Pourquoi adopter un logiciel de GED ?

 
Avec la transformation digitale, il devient nécessaire d’adopter un logiciel de GED au sein de son organisation. Tout d’abord, qu’est-ce qu’un logiciel de GED ? GED signifie gestion électronique de documents. Un tel logiciel permet d’organiser et de partager les informations de toute origine au sein d’une entreprise.

Certaines agences accompagnent les entreprises dans leur transformation digitale et notamment dans le choix de leur logiciel de GED, afin que celles-ci soient plus organisées, gagnent du temps et soient plus productives.
En effet, le stockage et le partage de documents sont devenus incontournables pour ces entreprises. Ces pratiques concernent tout type d’entreprise : des startups, des grands groupes, des PME, des associations, ou même des collectivités. Des millions de documents sont partagés chaque année entre des entreprises et leurs clients, ou, par exemple, au sein même d’une organisation.

Ainsi, petit à petit, les entreprises se dirigent vers la digitalisation de leurs documents, et donc vers la recherche d’un outil de GED. En effet, il devient essentiel de conserver tous ses documents dans le temps, de pouvoir les consulter à n’importe quel moment et de les partager facilement. Il est également nécessaire de pouvoir les retrouver très rapidement, via un moteur de recherche adapté.
De plus, instaurer un tel logiciel permet d’optimiser son ROI rapidement puisqu’il apporte des gains considérables aux entreprises. En effet, ce logiciel leur permet de diminuer voire de supprimer les flux manuels de documents et les coûts en traitements. Il permet également de réduire les erreurs et les pertes de données.
 

Quelles sont les différentes fonctions d’un logiciel de GED ?

Dématérialisation

Fini d’entasser tous ces documents papiers sur votre bureau, dans vos tiroirs et vos placards. Désormais, il est nécessaire de numériser tous vos documents papier et de gagner de la place. Par exemple, toutes vos factures ou vos bons de livraison peuvent être désormais accessibles en quelques clics.

Centralisation

Un logiciel de GED permet de centraliser tous vos documents de façon sécurisée : ceux-ci sont regroupés sur une seule plateforme. Toute la mémoire de l’entreprise est concentrée dans ce logiciel de gestion documentaire. Ces documents peuvent être de tout type : des documents scannés, des pièces jointes d’email, des documents words, des plans, des images, des vidéos etc. Par exemple, un chef de projet peut centraliser tous les documents d’un projet au sein d’un même dossier : le cahier des charges, le devis, la charte graphique, les compte-rendu de réunions etc.

En somme, un tel logiciel permet de limiter la circulation des documents papier, qui peuvent être facilement perdus et compliqués à retrouver. Certains permettent également de limiter la multiplication des documents avec un système de gestion des versions permettant de garder un historique.

Organisation

Ce logiciel va vous aider à adopter une organisation logique et pertinente de vos documents. En effet, après avoir centralisé tous vos documents, il est nécessaire de définir votre nouvelle organisation, qui rendra la recherche des utilisateurs intuitive.

Selon votre organisation, vous pouvez classer les fichiers par dossier, par projet, par client, par typologie de documents. Ainsi, l’information dans votre entreprise est structurée. Vos collaborateurs, vos clients ou vous-même retrouvez très facilement n’importe quel fichier, grâce à une organisation commune à toute l’entreprise.
Par ailleurs, la plupart des logiciels proposent une barre de recherche afin de retrouver vos documents plus facilement au sein de votre arborescence. Vous pouvez également faire des recherches par mots-clés via un système de tags.

Partage

 

 
Un logiciel de gestion documentaire vous permet de partager en temps réel vos différents fichiers, en un clic, avec vos clients, vos partenaires ou vos collègues.

D’un côté, vous pouvez partager vos documents avec votre groupe de travail (constitué de collaborateurs, clients, prestataires etc), via un espace dédié. Les utilisateurs de cet espace accèdent facilement à n’importe quelle donnée que vous leur avez partagé. Dans cette nouvelle ère, la collaboration sur des documents n’est pas toujours simple. Un logiciel de gestion documentaire (GED) facilite alors le travail entre différents intervenants, qui travaillent généralement à distance.

D’un autre côté, vous pouvez partagez de façon ponctuelle des documents avec des personnes invitées, qui ne verront que les fichiers partagés, et non tous les répertoires de l’espace dédié au projet. Ils n’auront pas non plus accès à la modification, ni au système de partage.
Selon le logiciel, attribuez des droits spécifiques par dossier, par espace de travail, par fichier …
En résumé, un logiciel de gestion documentaire vous permet de contrôler le cycle de vie de vos documents. En effet, vous disposez d’un réel suivi de la création de vos documents, de leur modification, de leur archivage et de leur partage.

