Les fonctionnalités cachées de
l’outil collaboratif Acollab
Les fonctionnalités cachées de l’outil collaboratif Acollab
Acollab est une plateforme de collaboration en ligne conçue pour faciliter la gestion de projet, la communication et le partage d’informations au sein des équipes. Bien que de nombreux utilisateurs soient familiers avec ses principales fonctionnalités telles que la gestion des tâches, l’agenda partagé, le partage de fichiers et les discussions en groupe, Acollab recèle également des fonctionnalités moins connues mais tout aussi puissantes. Dans cet article, nous explorerons en profondeur ces fonctionnalités cachées d’Acollab que vous devriez connaître pour tirer le meilleur parti de cette plateforme et améliorer la collaboration au sein de votre équipe.
1. Intégration avec Google Drive
Dans la gestion de fichiers, vous pouvez stocker et partager des fichiers avec les autres membres de votre espace. Vous pouvez également connecter votre compte Google Drive à Acollab.
En connectant Acollab avec votre compte Google Drive, vous centraliser tous les documents importants sur Acollab. Tous les fichiers sont accessibles au même endroit, ce qui évite les pertes de temps en recherche de fichiers. Les membres de votre espace collaboratif peuvent facilement accéder et modifier les documents stockés sur Google Drive sans quitter l’interface d’Acollab. Evidemment, il faut bien donner des droits d’accès sur votre compte Google, comme des droits d’écriture, pour permettre aux autres utilisateurs de modifier les documents partagés.
Cette fonction permet de conserver toutes les ressources documentaires dans un seul endroit centralisé, facilitant ainsi l’accès et la collaboration.
2. Gestion avancée des droits d'accès
Une des fonctionnalités cachées de l’outil collaboratif Acollab est la gestion avancée des droits d’accès. Elle permet de définir précisément qui peut voir, modifier ou administrer chaque espace, mais aussi chaque module de chaque espace. En effet, au sein de chaque espace, vous avez accès à différents modules :
- L’agenda partagé
- L’outil de gestion de projet
- Le forum
- Le tableau kanban
- La messagerie collaborative
- Et bien d’autres !
Vous donnez tout d’abord accès à un espace, et au sein de cet espace, les droits d’accès peuvent varier selon les modules. Par exemple, certaines personnes peuvent avoir accès en lecture seule à certains projets tandis que d’autres peuvent avoir des droits de modification complets.
Pour aller, encore plus loin, vous pouvez affiner les droits d’accès par répertoire de fichiers. En effet, certains peuvent avoir seulement un rôle de lecteur sur certains répertoires, voire ne pas y avoir accès. Cette gestion des droits d’accès est essentielle pour la sécurité des informations sensibles. En effet, elle garantit que chaque utilisateur n’a accès qu’aux informations pertinentes à son rôle, réduisant ainsi les risques de divulgation de données sensibles.
3. Les statistiques
Les statistiques permettent de suivre les actions effectuées par les utilisateurs sur la plateforme. Vous pouvez, par exemple, voir qui a modifié le statut d’un document, qui a apporté une nouvelle version du fichier et quand ces actions ont eu lieu.
Cela permet de solliciter l’utilisateur ayant réalisé les modifications, en cas de question.
4. Outil de co-édition de document
Acollab offre la possibilité de co-éditer un document en temps réel, qui va au-delà des fonctionnalités de base de partage de fichiers.
En effet, les utilisateurs peuvent co-éditer des documents en temps réel, ce qui est particulièrement utile pour les sessions de brainstorming ou les projets nécessitant des contributions de plusieurs membres de l’équipe. Chaque modification est enregistrée automatiquement, et les utilisateurs peuvent voir en direct les modifications apportées par leurs collègues.
5. Personnalisation de l'interface utilisateur
Une autre fonctionnalité souvent négligée est la capacité de personnaliser l’interface utilisateur d’Acollab pour mieux répondre aux attentes de chacun. Vous pouvez :
- Modifier le logo et l’image sur la page d’authentification
- Modifier le logo présent sur votre espace collaboratif
- Changer le thème de chaque espace
- Modifier la couleur de l’espace
- etc
Cette fonctionnalité permet de rendre l’expérience utilisateur plus agréable et adaptée aux préférences personnelles.
6. La gestion des favoris
Une fonctionnalité très peu connue des utilisateurs : la gestion des favoris !
En effet, sur Acollab, vous pouvez ajouter une tâche, un fichier et même un message en favoris. Ces derniers apparaissent alors sur votre tableau de bord personnel. Il s’agit d’une fonctionnalité peu connue, mais qui permet d’accéder à vos informations très rapidement.
7. Applications mobiles
Acollab propose des applications mobiles pour iOS et Android, permettant aux utilisateurs de rester connectés et de gérer leurs tâches et projets en déplacement. Les fonctionnalités mobiles incluent l’agenda partagé, la gestion de projet et même la messagerie collaborative. Encore une des fonctionnalités cachées de l’outil collaboratif Acollab que peu d’utilisateurs connait !
8. Développement sur-mesure
Enfin, tous nos utilisateurs ne le savent pas mais l’équipe technique d’Acollab, qui fait partie de l’agence Akelio, réalise régulièrement des développements sur-mesure. Cela peut être un logiciel de gestion ou une application mobile, mais cela peut également être une plateforme collaborative totalement sur-mesure, qui correspond à votre corps de métier.
Egalement, Acollab réalise des petites évolutions au cours de l’année directement sur l’outil collaboratif Acollab, selon les demandes clients. En effet, il peut vous manquer une fonction essentielle à votre activité, que l’équipe technique peut développer facilement. N’hésitez-pas à lui en faire part, cela peut enrichir l’outil ! Vous pouvez également réserver un créneau pour une démonstration de l’outil !
Conclusion
Acollab est une plateforme de collaboration puissante et polyvalente qui va bien au-delà de ses fonctionnalités de base. En explorant et en tirant parti des fonctionnalités cachées d’Acollab, les équipes peuvent améliorer leur efficacité et optimiser leurs processus de travail. Que ce soit par la gestion avancée des droits d’accès, la personnalisation de l’interface ou le développement sur-mesure, Acollab offre une multitude de possibilités pour améliorer la collaboration et la productivité des équipes. En découvrant et en exploitant ces fonctionnalités, les utilisateurs peuvent maximiser les avantages de cette plateforme et atteindre de nouveaux niveaux de performance.