Pourquoi adopter une plateforme collaborative ?

Pourquoi adopter une plateforme collaborative ?

 

Vous perdez une bonne partie de votre semaine à passer d’outils en outils pour faire avancer votre projet ou votre activité ? Votre équipe dispose d’un agenda d’un côté et un outil de gestion de projet de l’autre ? Vous recherchez en plus un logiciel de GED sécurisé ? Ne cherchez plus, il est temps d’adopter une plateforme collaborative complète.

De plus en plus d’outils collaboratifs voient le jour.

En effet, le mode de travail a évolué. Vous travaillez désormais à distance, que ce soit avec vos collègues, vos clients ou vos prestataires. Vos relations de travail ont changé, nécessitant une nouvelle organisation. Que vous fassiez partie d’un grand groupe, d’une PME ou d’une startup, il est nécessaire de partager les informations en temps réel plus simplement, d’être plus réactif et surtout, d’améliorer sa productivité.

Il existe des milliers d’outils spécialisés : outil de gestion de projet, chat, partage de documents. Certaines plateformes regroupent tous ces outils en un. Elles permettent de partager l’information en temps réel, de diminuer les échanges dispersés et de gagner un temps précieux chaque jour.

Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?

 

Il s’agit d’un espace de travail virtuel, partagé entre plusieurs collaborateurs. Ces collaborateurs peuvent être des membres de votre équipe, vos clients, vos prestataires extérieurs, et vos freelances. Cette plateforme collaborative centralise tous les outils nécessaires à la conduite de projet, les outils de communication, ou encore vos documents. Elle permet notamment de travailler plus intelligemment sur les projets. Tout le monde avance dans la même direction, avec la même visibilité sur les projets et avec les mêmes informations.

 

Quelles sont les fonctionnalités les plus utiles d’un outil collaboratif ?

 

Outil de gestion de projet

plateforme collaborative - Diagramme de Gantt

Tout d’abord, un outil de gestion de projet. Vous pouvez ainsi gérer vos projets plus facilement. Ajoutez vos objectifs, vos jalons et vos tâches. Attribuez des dates d’échéances et affectez ces tâches à votre équipe. Vous pouvez généralement visualiser l’avancement des tâches et tout votre projet dans un diagramme de GANTT.

Outil de suivi des temps et des dépenses

Par ailleurs, certaines plateformes collaboratives proposent un outil de suivi des temps. Il permet à chaque personne d’enregistrer les temps qu’il a passé pour chaque projet et pour chaque tâche. Il a parfois la possibilité d’enregistrer son activité en temps réel via un minuteur. L’administrateur peut alors visualiser, sous forme graphique et synthétique, toutes les données saisies. Il peut alors se rendre compte de la rentabilité de son projet. Dans l’idéal, l’administrateur peut les exporter pour chaque client de façon très détaillée (temps passé pour chaque projet, temps passé par chaque personne, temps passé pour chaque tâche etc).

Logiciel de GED

Logiciel de gestion documentaire

Ensuite, un logiciel de GED, qui permet de stocker et partager vos documents en tout sécurité. Que ce soit des images, des écrits, des vidéos, ou des fichiers pdf, chacun peut ajouter des documents dans un espace de travail partagé. Chacun peut les classer dans des dossiers et les partager avec ceux qu’ils souhaitent.

Outils de communication

Puis, certaines plateformes proposent divers outils de communication pour faciliter les relations entre les individus. Ils permettent aussi d’optimiser leur communication et d’améliorer leur productivité. Chacun peut envoyer des messages privés par chat, créez ou encore échanger sur des forums internes. Il existe également des systèmes de messageries, permettant d’échanger sur des points importants du projet. Chaque fil de discussion peut être alimenté par les participants autorisés. Toute nouvelle personne intégrant le projet peut alors reprendre le fil des échanges facilement.

Agenda partagé

Plateforme collaborative Acollab Agenda partagé

Ensuite, il existe l’agenda partagé. Cet outil est très pertinent pour une meilleure organisation de travail et pour un suivi des évènements associés à chaque projet / équipe.

Wiki collaboratif

De plus, il peut exister un wiki sur certaines plateformes. Il permet de mettre en commun vos connaissances, vos idées pour faire avancer le travail et résoudre des problématiques. Fini les fichiers envoyés par email, où il vous faut 10 minutes pour chercher une donnée ou pour trouver un fichier dont la version est obsolète. Désormais, le participatif voit le jour. Chacun a accès à des documents collaboratifs, des réflexions stratégiques, des procédures internes, des guides d’utilisation… Tout le monde peut les améliorer et les enrichir. En effet, certains peuvent poser leurs idées, donner leurs avis sur des documents, d’autres les organiser. Les individus aillant une belle plume peuvent terminer le document en rédigeant les idées. Retrouvez tous vos documents mis à jour en un clic. Ce wiki rend le travail à distance plus simple et intuitif.

