Politique de confidentialité Acollab
Politique de confidentialité d'Acollab
La présente politique explique comment la société AKELIO collecte, utilise, partage et protège les données personnelles des utilisateurs de la plateforme collaborative Acollab, accessible depuis le site www.acollab.com et depuis l’application mobile Acollab (Android et iOS).
Elle complète nos Conditions Générales d’Utilisation.
1. Qui est responsable de vos données ?
AKELIO, SARL au capital de 10 000 €, immatriculée au RCS du Mans (n° 502 259 237 00050 ), dont le siège est situé 21 rue des Coquelicots, 72100 Le Mans, France, représentée par son gérant, Guillaume Louvel.
Contact : contact@akelio.fr – 02 85 52 00 51.
Selon les données concernées, AKELIO intervient dans deux rôles distincts :
- Responsable de traitement pour les données relatives à la gestion de votre compte et de la relation commerciale (identification, facturation, support, sécurité de la plateforme, statistiques d’usage de l’application).
- Sous-traitant pour les contenus que votre organisation (l’entreprise, la collectivité ou l’association cliente) dépose et gère dans Acollab : documents, fichiers, tâches, agendas, messages, temps passés. Pour ces données, c’est votre organisation qui est responsable de traitement ; AKELIO les traite uniquement sur ses instructions, conformément à l’article 28 du RGPD.
2. Quelles données collectons-nous ?
2.1 Données de compte et d’identification
Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, société, identifiant de connexion et mot de passe (stocké sous forme chiffrée, jamais en clair).
2.2 Contenus que vous ou votre organisation déposez dans Acollab
Documents et fichiers, photos, tâches, projets, événements d’agenda, messages et commentaires, temps et dépenses saisis, ainsi que les droits d’accès associés. AKELIO n’utilise pas ces contenus pour d’autres finalités que la fourniture du service.
2.3 Données liées à l’utilisation de l’application mobile
- Jeton de notification (push) : identifiant technique de votre appareil permettant de vous envoyer des notifications.
- Données techniques et de diagnostic : modèle d’appareil, version du système et de l’application, journaux d’erreurs et rapports de plantage.
- Données de mesure d’usage : écrans consultés et fonctionnalités utilisées, sous forme d’événements rattachés à un identifiant technique de l’application (et non à votre identité).
2.4 Données de facturation (administrateurs / clients)
Raison sociale, adresse de facturation, historique des commandes et des paiements. Les données bancaires sont traitées par notre prestataire de paiement et ne sont pas conservées par AKELIO.
2.5 Ce que nous ne collectons pas
L’application Acollab ne collecte pas votre localisation, n’accède pas au microphone, ni à vos SMS ou journal d’appels. Nous ne collectons pas de données dites sensibles au sens de l’article 9 du RGPD et ne faisons ni profilage ni décision automatisée produisant des effets juridiques vous concernant.
3. Autorisations demandées par l’application mobile
| Autorisation | Pourquoi ? |
|---|---|
| Notifications | Vous prévenir d'une nouvelle tâche, d'un message, d'un rappel d'agenda ou d'un partage de document. Refusable à tout moment dans les paramètres de votre téléphone. |
| Appareil photo | Prendre une photo pour l'ajouter directement à un projet, une tâche ou un document. L'accès n'a lieu que lorsque vous utilisez cette fonction. |
| Photos, médias et fichiers | Sélectionner un fichier de votre appareil à envoyer dans Acollab, ou enregistrer un document téléchargé depuis Acollab. Seuls les fichiers que vous choisissez sont transmis. |
Ces autorisations sont facultatives : si vous les refusez, les autres fonctions de l’application restent disponibles.
