sont les avantages ?
En plus de pouvoir orchestrer des projets complexes et de maitriser ses projets, un logiciel de gestion de projet vous apporte plusieurs avantages.
Une centralisation des éléments
Grâce à un outil de gestion de projet, tous les éléments (tâches, fichiers, échanges, jalons) sont regroupés en un même endroit. Cela permet :
- de réduire les silos d’information,
- d’éviter les versions multiples d’un même document,
- d’offrir à tous une vision claire de l’avancement, des points de blocage, et des prochaines étapes.
Ainsi, un outil de gestion de projet va centraliser toutes les tâches, les fichiers, les responsables, les échanges au sein d’un même outil. Chaque acteur du projet a alors la meilleure visibilité possible. En quelques clics, l’avancement du projet et les commentaires associés sont visibles. Chaque intervenant possède une vue précise des tâches à venir le concernant mais aussi celles des autres, permettant de prendre de la hauteur et de considérer le projet dans sa globalité.
Un gain de temps
- Moins de réunions de suivi ou de synchronisation : les informations sont visibles et partageables immédiatement.
- Réduction des tâches administratives : relances, notifications.
- Réduction des erreurs : oublis, redondances, mauvaise affectation des ressources ou dépassements de délais.
Une meilleure productivité
- Les chefs de projet détectent rapidement les retards, les goulets d’étranglement, et peuvent ajuster les ressources ou les priorités.
- Les collaborateurs savent précisément ce qu’on attend d’eux, les échéances, les priorités. Moins de flou, moins de stress.
- En voyant l’impact de leur travail dans le projet global, les équipes se sentent davantage impliquées, ce qui renforce l’engagement.
Alors, pourquoi adopter un outil de gestion de projet ? Pour la productivité ! Un tel outil va permettre au chef de projet d’anticiper d’éventuels problèmes et d’optimiser l’allocation de ressources. Il permet aussi de connaître les retards facilement et de repérer les tâches qui risquent de prendre plus de temps que prévu… Cette anticipation lui permet d’être proactif pour faire avancer le projet. En effet, le chef de projet conserve une vision globale de l’ensemble des projets et ses décisions sont plus éclairées.
Concernant les collaborateurs, ceux-ci sont beaucoup plus autonomes et responsables.
Un esprit d'équipe
- Une meilleure communication structurée (par tâche, par projet) : tout le monde sait où en est le projet, quelles sont les préoccupations.
- Partage des succès et des difficultés : le feedback est plus rapide via des systèmes de commentaires de tâche.
- La transparence favorise la confiance entre les clients, partenaires ou membres de l’équipe.
Pour finir, avoir la même visibilité, accéder à tous les fichiers et commentaires du projet permet à chacun de se sentir impliqué et engagé dans le projet. Un outil commun permet à chacun d’apporter sa pierre à l’édifice et d’enrichir le projet. Ce dernier évolue ainsi dans le bon sens et de façon beaucoup plus fluide, grâce à un travail d’équipe efficace. Un outil de gestion de projet favorise la coordination entre les différentes activités et permet ainsi de livrer le projet avec le niveau de qualité attendu.
Quel outil de gestion de projet choisir ?
Après avoir répondu à la question « Pourquoi adopter un outil de gestion de projet ? », attardons nous sur l’outil en lui-même.
- Mode de déploiement : tout d’abord, choisissez entre une solution SaaS (accessible en ligne, déployable rapidement, accessible partout : au bureau, dans un espace de coworking, ou encore chez soi) ou une solution locale selon les contraintes techniques ou de sécurité.
- Facilité d’adoption : un outil trop complexe peut créer de la résistance. Optez pour une interface intuitive comme Acollab, avec des fonctions visibles et faciles à comprendre dès le départ. Je vous conseille de tester différents outils pour connaître celui qui vous correspond le mieux, et surtout, qui sera adopté par votre équipe.
