Comment intégrer facilement un nouveau collaborateur ? - Acollab
 

Comment intégrer facilement un nouveau collaborateur ?

Comment intégrer facilement un nouveau collaborateur ?

 
La phase d’intégration d’un nouveau collaborateur est la dernière étape du processus de recrutement. Elle est très importante pour mettre à l’aise votre nouvelle recrue. En effet, ce collaborateur doit intégrer une équipe existante, mais aussi s’imprégner de la culture d’entreprise et se plonger rapidement dans tous les projets en cours. Cette étape dure souvent du premier jour de son arrivée à la fin de sa période d’essai.

Elle est primordiale, surtout lorsqu’on connaît l’importance du bien-être au travail. En effet, il n’est pas rare de voir des salariés ne pas donner suite à leur période d’essai au vu de leur mauvaise intégration. Il est donc essentiel de fidéliser votre nouvel arrivant dès son premier jour, surtout si ce salarié a été compliqué à recruter !

Alors comment intégrer facilement un nouveau collaborateur ?
 

Préparer son arrivée

 
intégrer un nouveau collaborateur
 
Tout d’abord, un des premiers points à ne pas omettre est bien évidemment d’annoncer son arrivée à l’équipe interne. Organisez une réunion pour annoncer l’arrivée de ce nouveau collaborateur, en précisant son nom, sa date d’arrivée et son poste. Donnez plus d’informations à ceux qui seront amenés à travailler avec lui, pour qu’il n’y ait pas de surprise le jour de son arrivée. Il n’y a rien de plus frustrant que d’arriver dans une équipe qui n’est pas au courant de votre embauche ! Communiquez les bonnes informations auprès de votre équipe qui sera prête à l’accueillir comme il se doit.

Vous pouvez également communiquer cette information auprès de vos clients ou partenaires par exemple.

Ensuite, vous pouvez préparer son poste de travail, avec tout le matériel nécessaire selon le poste occupé : ordinateur, téléphone, badge d’entrée, une adresse email dédiée, un carnet… Vous pouvez également lui préparer plusieurs documents d’arrivée. Faites en sorte que le collaborateur soit bien accueilli, dans un espace complet et propre.

Evidemment, lors de son arrivée, présentez-lui l’équipe et faites-lui visiter les locaux. Il prendra connaissance des différentes lieux : salles de réunions, lieux de travail, salle de repos etc.
 

Lui assigner un tuteur

 
Ensuite, je vous conseille d’assigner un tuteur à chaque nouvel arrivant. En effet, il est plus simple pour une nouvelle personne d’avoir un tuteur attitré. Il saura vers qui se diriger instinctivement en cas de questions ou de doutes. Cela encourage le salarié à faire part de ses problématiques ou interrogations. La personne référente pourra le renseigner sur l’environnement de travail, les habitudes de l’équipe ou pour toute question technique. Ce référent accompagne le nouveau collaborateur jusqu’à ce qu’il soit opérationnel et apte à travailler en toute autonomie. Le salarié se sentira plus en confiance et plus à l’aise rapidement s’il se sent accompagne et épaulé les premiers mois de son embauche.

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Petit conseil : choisissez une personne volontaire ! Un tuteur doit avoir envie d’accompagner un nouvel arrivant et doit être assez disponible pour répondre à ses questions. Choisissez quelqu’un qui est à l’écoute, il sera ainsi plus à même de guider le nouvel arrivant et d’écouter les questions de ce dernier. Choisissez également un collaborateur qui a assez d’ancienneté pour expliquer plus facilement le fonctionnement de l’entreprise.
 

Prévoir des points réguliers

 
N’hésitez-pas à organiser quelques échanges avec le nouvel arrivant pour connaître ses ressentis, savoir s’il lui manque certaines choses… Il n’est pas toujours facile pour un nouvel arrivant de poser ses questions. En effet, certains n’osent pas interroger l’équipe !

Lui assigner un tuteur et organiser des points avec lui permettra à votre recrue de s’ouvrir plus aisément.

Par ailleurs, il est important pour vous de rester disponible, ouvert et à l’écoute. Cela incitera votre nouveau collègue à aller vers vous.

Vous pouvez aussi profiter de son regard neuf pour lui faire remplir un rapport d’étonnement. Ce rapport permet de recueillir ses avis, positifs ou négatifs, ses impressions sur le fonctionnement de l’entreprise, les process etc. N’hésitez-pas à lui indiquer l’importance de son honnêteté : ses réelles impressions vous permettront de voir les faits sous un angle nouveau et de repérer certains axes d’amélioration. Il est vrai que lorsqu’on a la tête dans le guidon, on ne voit plus les failles qui nous entourent ! Prendre un peu de recul avec l’aide de quelqu’un ne fait jamais de mal.
 

mettre en place la plateforme collaborative Acollab

 

Impliquer le nouveau collaborateur dans les projets en cours

 
Impliquer votre nouvelle recrue dans les projets lui permettra de se sentir utile à l’entreprise, et de prendre ses marques rapidement. Il s’agit également d’une marque de confiance non négligeable pour intégrer facilement un nouveau collaborateur !

Pour cela, l’idéal est d’avoir un outil collaboratif dans l’entreprise, où tous les projets sont renseignés, détaillés et organisés. Vous pouvez parcourir l’outil avec le nouveau salarié, mais si l’outil est intuitif, comme Acollab, le salarié saura se débrouiller facilement.

Une plateforme collaborative permet d’avoir toutes les informations sur les projets en cours :
 

  • Les tâches en cours de réalisation
  • Les tâches à traiter
  • Les documents liés aux projets : cahier des charges, charte graphique, devis…
  • Les échanges entre le client et l’équipe

 


 
Tout est consigné pour faciliter l’arrivée d’un nouveau collaborateur.

Une plateforme permet de regrouper les informations des projets, mais pas seulement ! En effet, le nouveau collaborateur peut également retrouver des espaces de travail dédiés aux différentes équipes : un espace pour l’équipe marketing, un espace pour l’équipe technique, un autre pour l’équipe commerciale etc. Au sein de chaque espace, on y retrouve tous les outils qui facilitent le travail en équipe et améliorent la productivité :

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  • Un agenda partagé pour noter tous les événements et rendez-vous de l’équipe
  • Un outil de gestion de projet pour lister les tâches à réaliser en interne
  • Des outils de communication pour échanger entre collaborateurs
  • Un outil de suivi des temps et des dépenses pour connaître la rentabilité des projets : cet outil permet de noter le temps passé sur chaque tâche ou sur chaque projet au global. Ainsi, vous connaissez le temps passé réel. Si vous avez noté le temps estimé du projet, vous vous rendrez vite compte s’il y a des écarts, et si oui, sur quelles tâches.
  • Une gestion de fichiers pour stocker et partager les fichiers au sein de l’équipe

 
Un outil collaboratif permet une meilleure cohésion, mais surtout une meilleure efficacité de travail.

En conclusion, le nouvel arrivant a toutes les informations nécessaires pour se lancer dans le grand bain !