Comment gagner du temps dans la recherche de fichiers ?

Comment gagner du temps dans la recherche de fichiers ?

 
Toutes les entreprises sont impactées par la perte de temps au travail. En effet, la plupart des salariés perdent trop de temps avec des tâches à faible valeur ajoutée, que ce soient des tâches liées à l’échange d’informations, à la gestion d’emails, à la transmission de fichiers ou encore à la recherche de donnés.

Vos collaborateurs et vous-même échangez au quotidien, mais vous n’êtes pas réellement productifs tout au long de votre journée. En effet, vous perdez un temps précieux chaque jour, notamment pour rechercher des documents. Un client vous a retourné un devis signé mais vous ne savez plus où il est classé ? Vous avez retrouvé un fichier mais vous ne savez pas s’il s’agit de la dernière version ? Vous parcourez l’historique de vos échanges avec le graphiste pour retrouver le dernier logo envoyé ?

Peu importe le cas de figure, on se retrouve tous régulièrement dans cette situation ! Mais comment gagner du temps dans la recherche de fichiers ?
 

Utiliser un outil de gestion documentaire

 
Pour éviter de perdre du temps, certaines entreprises se tournent vers un logiciel de gestion documentaire. En effet, un tel outil permet de classer ses documents, ses images, ses plans ou encore ses devis dans un outil. Cet outil vous permet de stocker, d’organiser et de partager des documents. Ce type d’outil permet ainsi d’optimiser les tâches incontournables des entreprises mais qui sont sans réel bénéficie pour l’entreprise.

Classement des fichiers sous forme d’arborescence

gagner du temps dans la recherche de fichiers

Si votre classement de documents ressemble à un jeu de piste, il est temps d’adopter un outil de GED ! L’idéal est d’agencer les documents via des répertoires, afin de les classer et surtout, de les retrouver rapidement. Fini le temps perdu pour retrouver une information. Tout est organisé ! Avec des fichiers correctement nommés, ceux-ci sont très faciles à retrouver. Enfin, cela évite de se retrouver avec des doublons où chacun stocke le même fichier de son côté.

Si vous préférez, vous pouvez également tagger tous vos fichiers avec des mots-clés pour les trier et les retrouver par mot-clé !

Un outil de GED permet d’éviter la perte de documents et d’assurer leur conservation à court, moyen ou long terme selon votre besoin. Pour finir, vous accédez aux informations facilement et rapidement car généralement, les logiciels de GED sont des outils accessibles en ligne.

Gestion de versions automatique

Nous passons un quart de notre temps à rechercher toute information. Bien souvent, cette recherche d’informations comprend la recherche de la bonne version du fichier. En effet lorsqu’on est plusieurs à travailler sur un fichier, on ne sait pas toujours si on possède la version définitive. L’avantage des outils de GED est la gestion de versions automatique des fichiers, qu’on retrouve dans quasiment tous les outils, tel qu’Acollab. Ainsi, lorsque vous déposez un fichier sur la plateforme, il est automatiquement ajouté comme nouvelle version. Vous pouvez bien évidemment télécharger ou restaurer une ancienne version puisque ce type d’outil garde tout l’historique, pour une meilleure traçabilité.

Zone de recherche

Peu importe la taille de l’entreprise, que vous travaillez au sein d’un groupe ou d’une petite entreprise, vous devez réaliser quotidiennement des tâches qui ne sont pas liées directement à votre cœur de métier. La recherche de fichiers en fait partie. La plupart des outils de GED disposent d’une barre de recherche, permettant de rechercher n’importe quel type de fichier grâce à une recherche du texte des fichiers.

Partage de documents

L’avantage des outils de GED sont le partage de documents. En effet, vous pouvez partager n’importe quel fichier via un logiciel de gestion documentaire. Vous pouvez le partager au sein de votre propre service, mais aussi avec un client extérieur. Cela permet d’éviter la création de doublons et de fournir rapidement la bonne version à votre client par exemple.

Système de notifications

Il y existe un système de notifications sur certains logiciels de GED. Par exemple, vous recevez une notification lorsqu’un collaborateur a déposé une nouvelle version d’un fichier.
Pour aller encore plus loin, vous pouvez même utiliser une plateforme collaborative. En effet, un outil collaboratif permet généralement de mieux gérer son temps. Il permet notamment d’instaurer des processus et de travailler de façon plus organisée.
 

Utiliser une plateforme collaborative

 
plateforme collaborative

Une plateforme collaborative est un outil permettant de centraliser toutes les informations et les échanges au sein d’une entreprise, avec ses clients mais aussi ses partenaires. Une plateforme collaborative est composée de plusieurs applications. Acollab par exemple, est composé :

  • D’un outil de GED, pour gagner du temps dans la recherche de fichiers
  • D’un outil de gestion de projet
  • D’agendas partagés
  • D’un tableau kanban
  • D’un outil de suivi des temps et des dépenses
  • De forums
  • D’un système de sondages
  • D’un wiki collaboratif
  • D’une messagerie collaborative
  • D’un chat

Les avantages d’une plateforme collaborative

L’avantage principal d’une plateforme collaborative est la centralisation des informations. En effet, toutes vos informations sont au même endroit, ce qui facilite votre travail.

Par ailleurs, votre communication est beaucoup plus fluide avec un logiciel collaboratif. Qu’il s’agisse de la communication interne ou externe, les échanges sont facilités.

Enfin, vous avez une meilleure visibilité sur l’activité. En effet, vos informations sont généralement classées par projet. Ainsi, en plus de retrouver vos fichiers en quelques clics, vous avez également de la visibilité sur l’avancée de ceux-ci. Chacun peut indiquer l’avancée de sa tâche, ajouter des commentaires et indiquer ses créneaux occupés via l’agenda partagé. Tout est centralisé au même endroit, vous avez une vision de l’ensemble du travail de vos collaborateurs.

Comment structurer l’information ?

Concernant le classement de vos fichiers, il est nécessaire de définir un plan de classement en amont. Inventoriez tous les documents, définissez l’arborescence de fichiers, listez tous les utilisateurs et leurs droits d’accès ! Cela vous permettra de gagner du temps dans la recherche de fichiers.

Ensuite, il est nécessaire de savoir comment agencer votre activité sur l’outil collaboratif. L’avantage d’Acollab est que tous les fichiers sont classés et rangés par projet ou par équipe. En effet, Acollab est composé de plusieurs espaces collaboratifs. Ainsi, vous pouvez créer un espace collaboratif par projet, un espace pour le service comptabilité ou encore un espace pour l’ensemble de l’entreprise.

Je vous conseille d’adopter un outil collaboratif avec au moins un espace commun à toute la société. En effet, à l’heure actuelle, les services sont cloisonnés et la plupart des collaborateurs n’ont pas accès aux informations facilement. Cela permet donc d’optimiser vos échanges internes puisque chaque collaborateur retrouve très rapidement les fichiers liés à son projet, à son équipe ou à la société.