Encourager le partage de connaissances entre collaborateurs

 
Le partage de connaissances entre salariés est un atout pour toute entreprise souhaitant préserver son savoir, sa culture et assurer la pérennité de ses compétences.

Le savoir d’une entreprise regroupe l’ensemble des compétences et des connaissances des collaborateurs. Le savoir correspond également aux valeurs, aux process, à la maitrise des différents logiciels, aux habitudes de travail et à la culture de l’entreprise.

Le partage du savoir permet à l’entreprise d’être plus productive, et surtout, de préserver ses compétences.

Mais encourager le partage de connaissances entre collaborateurs, c’est aussi :
 

• Simplifier la prise de décision qui est souvent plus rapide lorsque le partage de connaissances est valorisé dans l’entreprise
• Encourager les échanges entre collaborateurs
• Casser les silos entre les différents pôles
• Pallier le manque de compétences
• Améliorer la compétitivité de l’entreprise et les performances des collaborateurs
• Gagner du temps en évitant de repartir toujours de 0 alors que l’information ou le support ont déjà été créé

 
Partager ses compétences semble simple. Cependant, les entreprises font souvent face à un manque de motivation ou encore à un manque de temps. Certains salariés peuvent également avoir l’impression qu’il faut faire beaucoup d’efforts.

Je vous partage ici quelques solutions simples pour favoriser le partage de connaissances entre collaborateurs.
 

Encourager des brainstormings sur des sujets précis

Proposer des brainstormings régulièrement sur une thématique précise permet à chacun de s’exprimer sur le sujet et d’évoquer ses connaissances.

Chaque collaborateur acquière de nouvelles connaissances sur le sujet en échangeant avec les autres. Par exemple, un de vos collaborateurs peut expliquer sa méthode pour stimuler sa créativité. Sa méthode peut servir à d’autres pôles de l’entreprise.

Toutes les bonnes pratiques peuvent être regroupées au sein d’un même document pour être consultable à tout moment : des idées, des astuces, des erreurs à ne pas commettre etc. Il est indispensable d’encourager ses collaborateurs à discuter entre eux et à se donner des conseils. C’est en travaillant ensemble que chacun pourra développer ses compétences et son efficacité.

C’est d’ailleurs souvent lors de brainstorming qu’on se rend compte qu’il existe déjà des supports ou des contenus créés par d’autres collaborateurs qu’on peut ré-utiliser. Ce partage de connaissances et d’outils est un vrai gain de temps pour tous.
 

Inciter vos collaborateurs à former les autres

 
Lors de réunions, si vous relevez qu’un des collaborateurs est expert sur un sujet précis, vous pouvez l’inviter à former toute l’équipe. Par exemple, si celui-ci maitrise l’utilisation d’un outil qui améliore le travail de l’équipe, vous pouvez lui proposer de le présenter à tout le monde pendant une demi-journée. Cet outil pourra devenir un outil de référence au sein de l’entreprise.

Également, incitez vos collaborateurs seniors à former les autres salariés en développant des systèmes de tutorat par exemple. En effet, le partage de connaissances se fait généralement des collaborateurs seniors vers des profils plus juniors.

Ils peuvent transmettre leurs compétences métier mais pas seulement. Ils peuvent également transmettre leurs compétences stratégiques, leurs connaissances de l’entreprise (les clients, les valeurs…) ou des astuces personnelles qu’aucun salarié ne détient. Transmettre la culture d’entreprise favorise et pérennise le sentiment d’appartenance à l’entreprise.
 

 
Un collaborateur qui part à la retraite équivaut à une compétence qui disparaît dans l’entreprise. Ainsi, un système de tutorat permettra de faciliter la transmission des compétences et surtout, que celles-ci restent dans l’entreprise au moment où les profils seniors partiront. Vous évitez ainsi la perte des compétences au sein de votre entreprise.

De plus, faire appel aux seniors est avantageux pour tout le monde. En effet, encourager le partage de connaissances entre collaborateurs a plusieurs avantages :
 

• Les seniors apprécient et se sentent valorisés lorsqu’ils partagent leurs expériences et leurs savoirs
• Les juniors reçoivent des conseils « sur-mesure » de la part de leurs collègues (contrairement à un formateur externe) et améliorent leurs compétences
• La direction économise de l’argent et conserve son capital savoir.

Partager son savoir via un outil collaboratif

 
Les outils collaboratifs ne manquent pas pour faciliter le partage d’informations. Lorsqu’un salarié met en place un process, l’idéal est de lui proposer de réaliser un tutoriel ou d’écrire une fiche pratique sur le sujet. Vous pouvez ainsi le partager sur une plateforme collaborative pour transmettre ce process aux autres collaborateurs.

Également, lorsque quelqu’un créé un support de communication par exemple, il peut l’ajouter sur ce type d’outil pour le rendre accessible à tout le monde. Cela évite aux autres de perdre du temps en créant de nouveau ce support déjà existant.

Ce type d’outils permet de créer une mémoire collective, en centralisant toutes les connaissances sur un projet ou les bonnes pratiques relevées lors de ce projet. Selon les droits d’accès de vos collaborateurs, chaque salarié de l’entreprise (ou du projet) peut accéder à tous les documents récapitulant le savoir-faire acquis.

Vous pouvez utiliser Acollab par exemple, qui permet de centraliser les documents, les informations et les connaissances de l’entreprise. Cette base de connaissances mise à disposition des salariés ne pourra que les faire évoluer !
 

Favoriser la culture du partage de connaissances

Pour finir, le plus important est de favoriser cette culture du partage de connaissances. Vos collaborateurs seront plus enclins à transmettre, mais aussi à recevoir ! Pour cela, c’est à vous de donner l’exemple, par votre attitude et par les méthodes que vous mettez en place. En effet, partager ses connaissances n’est pas toujours le cœur de métier de vos collaborateurs. Il n’est pas toujours évident pour eux de le mettre en pratique : cela peut apparaître comme un travail en plus ou encore une perte de temps. Pour y pallier, vous pouvez par exemple inscrire le partage de connaissances sur la fiche de poste de vos collaborateurs. Vous pouvez en parler aussi lors des réunions, pour rappeler que le partage de connaissances est fortement apprécié.

Pour favoriser cette culture, vous pouvez demander à vos collaborateurs de se fixer un ou deux objectifs de développement de compétences dans l’année. Cela les incitera à se tourner vers leurs collègues, pour enrichir leurs connaissances.

Vous pouvez également mettre en place des réunions dédiées aux retours d’expériences, facilitant l’échange de bonnes pratiques. Les erreurs des collaborateurs sont également source d’apprentissage pour leurs collègues ! Pour ce type de réunion, je vous conseille d’inviter un nombre de collaborateurs limité.

Enfin, n’oubliez-pas de favoriser le travail en équipe. Travailler en petit groupe permet de voir comment les autres travaillent et de bénéficier d’astuces dans leur travail quotidien. Cela leur permettra d’apprendre en permanence.

En somme, encourager le partage de connaissances entre collaborateurs est un levier de croissance indispensable pour consolider le capital savoir d’une entreprise. Encouragez vos collaborateurs à développer cette culture du partage des connaissances. Ils seront ainsi, plus épanouis, plus compétents et valorisés.