Sondage

Après ces outils, vient le sondage. Très prisé en interne, il est également utile avec ses propres clients. Demandez l’avis de vos collègues pour le choix d’une couleur ou la validation d’un texte. Ce sondage permet de voter pour une ou plusieurs propositions directement sur l’espace de travail en question.

Gestion des droits

Screenshot Gestion des droits Acollab

Pour finir, la gestion des droits. Chaque administrateur doit pouvoir attribuer des droits pour chaque espace de travail (projet), et en fonction de chaque fonctionnalité au sein d’un espace. En effet, vous pouvez donner accès au logiciel de gestion documentaire de l’espace partagé à un de vos clients, mais pas l’accès au planning de cet espace de travail. Chaque utilisateur accède aux espaces de travail qui lui ont été partagés.

Système de notifications

Enfin, un système de notifications pertinent permet d’être alerté à chaque attribution de tâche, à chaque ajout de document pour un projet, à chaque événement… Cela permet de rester concentré sur l’essentiel !

 

Centralisation d’outils partagés

 

L’intérêt d’une telle plateforme collaborative est que tous vos outils (gestion de projet, logiciel de GED, agenda partagé, outils de communication etc) sont regroupés. Chaque espace de travail au sein de cet outil peut correspondre à un projet, à un évènement, à un client, à une activité…

Ainsi, chaque personne ayant accès à un espace de travail peut accéder à la gestion de projet, voir et ajouter les documents liés à cet espace, participer à l’élaboration de documents… Il peut aussi échanger avec chaque participant de ce projet via des commentaires, le chat ou encore via les forums. Enfin, il accède et ajoute des évènements sur l’agenda partagé selon ses droits.

 

Les différentes utilisations d’une plateforme collaborative

 

L’espace de travail peut être utilisé pour chaque projet / client / équipe, utilisé au sein d’une même équipe, ou encore de façon personnelle.

Utilisation en mode projet

Pour gérer vos projets avec vos collaborateurs, vos clients et vos partenaires, utiliser un tel outil permet surtout de suivre l’avancée des projets (tâches, responsables, échéances, annotations, notifications). Vous serez à même d’utiliser l’outil de timetracking afin de suivre la rentabilité de chaque projet. Le logiciel de GED sera également très utile pour retrouver et échanger des fichiers en tout sécurité avec tous les participants aux projets. Enfin, les outils de communication vous permettront d’échanger plus facilement avec tout le monde, afin de faire avancer les projets.

Utilisation en interne

En interne, utilisez la plateforme collaborative pour stocker et partager des documents avec vos collègues. Utilisez-la pour communiquer avec vos collègues ou encore pour gérer les agendas de chacun. Vous pouvez également utiliser le wiki en ligne pour travailler de façon collaborative sur un document. C’est une façon de brainstormer en équipe.

Utilisation personnelle

Pour une utilisation personnelle, vous pouvez utiliser l’outil de gestion de projet pour noter toutes vos tâches et les organiser. L’outil peut aussi vous servir de boîte à idées et de stockage de documents. Profitez également de l’agenda pour avoir une vue globale des prochaines réunions !

 

Qui peut l’utiliser ?

 

– Les grands groupes. Un outil collaboratif leur permet de faciliter les échanges entre toutes les entités dispersées sur le territoire, de concentrer les connaissances des collaborateurs, de diffuser l’information au sein du groupe et surtout de gagner un temps précieux pour gagner en productivité.

– Les entreprises travaillant en mode projet. Tout d’abord, celles-ci peuvent utiliser l’agenda partagé pour programmer leurs réunions clients. Ensuite, elles peuvent utiliser l’espace wiki pour ajouter des process, des comptes-rendus et des guides utilisateurs pour leurs clients. Puis, elles peuvent utiliser le logiciel de GED pour partager les cahiers des charges, les devis, le planning, mais aussi les design avec leurs clients. Enfin, elles peuvent utiliser évidemment l’outil de gestion de projet afin d’avoir une visibilité globale sur l’avancée de leurs projets (objectifs, jalons, tâches, responsable de chaque tâche, avancée, date d’échéance etc).

– Les entreprises pratiquant de nouvelles méthodes de travail comme le télétravail ou le nomadisme. En effet, lorsqu’on travaille à distance, un tel outil est indispensable, notamment le logiciel de GED, afin de stocker et de partager en tout sécurité les fichiers avec ses collègues.

