Peut-on se passer des emails ?

 
Existe-t-il une alternative à l’email ? L’email est très utilisé au sein des entreprises : élément central et facile d’utilisation, l’email a changé notre façon de communiquer. En effet, il permet en quelques clics, d’échanger des informations et d’envoyer des fichiers. Flexible, il s’est imposé comme le moyen le plus rapide pour envoyer des informations. Mais combien d’emails échangez-vous au quotidien, avec vos collaborateurs, vos clients ou vos partenaires ? Souvent source de stress, vous envoyez des emails et vérifiez votre messagerie du matin au soir. Vous souhaitez souvent vous tenir informé du suivi des projets en cours, ou encore, demander des informations manquantes à vos clients… Vous pouvez également envoyer de nombreux emails en interne, pour aider vos collègues, pour parler d’objectifs etc. La « pollution » des emails les rend plus nuisibles qu’utiles.

Les emails ne répondent pas aux problématiques de travail actuel. Les équipes de doivent être réactives, productives et ne pas s’éparpiller avec des outils divers.
Il est parfois compliqué de retrouver un email lorsqu’on cherche une information précise. A la réception d’emails, il faut parfois prendre des notes pour éviter une telle recherche. La messagerie électronique permet de communiquer facilement, mais pas efficacement. Il s’agit d’un outil collaboratif en apparence seulement.
 

Quelles sont les limites de l’email ?

Un historique compliqué à tracer

Tout d’abord, lorsque vous communiquez par email, vous rencontrez des difficultés au niveau de la traçabilité du projet. En effet, vous pouvez avoir du mal à tracer les échanges, retrouver les documents, ou de toutes les modifications apportées au fil du projet. Retrouver des emails équivaut souvent à chercher une aiguille dans une botte de foin. Ils sont difficiles à retrouver, ainsi que leur historique.

Egalement, vous ne pouvez pas modifier un email envoyé. Vous ne pouvez pas revenir sur son contenu ou sur sa pièce jointe, à moins d’envoyer un 2ème email corrigeant le 1er, ce qui est assez laborieux.

Pour finir, la reprise de l’historique peut s’avérer compliquée si vous présentez le projet à un nouvel arrivant. En effet, lui expliquer le suivi de projet avec des emails d’un côté et des documents de l’autre ne sera pas forcément limpide pour lui. C’est pourquoi il est nécessaire de trouver une alternative à l’email.

Les inconvénients de l’envoi de fichiers : duplication, poids, gestion des versions…

De plus, pour envoyer un document volumineux, il est souvent nécessaire de passer par un outil de transfert de fichiers. Vous utilisez alors un autre outil pour envoyer votre fichier. Pourtant, certains outils regroupent la messagerie et l’envoi de fichiers lourds. Par ailleurs, il existe le risque de duplication de fichiers envoyés par email. En effet, lorsque vous envoyez un document, enregistré sur votre disque dur, à votre client, celui-ci va l’enregistrer de son côté. Ainsi, nous dupliquons des millions de documents en permanence. Ces derniers prennent d’ailleurs beaucoup trop d’espace sur les disques durs.

De plus, il existe le problème de la gestion des versions des fichiers. Par exemple, si vous envoyez à votre client un document qui doit être soumis à modification, il peut y avoir un problème de versions avec les aller-retour par email. En effet, l’existence d’une version .2, une version .3, .4 … devient compliqué à gérer.
 

Existe-t-il une alternative à l’email ?

 
Se passer de l’email semble compliqué pour échanger au quotidien, notamment avec les personnes extérieures. Mais l’email montre, petit à petit, ses limites. Certaines entreprises ont organisé des journées sans email. Le but ? Favoriser les échanges humains et diminuer le stress.