- Modularité et évolutivité : L’outil doit pouvoir évoluer avec vos besoins : ajouter des modules, des utilisateurs, des projets, s’adapter à votre croissance.
- Intégrations : vérifiez la compatibilité avec vos outils existants (agenda, GED, messagerie, etc.), pour éviter les doubles saisies, les pertes d’information.
- Coût global : n’oubliez pas d’évaluer non seulement le prix du logiciel mais aussi les coûts de formation, de migration, les licences, les frais annexes.
Qu’est-ce qu’Acollab ?
Acollab est bien plus qu’un simple outil de gestion de projet : c’est une plateforme collaborative complète pensée pour les petites et moyennes structures, les associations, les collectivités…
- Fonctionnalités robustes : tâches, diagramme de Gantt, Kanban, agenda, fichiers, messagerie, suivi des temps, etc.
- Espaces cloisonnés : projet par projet, pour garder une organisation nette et sécurisée.
- Inviter des collaborateurs externes : clients, partenaires, tout en maîtrisant les droits d’accès.
- Dupliquer des projets facilement : utile quand les workflows se ressemblent d’un projet à l’autre.
- Communication intégrée : messages, chat, forums, wiki pour partager documentation/retours.
Acollab est une plateforme collaborative accessible en ligne, développée par Akelio, qui facilite la gestion de projets. Elle comprend en effet un outil de gestion de projet complet : gestion des tâches, avancement, responsable de tâches, identification automatique des tâches en retard, visualisation du projet sous diagramme de GANTT et de tableau Kanban, possibilité d’ajouter des commentaires ou des fichiers… Fonctionnant par espace collaboratif cloisonné, elle permet de gérer plusieurs projets via une seule plateforme. Chaque espace de travail partagé correspond à un projet. Vous pouvez bien évidemment dupliquer vos projets d’un espace à un autre, cela vous permet de gagner du temps si vos tâches se ressemblent !
Cette plateforme permet d’impliquer vos clients et vos partenaires aux différents projets. En effet, contrairement à un logiciel local, Acollab permet d’inviter des intervenants externes à l’entreprise pour leur permettre de participer aux projets, et d’avoir la même visibilité. Acollab permet ainsi d’être plus organisés et ainsi, plus productifs.
Un outil de gestion de projet, mais pas seulement
Acollab dispose d’autres fonctionnalités, cloisonnées par projet : un agenda partagé, un outil de GED, un wiki collaboratif, une messagerie collaborative, un outil de suivi des temps et des dépenses, un chat, un forum, un système de sondages… Celles-ci facilitent grandement votre gestion de projet.
- Le wiki collaboratif permet d’écrire directement ses comptes-rendus de réunion en temps réel ou encore d’ajouter la documentation du projet.
- L’agenda partagé rappelle les grandes dates butoir, les différentes réunions…
- Les outils de communication permettent de centraliser tous les échanges de chaque projet et surtout, de retrouver une information facilement. Par exemple, la messagerie collaborative permet de poster et d’échanger des messages importants sur le projet. Le chat, lui, permet de poser une question rapide. Une bonne communication est essentielle en gestion de projet.
- La gestion documentaire qui permet de centraliser tous les fichiers et de les relier à un projet facilement.
- Pour finir, l’outil de suivi des temps lié à la gestion de projet permet de connaître la rentabilité du projet en cours. Il permet également d’anticiper d’éventuels dépassements. Des statistiques complètes sont disponibles permettant de connaître le temps passé sur chaque tâche, chaque projet et par utilisateur.
Tester l’outil de gestion de projet
- Profitez d’une période d’essai de 30 jours, sans engagement (et sans carte bancaire), jusqu’à 5 utilisateurs.
- Parfait pour découvrir l’ensemble des fonctionnalités, voir si l’outil s’intègre bien à votre façon de travailler.
- Si vous souhaitez, nous pouvons organiser une démonstration personnalisée : c’est l’occasion de poser vos questions, tester vos propres scénarios, et voir concrètement comment Acollab s’adapte à vos projets.