Accès à distance

Vos collaborateurs en télétravail, les nomades, vos clients, ou encore votre comptable a accès aux informations auxquelles ils ont droit. Avec un simple login et un mot de passe, accédez à un espace avec tous vos documents de travail, peu importe où vous vous situez. Un logiciel de GED permet en effet de rendre les documents disponibles à tous vos collaborateurs, selon les droits attribués, et favorise la mobilité.

Gestion des droits

Les administrateurs décident des personnes ayant accès aux dossiers et aux fichiers contenus dans le logiciel de gestion documentaire. Ils différencient généralement les utilisateurs avec des rôles différents, selon si la personne est un collaborateur, un client, ou un prestataire.
 

Quels sont les avantages des logiciels de GED ?

 

 
Avoir un logiciel de GED au sein de son entreprise a plusieurs avantages :

Favoriser le partage de ressources

Un logiciel de gestion documentaire va favoriser le partage de ressources au sein d’une même entreprise. Souvent, un responsable imprime un document en plusieurs exemplaires : un pour chaque collaborateur. Un logiciel de GED vous permet de partager l’information beaucoup plus facilement, sans imprimer de multiples documents. La communication est alors plus fluide, que ce soit en interne ou avec des personnes extérieures.

Faciliter le quotidien

Vous facilitez votre quotidien mais aussi celui de vos collaborateurs puisque tous les documents sont centralisés et accessibles en quelques clics. De plus, lors de l’arrivée d’un nouveau participant au projet, ce dernier a accès à tout l’historique, aux fichiers et aux échanges du projet en question.

Gagner du temps

En effet, la moitié des collaborateurs perdent du temps lors de la recherche d’informations. Cette tâche sans aucune valeur ajoutée est enfin supprimée grâce au logiciel de ged. Fini les journées où il vous faut plusieurs dizaines de minutes pour retrouver un document. Votre client vous a envoyé un document avec les nouvelles fonctionnalités à intégrer et vous ne savez plus où vous l’avez rangé ? Retrouvez-le facilement au sein de votre logiciel de gestion documentaire par une arborescence fluide et organisée. De plus, cet outil est très pratique car chaque action se fait en quelques clics : ajout d’un document, déplacement d’un fichier dans un autre répertoire, partage d’une image avec votre client..
 

 

Améliorer les performances

Un tel logiciel permet de se concentrer sur son coeur de métier. En effet, vous ne perdez plus de temps à rechercher des documents et vous permettez à vos collaborateurs de se consacrer à l’essentiel. Ils sont alors plus performants, avec un esprit occupé aux tâches ayant plus de valeur ajoutée. De plus, cela permet de faire des économies puisque les organisations réduisent notamment leur consommation de papier, gagnent du temps pour travailler plus activement sur les projets.

Améliorer l’image

La centralisation des documents favorise votre réactivité auprès de vos clients. Tout est beaucoup plus clair pour ces derniers.

Sécuriser les données

Un logiciel de GED réduit le risque de fuite d’informations. Les logiciels proposent des droits d’accès pour limiter l’accès aux documents par des personnes tierces. Attention à la sécurité et à l’hébergement des données lorsque vous choisirez un logiciel de GED !
 

Comment choisir son logiciel de GED ?

 

 
Tout d’abord, évaluez votre besoin afin de choisir un logiciel adapté à votre organisation :
 

• Souhaitez-vous seulement stocker vos documents ?
• Souhaitez-vous que l’outil vous permette de partager vos documents avec des personnes extérieures ?
• Où souhaitez-vous que les données soient hébergées ?
• Souhaitez-vous adopter un logiciel clé en main ? L’intégration d’un tel outil est-il faisable dans votre environnement ?

 
Il existe des dizaines de questions selon l’utilisation du logiciel. Vous devez avoir les réponses à toutes ces questions pour choisir le bon outil.

Ensuite, vous pouvez définir en équipe l’arborescence du projet :
 

• Quelles sont les différentes rubriques à créer ?
• Qui sont les personnes qui auront les droits d’accès à chaque projet, ou à chaque répertoire ?
• Qui sont les administrateurs ?

 
Puis, je vous conseille de vous diriger vers un logiciel simple d’utilisation. Certains logiciels nécessitent une intégration complexe, d’autres un certain niveau en informatique. D’autres, au contraire, sont très intuitifs et se prennent en main très facilement. Par ailleurs, vos équipes préféreront un outil facile à utiliser pour ne pas trop changer leurs habitudes et apprendre de nouveaux process. L’outil devra être compréhensible par tous.
 

