L’outil de suivi des temps
et des dépenses
Qu’est-ce que Timecollab, l’outil de suivi des temps et des dépenses ?
Dans le monde professionnel, il est nécessaire de connaître la rentabilité des projets en cours ou passés, savoir si le temps qu’on passe sur certaines tâches est justifié…
Pour cela, il suffit de noter le temps qu’on passe sur chaque tâche et de cumuler ces temps au niveau du projet si besoin. Ainsi vous avez une vision globale, mais aussi précise -par tâche- du temps, et donc de l’argent, dépensé.
Cette méthode est souvent utilisée par les entreprises de prestation intellectuelle qui sont payées à l’heure. En effet, elle permet d’élaborer des factures auprès des clients qui vous paient au temps passé sur leurs projets : cela vous sert de justificatif auprès de vos clients.
Mais les entreprises facturant au temps passé ne sont pas les seules ayant besoin de connaitre le temps qu’elles passent sur leur travail.
En effet, certaines entreprises ont besoin de connaitre le temps qu’elles passent sur un projet pour ajuster leurs devis. Elles facturent parfois un certain montant, mais peuvent être en-dessous de la réalité ! Connaitre le temps réellement passé sur un projet permet de proposer des devis en adéquation avec la valeur du travail qui se cache derrière. En effet, cela vous permet d’améliorer la précision des estimations de temps. Celles-ci sont alors plus fiables et vous pouvez fixer des échéances plus justes.
Enfin, il est toujours intéressant de connaître le temps que l’entreprise passe sur les projets en interne. Cela permet également d’identifier les tâches non essentielles. Par exemple, si vous manquez de temps pour réaliser tout votre travail, connaitre le temps passé sur vos tâches vous permettra d’identifier les tâches sur lesquelles vous passez beaucoup de temps sans qu’elles soient réellement utiles ou efficaces.
Timecollab
Pour faciliter cette prise de notes, Akelio a créé l’outil de suivi des temps et des dépenses Timecollab. Il permet de noter les temps que vous passez sur vos tâches. Chaque jour, vos collaborateurs indiquent le temps qu’ils ont passé dans la journée sur tel projet.
A la fin du projet, vous pouvez exporter les données liées à ce projet sous format excel. Vous n’avez plus qu’à éditer votre facture en fonction du temps passé.
Sur Timecollab, il existe plusieurs façons de renseigner ses temps.
Renseigner ses temps
Pour renseigner vos temps, il vous faut d’abord créer vos tâches dans « Projet », puis de cliquer sur l’horloge, l’outil de suivi des temps !
Par jour
Pour renseigner ses temps par jour, il suffit de lancer un chronomètre au début de votre tâche et de l’arrêter à la fin de celle-ci. Cette méthode permet de connaître le temps exact passé sur le projet (à condition de ne pas oublier d’arrêter le chronomètre !). Elle est précise et permet de ne pas surveiller l’heure.
Je pense qu’en fonction du poste et de vos besoins, cette méthode peut être idéale ! Par exemple, si vous avez besoin de renseigner du temps sur un projet au global, vous pouvez utiliser cette méthode. Je la conseille moins pour quelqu’un qui renseigne du temps par tâche, surtout si vous avez beaucoup de tâches à traiter dans la journée.
Par semaine
Renseigner ses temps par semaine est la méthode la plus utilisée dans mon entreprise. Il suffit de renseigner les temps passés à la fin de la journée ou au cours de celle-ci, par tâche ou par projet. Il s’agit d’une méthode un peu moins précise car la saisie se fait au ressenti.
Par mois
Selon votre secteur d’activité, vous pouvez également choisir de renseigner vos temps par mois. Cette méthode est notamment appréciée par les entreprises travaillant sur des gros et longs projets.
Les statistiques de l'outil de suivi des temps et des dépenses
Les statistiques sont accessibles par le gestionnaire de Timecollab par défaut. Celui-ci peut donner accès aux statistiques aux collaborateurs qu’il souhaite.
Clients
Vous retrouvez les statistiques de vos projets par client. Pratique lorsque plusieurs projets sont liés au même client ! Vous visualisez le temps par projet et au total pour ce client.
Projets
Evidemment, sur Timecollab, vous avez accès aux statistiques par projet. Vous y retrouvez le temps passé par utilisateur, par tâche.
Vous pouvez également préciser le taux horaire de chaque utilisateur pour connaître la rentabilité de ce projet ! Pour finir, vous pouvez préciser le temps estimé de chaque tâche qui composent ce projet. Cela permet, à la fin de votre projet, de constater l’écart entre le prévisionnel et le réel.
Vous pouvez alors retrouver les tâches sur lesquelles le temps passé a été trop important et prendre du recul sur cette tâche : s’est-il passé quelque chose ayant entraîné un retard ? le temps était-il sous-estimé ? Comment amélioré le temps estimé la prochaine fois ?
Enfin, dans la partie projet, vous accédez aux statistiques par mois, mais aussi par an.
Utilisateurs
Vous avez également accès aux statistiques par utilisateur ! Vous pouvez ainsi connaître les temps passés par tâche et par projet pour chaque utilisateur. Par exemple, si vous avez besoin de voir combien de temps a passé le chef de projet sur le dernier projet, rendez-vous sur « Utilisateurs » et sélectionnez le chef de projet !