4. Pourquoi utilisons-nous vos données ? (finalités et bases légales)
| Finalité | Base légale (RGPD) |
|---|---|
| Créer et gérer votre compte, fournir les fonctionnalités d'Acollab | Exécution du contrat |
| Facturation, gestion des commandes et des paiements, gestion des litiges | Exécution du contrat, obligation légale |
| Assistance technique et support | Exécution du contrat, intérêt légitime |
| Envoyer les notifications que vous avez autorisées | Exécution du contrat, consentement (autorisation système) |
| Sécurité de la plateforme, prévention des fraudes, détection et correction des plantages | Intérêt légitime |
| Mesure d'audience et amélioration de l'application | Consentement |
| Information commerciale sur nos produits (clients et prospects professionnels) | Intérêt légitime ou consentement selon le cas ; opposition possible à tout moment |
5. Avec qui partageons-nous vos données ?
AKELIO ne vend pas vos données personnelles et ne les utilise pas à des fins de publicité ciblée. Elles ne sont accessibles qu’aux personnes habilitées d’AKELIO et aux prestataires suivants, dans la limite de ce qui est nécessaire :
| Destinataire | Rôle | Données concernées | Localisation |
|---|---|---|---|
| OVH SAS | Hébergement de la plateforme et des données | Ensemble des données du service | Union européenne (France) |
| Google (Firebase Cloud Messaging) | Acheminement des notifications push | Jeton de notification, contenu de la notification | Union européenne / États-Unis |
| Google (Firebase Crashlytics) | Rapports de plantage | Données techniques et de diagnostic de l'appareil | Union européenne / États-Unis |
| Google (Firebase / Google Analytics) | Mesure d'audience de l'application | Événements d'usage, identifiant technique de l'application | Union européenne / États-Unis |
| Braintree / Stripe | Encaissement | Données de paiement | Union européenne / États-Unis |
Ces prestataires agissent en qualité de sous-traitants d’AKELIO, sauf pour les traitements qu’ils réalisent pour leur propre compte et qui relèvent de leur propre politique de confidentialité. AKELIO peut également communiquer des données si la loi ou une autorité compétente l’exige.
Au sein de votre organisation, les contenus que vous déposez sont visibles des autres utilisateurs selon les droits d’accès définis par votre administrateur.
6. Transferts de données hors de l’Union européenne
Les données de la plateforme sont hébergées exclusivement dans l’Union européenne. Certains services Google utilisés par l’application mobile (notifications, rapports de plantage, mesure d’audience) peuvent impliquer un transfert vers les États-Unis. Ces transferts sont encadrés par le EU-US Data Privacy Framework auquel Google est adhérent, ou à défaut par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
7. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : chiffrement des échanges (protocole TLS/SSL), stockage chiffré des mots de passe, gestion des droits d’accès par utilisateur, hébergement sur des serveurs situés en France, sauvegardes et journalisation des accès. En cas de violation de données susceptible de vous affecter, AKELIO en informe l’organisation cliente dans un délai maximal de 48 heures, et la CNIL lorsque la réglementation l’exige.
8. Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants : accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité, retrait du consentement à tout moment, et définition de directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Comment les exercer ?
Écrivez-nous à contact@akelio.fr en précisant l’objet de votre demande (nous pouvons vous demander un justificatif d’identité). Nous répondons dans un délai d’un mois.
Pour les contenus déposés dans Acollab par votre organisation, celle-ci est responsable de traitement : votre demande peut être adressée à l’administrateur de votre compte Acollab, qui dispose des outils pour rectifier, exporter ou supprimer les données. Si vous nous écrivez directement, nous la transmettrons à votre organisation et vous en informerons.
Suppression de votre compte et de vos données
Vos comptes utilisateurs sont gérés par l’administrateur de votre organisation. Pour faire supprimer votre compte et les données associées :
- demandez-le à l’administrateur de votre compte Acollab, qui peut supprimer votre utilisateur depuis l’espace d’administration ; ou
- envoyez votre demande à contact@akelio.fr avec l’objet « Suppression de compte » et l’adresse e-mail liée à votre compte. Nous la traiterons avec votre organisation dans un délai d’un mois.
9. Modification de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique, notamment en cas d’évolution de l’application ou de la réglementation. En cas de changement important, les utilisateurs en seront informés par l’application ou par e-mail.
10. Nous contacter
AKELIO – Acollab
21 rue des Coquelicots, 72100 Le Mans, France
E-mail : contact@akelio.fr
Téléphone : 02 85 52 00 51