– Les associations, les collectivités ayant besoin d’espaces partagés au sein de leur organisation ou avec des partenaires / membres extérieurs. Ces organisations peuvent également utiliser l’outil de GED avec les membres de leur association afin de partager les documents importants. Elles peuvent également noter tous les événements prévus grâce à l’agenda partagé.

– Les startups ayant besoin de centraliser tous leurs fichiers (démarches, design, prospection etc) mais aussi ayant besoin d’une vue d’ensemble sur les prochaines étapes de leur projet, grâce à l’outil de gestion de projet et à l’agenda partagé.

En somme, tout organisation peut utiliser ce genre de plateforme : PME, ETI, agences, groupes, startups, associations etc.

 

Les avantages d’une plateforme collaborative

 

plateforme collaborative

Ces outils collaboratifs permettent :

  •  Un gain de temps considérable dans votre quotidien.
  • Une centralisation de tous vos outils pour éviter de jongler entre chaque.
  • Une centralisation de toutes vos informations par projet, par activité ou par client.
  • Une proximité d’équipe et une amélioration de la communication entre tous.
  • Un meilleur suivi projet mais aussi un meilleur suivi pour les nouveaux collaborateurs. En effet, dès leur arrivée, ceux-ci accèdent en quelques clics à tout l’historique de chaque projet : chaque conversation, chaque document, chaque événement, chaque tâche complétée etc.
  • Une meilleure réactivité avec un système de notifications pertinent.
  • Une meilleure productivité générale

Utilisés par de plus en plus d’équipes de travail, les outils collaboratifs deviennent essentiels pour gagner en productivité et en fluidité de travail !

Bien évidemment, ces plateformes ne doivent pas se substituer aux échanges et relations humaines.

Encore faut-il trouver le bon outil adapté à ses besoins.

D’une part, il existe certains outils spécifiques. Ils répondent à un besoin particulier. Par exemple, il existe des agendas partagés ou encore des outils de gestion de projets adaptés à un métier spécifique.

D’autre part, il existe des plateformes généralistes, qui englobent plusieurs outils à la fois.

 

Qu’est-ce qu’Acollab ?

 

Une plateforme collaborative complète

Acollab fait partie des plateformes de collaboration les plus complètes, avec toutes les fonctionnalités citées précédemment avec la création d’espaces partagés, un outil de gestion de projet, un outil de suivi des temps et des dépenses, ou encore un logiciel de GED. La plateforme propose également un accès à un agenda partagé, une communication par message et par commentaires, un wiki en ligne, un chat, des forums et un système de sondage.

Screenshot tableau de bord Acollab

Par ailleurs, vos tableaux de bords offrent une synthèse de votre activité, et sont complètement personnalisables, en fonction de vos besoins. Préférez-vous avoir une synthèse de votre agenda, de vos tâches, des derniers fichiers déposés…?

Le système de gestion des droits permet, quant à lui, de définir les personnes qui auront accès à chaque espace de travail collaboratif, et à quel outil ils auront accès. Il peut s’agir de collègues, de clients ou de prestataires. En effet, certains peuvent avoir accès à toutes les applications, quant à d’autres, ils peuvent avoir accès à un outil seulement tels que la gestion de projet, l’agenda, ou encore le logiciel de GED.

Pour finir, chacun peut définir les notifications qu’il souhaite recevoir. Par exemple, on peut choisir de se tenir informé en cas d’ajout de contenus ou de suppression d’événements. On peut également être informé lors de l’affectation d’une nouvelle tâche. Définir vos propres notifications vous permet de choisir les plus pertinentes pour vous.

Une plateforme sécurisée et sur-mesure

Créée par Akelio pour répondre aux besoins des équipes de travail, Acollab propose des plateformes sur mesure, en fonction de vos besoins. De plus, Acollab peut s’occuper de l’intégration de vos données métiers et de vos contenus provenant de vos applications métiers. L’agence peut également personnaliser le design de la plateforme en fonction de votre univers.

Vos données sont hébergées en France et sont sécurisées (le protocole SSL garantie la confidentialité de vos données).

Vous bénéficiez d’un mois d’essai gratuit, sans engagement et sans renseigner votre carte bancaire. Profitez d’un support réactif pour répondre à toutes vos questions, d’une FAQ à votre disposition sur le site, et d’une démonstration gratuite en prenant contact avec l’équipe !

Si vous souhaitez échanger sur votre besoin en plateforme collaborative, n’hésitez-pas à nous contacter. Experts dans ce domaine, nous pourrons vous proposer une plateforme entièrement adaptée à vos besoins.