Reporting
Enfin, la partie reporting permet d’accéder à toutes les statistiques confondues : par projet, par tâche, par utilisateur, sur la période que vous souhaitez !
Cette partie est complément modulable : vous pouvez coupler les statistiques par utilisateur et par tâche par exemple.
Toutes ces données sont exportables sous format excel, ce qui est plus pratique pour les exploiter.
Pour finir, sur Timecollab, en plus de pouvoir renseigner vos temps, vous pouvez renseigner vos dépenses liées à un projet. Par exemple, un commercial peut préciser une note de frais liée à un projet. Les dépenses peuvent être notées comme étant facturables ou non-facturables : c’est au choix.
Utiliser cet outil de suivi des temps et des dépenses vous permet d’optimiser votre productivité ainsi que celle de vos équipes ! Que vous soyez freelance, manager ou chef d’entreprise, cet outil vous rendra plus efficace.
Timecollab intégré à une plateforme collaborative
Timecollab est couplé à Acollab, créée par Akelio, une plateforme collaborative complète, qui permet de :
- Suivre l’avancée de vos projets
- Noter vos rendez-vous dans l’agenda partagé
- Stocker et partager des fichiers
- Communiquer et échanger des informations via la messagerie
- Réaliser des sondages
- Créer des forums
Toutes ces fonctionnalités très utiles pour améliorer le travail en équipe permettent de faciliter les échanges et d’améliorer la productivité de toute une équipe. L’avantage ? L’outil centralise tous ces outils en un seul ! Vous retrouvez ainsi vos informations organisées selon vos projets ou selon vos équipes. N’hésitez-plus à adopter cet outil de suivi des temps et des dépenses !
Si vous souhaitez planifier une démonstration avec l’équipe, n’hésitez-pas à la contacter.
Les bonnes pratiques
Pour tirer le maximum de Timecollab et optimiser le suivi des temps et des dépenses, il est essentiel d’adopter quelques bonnes pratiques. Planifier les tâches en amont permet de mieux structurer les projets et d’attribuer correctement les heures à chaque activité.
Saisir les temps de manière régulière, idéalement en fin de journée ou directement après chaque tâche, garantit des données fiables et précises.
Il est également recommandé de categoriser les dépenses par projet et par type (facturable, non facturable) afin de faciliter le reporting et l’analyse de rentabilité.
Pour les équipes, partager les tableaux de suivi et les rapports avec les responsables ou les collaborateurs concernés favorise la transparence et la coordination.
Enfin, réviser régulièrement les données et ajuster les prévisions permet d’améliorer la planification future, d’identifier les goulets d’étranglement et de prendre des décisions éclairées pour optimiser la productivité de l’équipe.
FAQ sur l'outil de suivi des temps
Qu’est‑ce que Timecollab et à quoi sert‑il ?
Timecollab est l’outil de suivi des temps et des dépenses intégré à la plateforme collaborative Acollab. Il permet aux équipes de :
- enregistrer le temps passé par tâche ou par projet,
- imputer des dépenses liées à ces projets,
- analyser la rentabilité et les coûts réels,
- générer des rapports et des tableaux de bord pour suivre l’activité
Comment fonctionne le suivi du temps dans Timecollab ?
Dans Timecollab, vous pouvez :
- lancer un minuteur en temps réel pour enregistrer automatiquement vos heures,
- saisir manuellement vos temps par jour, semaine ou mois,
- associer ces temps à des projets ou tâches spécifiques,
- définir des taux horaires pour évaluer la rentabilité
Peut‑on suivre les dépenses avec Timecollab ?
Oui ! Timecollab permet d’enregistrer les dépenses associées à des projets ou des tâches, et de les distinguer entre facturables et non facturables si besoin, particulièrement utile pour les prestataires de services et les agences.
Quels types de rapports peut‑on générer avec Timecollab ?
L’outil propose des rapports personnalisés :
- temps hebdomadaires, mensuels, annuels,
- temps par collaborateur, par projet, par tâche,
- synthèses d’activité sur des périodes personnalisées,
- comparaisons entre temps prévisionnel et temps réel
Timecollab est‑il utile pour la facturation ?
Oui : que vous facturiez au forfait ou au temps passé, Timecollab vous aide à :
- connaître le coût réel d’un projet,
- justifier des heures facturées auprès de vos clients,
- fiabiliser vos devis futurs grâce à des données historique
Timecollab est‑il adapté au télétravail ?
Absolument. Étant disponible en ligne et intégré à Acollab, il permet à chacun de saisir ses temps même à distance, rendant le suivi des activités transparent pour les équipes hybrides ou mobiles.
Qui peut tirer le plus de bénéfices de Timecollab ?
Timecollab est particulièrement utile pour :
- agences web et communication,
- cabinets de conseil ou services professionnels,
- ESN et freelances facturant au temps,
- petites et grandes équipes qui pilotent des projets de manière structurée
Est‑ce que Acollab et Timecollab remplacent plusieurs outils ?
Oui. Timecollab, intégré à la plateforme Acollab, permet de regrouper :
- le suivi des temps,
- le suivi des dépenses,
- la communication,
- la gestion de projets,
- le partage de fichiers,
- l’agenda et les échanges internes.
Cela évite de multiplier les outils isolés et améliore la productivité d’ensemble.