Comment Acollab facilite la
collaboration au sein d’une collectivité territoriale ?
Avec ses 88 000 habitants et ses 11 communes, la communauté d’agglomération Creil Sud Oise (ACSO) doit faire face à des défis collaboratifs importants. Entre mutualisation des services, gestion de projets transversaux et besoin de fluidifier la communication, la collectivité a choisi Acollab pour simplifier son organisation et renforcer la coopération entre ses équipes.
Un service informatique mutualisé pour une organisation complexe
Le service informatique mutualisé de Creil Sud Oise est au cœur du fonctionnement digital de la collectivité. Ce service ne se limite pas à l’agglomération : il englobe les 5 communes, l’office de tourisme et gère un parc informatique bien plus vaste que celui d’une agglomération classique.
Concrètement :
- 10 agents informatiques, dont 6 opérationnels
- Une multitude d’applications à administrer, couvrant surtout deux grands champs de compétences : l’agglomération et les communes.
Les missions de la collectivité couvrent les compétences classiques : environnement, habitat, patrimoine, ce qui implique une gestion quotidienne de projets diversifiés.
Un besoin fort : un outil collaboratif simple et convivial
Avant Acollab, les équipes utilisaient principalement :
- Des répertoires partagés sur Windows, organisés en arborescence
- Des fichiers Excel partagés
- L’e-mail comme principal canal d’échange
Problème ?
- Un manque d’interactivité et d’échanges en temps réel
- Peu de visibilité sur l’avancement des projets
- Difficulté à identifier la bonne version d’un document
L’objectif était clair : trouver une plateforme user-friendly, plus moderne et plus engageante, capable de :
- Mettre en commun le quotidien et les agendas
- Centraliser les projets et suivre leur avancement
- Mutualiser la veille documentaire
- Faciliter l’animation de dispositifs (partage d’idées, coordination interservices)
Un exemple concret : la gestion des déchets par le service environnement nécessite une mutualisation des bibliothèques de ressources et une gestion de projet partagée.
Pourquoi Acollab ?
Creil Sud Oise a trouvé dans Acollab la réponse à ses enjeux de mutualisation et de collaboration. Depuis le déploiement de la solution, plusieurs directions ont adopté la plateforme, notamment la direction de la culture, qui l’utilise pour piloter son projet manga de A à Z grâce au Kanban Acollab.
Les fonctionnalités clés utilisées :
- Partage documentaire simplifié, avec versioning intégré
- Gestion de projet visuelle, avec colonnes et étiquettes colorées pour suivre les étapes
- Espaces de discussion pour chaque projet
- Agenda partagé pour coordonner les équipes
Aujourd’hui, l’outil est utilisé par différents services pour faciliter les échanges, donner de la visibilité sur l’avancement des tâches et affecter clairement les responsabilités.
Les bénéfices constatés
- Plus de fluidité dans les échanges entre services
- Visibilité accrue sur les projets et leurs étapes
- Collaboration renforcée, avec une meilleure implication des équipes
- Mutualisation efficace des informations et des ressources
Avec Acollab, Creil Sud Oise a franchi un cap dans la digitalisation de ses pratiques collaboratives, en offrant à ses équipes un espace convivial, intuitif et sécurisé.