3 conseils pour améliorer la communication sur un projet

 
Comment améliorer la communication sur un projet ? Dans toutes les entreprises, la communication sur des projets est un vrai un challenge. En effet, mener un projet à bien peut révéler son lot de difficultés : retard sur les tâches, problème avec des prestataires, changements souhaités par le client, problème d’organisation interne… Pour limiter l’apparition de ces difficultés, un seul mot : la communication !

En effet, la communication permet de régler un bon nombre de problèmes. Elle apaise également les tensions, améliore la collaboration et favorise la productivité. Communiquer augmente d’ailleurs l’engagement des collaborateurs et donc leur esprit d’équipe ! Un vrai atout dans une entreprise.

Votre équipe est beaucoup plus performante avec une bonne communication interne. Attention, celle-ci se prépare. En effet, en amont, vous devez tout d’abord définir vos objectifs : quel est le but de votre communication ? Quelles informations souhaitez-vous transmettre ?
 

 
Ensuite, il est préférable d’identifier vos cibles : à qui souhaitez-vous communiquer quelles informations ? N’oubliez aucune partie prenante ! Fournisseurs, clients, salariés…

Puis, n’hésitez-pas à déterminer les messages que vous souhaitez partager. Quelles informations sont nécessaires à votre équipe ? Les informations classiques restent l’objectif du projet, le planning, les tâches à traiter, les changements éventuels, les risques du projet… Mais il peut y en avoir beaucoup d’autres !

Enfin, suite à cette mise en place, vous pouvez améliorer votre communication en fonction des retours de l’équipe. Est-elle réceptive ? Demande-t-elle plus d’informations ? Préfère-t-elle une transmission d’informations plus condensée ? Ou contraire, plus détaillée ? Se servir des retours de votre équipe vous permettra d’améliorer votre communication en continu.
 

Clarifier les rôles de chacun pour améliorer la communication sur un projet

 
Tout d’abord, le chef de projet doit bien clarifier les rôles de chacun : chaque intervenant au projet (responsable technique, responsable fonctionnel, maitrise d’ouvrage, personne en charge de la validation, sous-traitants etc) doit connaitre son objectif et les tâches associées pour remplir ces objectifs.

Pour cela, des réunions de groupe et les points individuels sont nécessaires pour bien expliquer le cadre du projet. Par exemple, tout le monde doit connaître l’objectif du client, sa vision globale, la date limite de fin de projet, et évidemment, son rôle.
 

 
La méthode RACI est un outil de communication utilisé pour clarifier les rôles des membres de l’équipe :
 

• Réalisateur : quelle est la personne qui traite la tâche ?
• Autorité : quelle est la personne qui prend la décision ?
• Consultés : quelle est la personne experte qu’on consulte pour bénéficier de conseils ?
• Informés : quelle est la personne qui doit être informée de l’avancée de la tâche ?

 
Pour chaque tâche, vous pouvez appliquer l’utilisation de cet outil, afin que les rôles de chacun soient clairs !

Le chef de projet doit bien expliquer comment s’articule le projet et donner tous les éléments nécessaires à sa réalisation. Sa capacité à communiquer facilite une meilleure coordination entre les membres de l’équipe.
 

Encourager le dialogue au sein de l’équipe

 

 
Pour améliorer la communication sur un projet, il faut encourager le dialogue entre tous les participants du projet. Pour qu’un projet se déroule bien, il est nécessaire que les participants soient encouragés à :
 

• Poser des questions pour éclaircir certains points
• Indiquer si ils rencontrent des problèmes pour pouvoir les résoudre au plus vite et ne pas prendre de retard
• Indiquer si ils ont des doutes pour les mener vers la bonne voie

 
Vous devez être à l’écoute des doutes de vos salariés. Echangez ensemble sur ceux-ci facilite la résolution des problèmes et l’émergence de nouvelles solutions.

Encourager ses salariés à commenter les informations qu’ils reçoivent facilite le dialogue entre tous les intervenants au projet. Cela permet notamment d’anticiper les éventuels blocages, et de mener le projet dans de bonnes conditions. Cela donnera également une bonne image de votre entreprise.

Pour cela, n’hésitez-pas à montrer l’exemple en tant que manager !
 

Privilégier l’usage d’outils en ligne

 

 
Un outil collaboratif ou un outil de gestion de projet est idéal pour améliorer la communication sur un projet. En effet, sur cet outil, chacun a accès à l’avancée du projet, aux fichiers liés, à ses tâches, aux commentaires des uns et des autres.

Sur beaucoup d’outils collaboratifs, vous pouvez également discuter du projet via des commentaires par exemple. Cela permet une réelle collaboration entre les collaborateurs.

Par ailleurs, se doter d’un tel outil devient indispensable lorsque des membres de l’équipe projet travaillent à des endroits différents : que ce soit un prestataire ou un salarié, chacun doit pouvoir avoir la même vision, les mêmes informations sur le projet et doit pouvoir participer à son avancée. Ainsi, pour les équipes décentralisées, n’hésitez-pas à communiquer encore plus pour que les différents participants restent sur la même longueur d’onde. Certains ont également besoin de faire des points très réguliers pour avancer sereinement : favorisez toujours une communication ouverte envers votre équipe. Sur beaucoup d’outils, vous pouvez également inviter vos clients à participer et à suivre l’avancée du projet. Cela permet une plus grande transparence !

Un outil collaboratif permet d’être plus flexible dans l’organisation mais il permet également de moins dépendre des emails, qui ont tendance à ressembler à une usine à gaz. En effet, les emails contiennent beaucoup d’informations non triées, non organisées par projet. Certains destinataires sont en copie, d’autres sont oubliés. Les pièces jointes sont parfois difficiles à retrouver : en bref, ce n’est pas l’outil idéal pour communiquer tout au long du projet.

L’exemple d’Acollab

Sur un outil collaboratif, comme Acollab, développé par une agence de développement web, vous pouvez retrouver, en plus de la partie gestion de projet, un agenda partagé par exemple. Il permet de rappeler les différentes dates limites ou les dates de réunion du projet. Il peut également servir à noter les rendez-vous clients.

Enfin, vous retrouvez également une GED pour rassembler tous les documents et ressources nécessaires à l’avancée du projet, pour qu’ils soient facilement accessibles par tous. Cela permet à chacun de travailler sans être bloqué par manque d’information.

En conclusion, une plateforme collaborative vous permet de centraliser toutes les informations importantes de votre projet, et surtout de faciliter la communication entre tous les acteurs. Cette communication permet notamment à chacun de mieux comprendre le projet et ses enjeux.