Mais s’en passer sans les remplacer de façon ponctuelle n’est pas forcément une solution pour le quotidien des équipes. En effet, afin d’être réactif et efficace, il faut évoluer sur notre manière de travailler. Pour cela, il faut trouver d’autres moyens pour travailler au mieux en équipe, et améliorer les échanges quotidiens avec des clients et des prestataires extérieurs. Ainsi, de plus en plus d’outils adaptés apparaissent sur le marché, permettant de supprimer complètement l’email dans les échanges quotidiens. Ceux-ci centralisent des chats en ligne, des logiciels de partage de fichiers, des outils pour travailler sur des documents de façon collaborative etc.

Cependant, chacun de ces outils a un usage précis. Cumuler ces outils pour remplacer l’email n’est évidemment pas une solution. Ainsi, des entreprises développent des plateformes collaboratives regroupant tous ces outils. Ceux-ci facilitent le travail collaboratif et le partage de l’information. En effet, ils permettent de tout centraliser : ayez tous les documents et les échanges dédiés à un projet sur une même plateforme. A partir du moment où plusieurs acteurs travaillent sur un projet régulièrement (partenaires et clients y compris), il est nécessaire de se diriger vers un outil de travail collaboratif, une véritable alternative à l’email.
 

Pourquoi adopter un outil collaboratif ?

Au sein d’une plateforme collaborative, vous pouvez trouver plusieurs outils adaptés au travail d’équipe. Ceux-ci permettent de supprimer l’utilisation des emails : partage de fichiers, système de messages, wiki collaboratif, agenda partagé, gestion de projet…

Centralisez vos documents

Ce type de plateforme, tel qu’Acollab, propose, tout d’abord, un outil permettant de stocker et de partager vos documents. Par exemple, pour un projet en cours, centralisez tous les documents liés à ce projet au sein de cet outil. Vous pouvez ajouter vos propositions commerciales, le cahier des charges, des documents annexes…

Les autres participants et vous-même pouvez également ajouter des commentaires pour chaque document. Par exemple, si vous ajouter un fichier contenant des propositions graphiques à votre client, ce dernier peut le commenter pour donner son avis ou le valider. De plus, Acollab propose une gestion automatique des versions de vos documents. Par exemple, si vous mettez à jour votre cahier des charges, une version 2 sera ajoutée automatiquement lorsque vous ajouterez cette nouvelle version sur votre espace Acollab. Vous conservez tout de même l’historique de vos versions sur votre espace; vous pouvez alors restaurer la première version à tout moment. Ainsi, tout le suivi de votre projet est centralisé et l’envoi d’emails est fortement réduit.

Centralisez vos communications

Ensuite, ces plateformes permettent d’échanger en ligne avec un système de chat ou de messagerie. Le système de messages équivaut souvent aux échanges d’emails. Cependant, ces systèmes de communication sont reliés à chaque projet, ou à chaque client. Ainsi, vous retrouvez l’historique de tous vos échanges très facilement : vos questions rapides, vos précisions, vos propositions de rendez-vous etc.  Par ailleurs, vous pouvez retrouver et modifier vos messages facilement. Acollab permet également, comme pour les fichiers, d’ajouter des commentaires sur ces messages, créant un véritable fil de discussion centralisé.
 

Travaillez en commun

Pour finir, certains outils proposent en plus de collaborer et de travailler en commun sur des documents. Ce wiki collaboratif permet également de partager des idées et des conseils sur un espace de travail partagé. Une plateforme collaborative assure un réel suivi avec votre client, et vous permet d’avancer avec plus d’efficacité. Chaque information, document, commentaire est classé dans un espace de travail partagé avec le client ou d’autres intervenants. Pour finir, il existe généralement des outils type agenda partagé, timetracking, gestion de projet intégrés aux plateformes collaboratives.

Ainsi, adoptez un outil collaboratif au sein de votre entreprise en tant qu’alternative à l’email, pour réduire l’utilisation de celui-ci !

Si vous souhaitez essayer gratuitement Acollab, créée par Akelio, une plateforme collaborative sécurisée, cliquez ici. Vous pouvez également bénéficier d’une démonstration gratuite à distance : nous orientons la démonstration en fonction de vos besoins et des fonctionnalités qui vous intéressent le plus.