 
Choisissez ainsi une solution intuitive, ergonomique, sécurisée et efficace pour gérer tout type de documents (visuels, devis, contrats, documents pdf, documentation technique etc).
Il existe des outils de gestion documentaire spécifiques. Un logiciel de GED peut également être déjà intégré dans un outil collaboratif complet, offrant plus de fonctionnalités pour les utilisateurs. Choisissez celui qui correspond le plus à vos besoins.
 

Qu’est-ce qu’Acollab ?

 
Il s’agit d’une plateforme collaborative, qui propose notamment un logiciel de GED, très simple d’utilisation. Les données sont sécurisées et hébergées en France.
Cet outil vous permet de bénéficier de tous les avantages préalablement expliqués. Il offre les fonctionnalités les plus recherchées. En voici quelques-unes :
 

Stockage sécurisé de vos documents

Cet outil permet de stocker vos fichiers en ligne de façon sécurisée. Vous pouvez créer une arborescence de dossiers afin de rendre le classement de vos documents plus intuitif. Chacun a accès immédiatement aux documents grâce à cette arborescence. Cela évite les aller-retour par email pour la modification ou la validation d’un document. De plus, ce stockage est complètement sécurisé puisqu’un système de gestion des droits permet le contrôle d’accès aux informations. On peut attribuer des droits par dossier ou encore par espace dédié au projet. Chaque utilisateur peut, en fonction des droits accordés, accéder, télécharger et supprimer des documents. Les données sont sécurisées et hébergées en France.

Gestion des versions

Ce logiciel vous permet non seulement d’accéder à vos documents, mais également de gérez automatiquement les différentes versions. Vous accédez facilement à l’historique des modifications. Vous pouvez restaurer facilement une ancienne version. Afin d’éviter la création de nouvelles versions sur un de vos fichiers, Acollab vous offre la possibilité de verrouiller ces derniers.
La traçabilité du traitement des dossiers est complète !

Système de commentaires et de tags sur tous vos documents

De plus, Acollab vous donne la possibilité d’ajouter des commentaires pour faciliter les échanges entre tous les participants. Par ailleurs, vous pouvez utiliser le système de tags pour classer et retrouver tous vos fichiers.

Possibilité de créer des documents textes et tableurs partagés

Sur Acollab, il est en effet possible de créer des documents textes et tableurs partagés, c’est-à-dire des documents éditables par plusieurs en même temps. Votre équipe peut ainsi construire et enrichir un document ensemble et en temps réel. Très pratique pour les comptes-rendus de réunion par exemple !

Recherche de documents

Acollab dispose d’une barre de recherche afin de retrouver n’importe quel fichier. Cette notion de recherche est essentielle car elle qui permet de gagner du temps pour tous ses utilisateurs. Vous pouvez ainsi retrouver un document par son titre. Vous pouvez aussi le retrouver par son contenu, c’est-à-dire le texte qu’il contient. Acollab vous permet également de rechercher vos documents par les commentaires associés.
Pour finir, accédez à différentes vues de vos fichiers : vue par liste, ou vue par image. Cette dernière permet de visualiser les vignettes des images.

Partage de vos fichiers

 

 
Partagez vos fichiers, vos images, vos pdf à vos clients ou encore vos partenaires si ces derniers n’ont pas accès à votre compte Acollab. Avec cette plateforme, ce partage se fait très facilement, de façon fluide et sécurisée.

De plus, vous avez la possibilité de partager chaque dossier avec un mot de passe, renforçant la sécurité des données.

Vous avez également la possibilité d’ajouter une date de validité pour le lien de partage. Ainsi, si vous souhaitez que votre client ait accès au document seulement 7 jours, vous pouvez le préciser lors du partage. A partir de 7 jours, votre client ne pourra plus visualiser votre document.
Acollab vous permet d’améliorer votre réactivité vis-à-vis de vos clients, en facilitant le travail de groupe.

Système de notifications

Pour finir, Acollab vous permet d’être notifié pour chaque nouvelle action. Par exemple, recevez une notification en cas d’ajout d’un document ou encore, lors de la création d’un commentaire. Vous assurez alors un réel suivi de votre activité et une meilleure productivité.

Acollab, spécialisé dans le travail collaboratif, facilite l’organisation et le travail des collaborateurs. Cet outil vous assure un meilleur accès à l’information. Il assure aussi une meilleure traçabilité de toutes vos données désormais centralisées au sein d’un même outil.

Au sein d’Acollab il existe d’autres outils collaboratifs, développés par Akelio, qui viennent compléter cet outil de gestion documentaire : un outil de gestion de projet, un outil de suivi des temps et des dépenses ou encore un agenda partagé. Acollab regroupe également des outils de communication (chat, messages, forums) et un système de sondage. Pour finir Acollab se dote d’un véritable système de notifications, générant une alerte pour chaque action.
Si vous souhaitez échanger sur votre besoin en logiciel de GED, n’hésitez-pas à nous contacter.