4 bonnes pratiques pour conduire un projet

 
Conduire un projet consiste à mener à bien un projet en respectant des objectifs de qualité, de délai et de coûts. Il est souvent composé d’étapes incontournables :

• La définition des objectifs
• L’identification des tâches
• L’organisation des ressources
• L’évaluation des risques
• Le choix des outils de gestion de projet

 
Une fois le projet cadré et planifié, vous passez à la réalisation du projet.

Les projets évoluent rarement dans un environnement certain, c’est pour cela que certaines bonnes pratiques sont à prendre en compte.
En voici quelques-unes :
 

Maitriser l’organisation du projet

 
Ne sous-estimez pas la phase de préparation d’un projet qui est essentielle.

Il est difficile de conduire un projet lorsqu’on n’a pas l’habitude :

• D’évaluer les charges
• D’évaluer le délai nécessaire de chaque tâche
• D’anticiper d’éventuels problèmes
• De coordonner l’équipe

 

 
En effet, l’organisation ne revient pas seulement à la planification des tâches du projet. Il faut se poser toutes les bonnes questions, anticiper certains blocages et entrevoir de potentielles solutions.

Vous pouvez, par exemple, sous-estimer la complexité de certaines tâches et donc leur délai de réalisation. Je vous conseille de convoquer les experts métiers participant au projet. Chacun vous indiquera peut-être des points qui vous ont échappés ou vous précisera, par expérience, qu’une certaine tâche peut prendre beaucoup plus de temps que prévu.

Si possible, prévoyez une marge supplémentaire dans votre planning. En effet, il est très fréquent de voir des débordements survenir. Je vous conseille donc de ne pas être trop optimiste sur la date finale du projet !

Par ailleurs, pour planifier vos tâches, n’oubliez pas les tâches associées en amont ou en aval. En effet, certaines de vos tâches ne peuvent démarrer qu’après l’exécution d’autres tâches. Ainsi, il est nécessaire de clarifier tous les détails de votre projet avant de commencer : quelles sont toutes les petites étapes à réaliser pour arriver au projet final ? Prenez le temps de tout analyser pour élaborer un plan de projet.

Enfin, tout projet est évolutif. Ainsi, il est conseillé d’avoir une organisation flexible, pouvant prendre en compte des mises à jour du projet.
 

Se doter d’un outil de gestion de projet

 

Pour conduire un projet, tournez-vous vers un outil qui organisera et cadrera votre environnement de travail. Un bon outil de gestion de projet vous permettra de bénéficier de nombreuses fonctionnalités comme :

• La gestion de multiples projets qui permet de découper son activité en autant de projets que vous le souhaitez
• Le suivi du temps et du budget pour connaître la rentabilité de votre/vos projet/s
• Un diagramme de GANTT pour visualiser graphiquement l’avancée du projet
• Gestion de commentaires pour faciliter le dialogue entre les intervenants du projet
• Un système de notifications pour être alerté en cas d’activité sur le projet

 
Utiliser un outil de gestion de projet vous permet d’indiquer les dates limites de toutes les tâches et étapes du projet. Cela vous permet d’avoir une vision d’ensemble et de repérer rapidement les retards éventuels.

Vous pouvez également préciser les responsables de tâches sur toutes vos tâches et les contraintes à respecter. Avec une vue d’ensemble vous pouvez facilement répartir la charge de travail entre tous les intervenants, qui seront notifiés dès qu’une nouvelle tâche leur est assignée.

En somme, vous structurez votre projet pour le mener à bien et pour que les délais soient tenus sans que le travail soit fait dans l’urgence.

Vous pouvez par exemple, tester Acollab, qui est un outil de gestion de projet complet.
 

Motiver toute l’équipe projet

 
Tout d’abord, vous devez définir clairement leur rôle et leurs tâches pour qu’ils se sentent concernés et impliqués.

Ensuite, pour motiver votre équipe projet, il est nécessaire de communiquer sur le projet.

Planifiez une réunion de lancement pour que tous les acteurs du projet apprennent à se connaitre et aient une vision globale du projet.

Prévoyez également des réunions d’avancement pour suivre l’avancée du projet. Je vous conseille de faire ces réunions, ou même de simples points d’avancement, régulièrement. En effet, elles permettent de déceler des problèmes ou des retards éventuels. Cela vous permettra de prendre des mesures correctives à temps.

Enfin, une réunion de fin de projet sera nécessaire pour informer l’équipe des résultats, mais aussi pour la féliciter !

Ces réunions incitent les intervenants du projet à se responsabiliser. Essayez de les impliquer au maximum dans la prise de décision.

Les outils de gestion de projet facilitent d’ailleurs la communication car tout est centralisé : les informations circulent beaucoup plus vite.
 

Tirer des enseignements de sa conduite de projet

Que faire lorsque votre projet est terminé ?

En fin de projet, prenez du recul pour tirer des enseignements de votre conduite de projet : vous ne pourrez qu’en tirer des leçons pour améliorer votre projet suivant.
La capitalisation d’expérience permet de dégager des bonnes pratiques qui ont fait leurs preuves et qui peuvent être recommandées. C’est une expérience testée, qui mérite d’être partagée à toute l’entreprise qui pourra s’améliorer.

Ne vous demandez pas seulement si votre projet a été une réussite ou un échec ! Examinez chaque étape de celui-ci, prenez des notes sur ce qui a fonctionné ou non. Vous pouvez vous pencher sur les difficultés que vous avez rencontrées et noter des solutions pour éviter d’être confronté de nouveau à la même situation.

Documentez systématiquement vos expériences et les erreurs pouvant être évitées. Cela vous servira de base pour une amélioration continue de vos process.

Dans certains cas, il peut également être intéressant de discuter avec les clients pour en tirer des leçons.
Pour résumer, organiser votre projet à l’aide d’un outil de conduite de projet et impliquez votre équipe projet pour bien conduire votre projet.