Nouveauté Acollab : les sous-tâches pour mieux organiser vos projets
Gérer un projet ne consiste pas simplement à créer une liste de tâches et à cocher des cases au fur et à mesure. Certaines missions nécessitent plusieurs étapes, impliquent plusieurs collaborateurs ou doivent être réalisées dans un ordre précis.
Pour répondre à ces besoins, Acollab fait évoluer son module de gestion de projet avec une nouvelle fonctionnalité : les sous-tâches
Désormais, une tâche principale peut être décomposée en plusieurs actions plus précises. Une évolution qui permet aux équipes de mieux structurer leur travail, de répartir les responsabilités et de suivre plus facilement l’avancement des projets.
Pourquoi utiliser des sous-tâches dans un projet ?
Dans un projet, une tâche peut rapidement devenir trop générale. Créer une seule tâche telle que « Préparer le lancement du site » donne une vision assez limitée du travail réellement nécessaire. À l’inverse, décomposer cette tâche en sous-tâches permet de détailler les différentes étapes du projet.
Chaque personne sait alors précisément ce qu’elle doit faire, tandis que le responsable du projet conserve une vision globale de la mission.
C’est tout l’intérêt des sous-tâches : détailler sans perdre la vue d’ensemble.
Qu'est-ce qu'une sous-tâche ?
Une sous-tâche est une action rattachée à une tâche principale. Elle permet de diviser une tâche complexe en plusieurs étapes plus petites et plus faciles à suivre.
La tâche principale représente l’objectif global, tandis que les sous-tâches permettent de détailler les différentes actions nécessaires pour l’atteindre.
Par exemple :
Tâche principale : Organiser un événement
Sous-tâches :
- réserver la salle
- contacter les intervenants
- préparer les invitations
- communiquer sur les réseaux sociaux
- gérer les inscriptions
- préparer les supports
- organiser la logistique
La structure devient immédiatement plus lisible. Au lieu d’avoir une longue liste de tâches indépendantes, les différentes actions sont regroupées selon leur objectif.
Les sous-tâches sont arrivées dans la gestion de projet Acollab
Avec cette nouvelle fonctionnalité, l’outil de gestion de projet Acollab permet désormais de créer des sous-tâches directement à partir d’une tâche principale.
L’objectif est de proposer une gestion de projet plus précise, sans complexifier inutilement l’utilisation de l’outil. Les équipes peuvent ainsi organiser leurs missions selon leur propre fonctionnement et adapter le niveau de détail nécessaire à chaque projet.
Un projet simple pourra rester organisé autour de quelques tâches principales.
Un projet plus complexe pourra, quant à lui, être décomposé en plusieurs niveaux d’actions afin de faciliter son suivi. Cette nouvelle fonctionnalité s’intègre directement dans le module Gestion de projet d’Acollab.
Une meilleure visibilité sur le travail à réaliser
L’un des principaux avantages des sous-tâches est d’améliorer la visibilité.
Une tâche générale peut donner l’impression qu’un projet est presque terminé alors que plusieurs actions restent encore à réaliser. Avec les sous-tâches, le responsable du projet peut au contraire visualiser plus précisément les différentes étapes nécessaires.
Cela permet de répondre plus facilement à plusieurs questions :
- Qu’est-ce qui a déjà été fait ?
- Que reste-t-il à faire ?
- Qui doit intervenir ?
- Quelles sont les prochaines étapes ?
Cette vision détaillée facilite le suivi du projet et permet d’identifier plus rapidement les éventuels blocages.
Mieux répartir les responsabilités entre les collaborateurs
Un projet implique rarement une seule personne. Plusieurs collaborateurs peuvent intervenir sur une même mission, avec chacun des responsabilités différentes.
Les sous-tâches permettent justement de décomposer le travail et de mieux répartir les actions au sein de l’équipe.
Cette organisation limite également les zones de flou : chacun peut identifier plus facilement son rôle dans l’avancement global du projet.
Une fonctionnalité utile pour les projets complexes
Toutes les équipes n’ont pas les mêmes besoins en matière de gestion de projet. Pour certains projets, une simple liste de tâches suffit.
Pour d’autres, le niveau de complexité nécessite de détailler précisément les différentes étapes.
Les sous-tâches sont particulièrement adaptées aux projets qui :
- impliquent plusieurs collaborateurs
- comportent de nombreuses étapes
- nécessitent plusieurs validations
- reposent sur des actions successives
- impliquent plusieurs services
- comportent des échéances différentes
- nécessitent un suivi régulier de l’avancement
Le projet reste organisé autour de grandes tâches, tout en offrant le niveau de détail nécessaire pour suivre les actions concrètes. Cela permet d’améliorer la visibilité et le suivi de projet.
Sous-tâches et gestion de projet : moins de charge mentale
Une bonne organisation de projet ne sert pas uniquement à suivre des échéances. Elle permet aussi de réduire la charge mentale liée au fait de devoir retenir toutes les actions à réaliser. Lorsqu’une mission complexe reste uniquement dans la tête d’un collaborateur, une partie de l’information dépend encore de lui.
En détaillant les différentes étapes sous forme de sous-tâches, le travail est davantage visible et partagé avec l’équipe. Les collaborateurs n’ont plus besoin de se demander constamment : « Qu’est-ce que je dois faire ensuite ? » Les prochaines actions sont directement identifiées dans le projet.
Une évolution qui complète l’outil de gestion de projet Acollab
Les sous-tâches viennent compléter les fonctionnalités déjà disponibles dans le module de gestion de projet d’Acollab.
Les équipes peuvent notamment s’appuyer sur différentes vues pour organiser et suivre leurs projets, comme les vues Liste, Kanban, Gantt ou Ressources.
Chaque vue répond à un besoin différent :
- La vue Liste permet d’avoir une vision structurée des tâches.
- La vue Kanban facilite le suivi des différentes étapes d’un projet.
- Le diagramme de Gantt permet de visualiser la planification.
- La vue Agenda offre quant à elle une approche davantage orientée calendrier.
- La vue Ressources permet de détecter en un coup d’œil les surcharges de travail, ou au contraire, les disponibilités de certains collaborateurs.
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