Quelles sont les fonctions indispensables d’une GED pour une agence ?

 
Vous ne retrouvez pas l’email de votre client contenant la dernière version du logo ? Vous souhaitez partager des fichiers volumineux en tout sécurité ? Il est peut-être temps d’adopter un logiciel de gestion documentaire (GED) pour vous organiser.

Certaines plateformes collaboratives intègrent des logiciels de GED, dans le but de faciliter le travail en équipe. Par exemple, les chefs de projet utilisent fréquemment ce type d’outil dans leur relation quotidienne avec leurs clients. En effet, ils peuvent gérer leur projet de A à Z sur une seule et même plateforme, partagée avec leurs clients. Généralement une plateforme collaborative comprend :

• unagenda partagé qui répertorie les différentes réunions, points hebdo…
• un outil de gestion de projet qui liste les différentes tâches du projet et permet de suivre les temps passés sur chaque projet.
• des outils de communication comme une messagerie et un chat, permettent de communiquer et d’avoir les informations essentielles très rapidement. Ces outils permettent d’être plus réactif, et surtout de lier ces échanges à chaque projet afin de retrouver n’importe quelle information facilement.
• et un outil de GED pour le stockage et le partage de documents afin de centraliser tous vos documents sur une seule et même plateforme.

 

Ce logiciel de gestion documentaire est primordial dans toute agence, que ce soit des agences de communication, évènementielles ou encore de conseil. En effet, les agences fonctionnent généralement en mode projet. Les chefs de projets, leurs collaborateurs et leurs clients échangent des données et des fichiers en permanence.
Comment choisir un bon logiciel de gestion documentaire ? Pour cela, faites attention aux fonctionnalités qui le composent. Voici, selon moi, les plus importantes :
 

Centralisation des informations en fonction de chaque projet

 
Pour retrouver facilement tous les documents pour chacun de vos projets ou clients, il vous faut un outil permettant de lier vos documents et images à chaque projet client. Chacun de vos clients mérite son espace collaboratif pour suivre son projet et retrouver ses fichiers. Vous pouvez également donner accès à vos partenaires. Chaque utilisateur peut ainsi accéder aux documents que vous acceptez de partager et peut ajouter des commentaires, créant un fil de discussion autour de ces fichiers. Par exemple, si votre prestataire ajoute un document pdf sur la stratégie à adopter pour la rentrée, vous pouvez directement annoter le document avec vos impressions ou vos retours.

Un logiciel de GED vous permet également de stocker et de partager tous vos documents sur une seule et même plateforme. Vos clients peuvent déposer leurs chartes graphiques, les devis signés et les différents contenus sur cette plateforme. De votre côté, vous pouvez également déposer les compte-rendu de réunion ou les devis de location, afin que les clients y aient accès en quelques clics. Vous pouvez également avoir un espace dédié aux collaborateurs pour y stocker tous les documents internes.

Le quotidien d’un chef de projet étant très animé, vous devez gagner du temps sur vos tâches quotidiennes, à faible valeur ajoutée. Pour cela, un logiciel de gestion documentaire doit disposer d’un système de recherche précis pour faciliter votre quotidien.
 

 

Partage des documents en tout sécurité

 
Si vous travaillez via une plateforme collaborative comme Acollab, votre équipe et vos clients peuvent avoir accès directement aux dossiers et documents. Mais vous pouvez avoir besoin de partager des fichiers avec des personnes de façon ponctuelle, tels que vos partenaires. En plus de stocker vos documents, Acollab vous permet de partager facilement vos fichiers de manière ponctuelle avec les personnes n’ayant pas accès à la plateforme.

Vous préférez partager vos fichiers avec un mot de passe ? Sachez que certains outils, pour plus de sécurité, proposent de partager des fichiers avec mot de passe. Ainsi, seuls les destinataires qui détiennent ces mots de passe pourront y accéder.
Vous pouvez également ajouter une date de fin de validité au partage de vos documents. En effet, si vous souhaitez que votre comptable ait accès à votre document jusqu’à la fin du mois seulement, sélectionnez cette date lors du partage. Ce document ne sera alors plus accessible à la fin du mois.
 

Gestion des versions automatique

 
Certains outils, comme Acollab, permettent une gestion des versions automatique. Modifiez votre document et ajoutez-le de nouveau sur Acollab : une version 2 sera automatiquement ajoutée. Evidemment, retrouvez toutes les anciennes versions en un clic, et téléchargez-les de nouveau si besoin !
 

Edition de documents en ligne

 
Sur Acollab, vous pouvez créer des documents partagés avec plusieurs de vos collaborateurs. Cela permet de construire un document à plusieurs, en même temps : gain de temps et productivité pour votre équipe !
 

La possibilité d’ajouter des commentaires aux fichiers

 

Afin de garder une trace de tous les retours de vos clients, un système de commentaire peut s’avérer très pratique. En effet, certains outils de gestion documentaire permettent à leurs utilisateurs de commenter les fichiers téléchargés sur la plateforme. Par exemple, si vous envoyez une création graphique à votre client via la plateforme, celui-ci peut directement la valider par un commentaire. Il peut également exposer ses retours, dont vous aurez la trace. Plus besoin de s’échanger des dizaines de mails, des fichiers excels pour suivre les modifications ou d’avoir un outil spécifique aux retours clients… tout est consigné au sein du même outil !
 

 
Autre exemple, très répandu en agence web : vos clients vous envoient leur logo en format jpg. Vous avez besoin du format png ? Glissez-leur un commentaire sur le fichier, pour leur demander de l’ajouter sur la plateforme. Pour finir, après l’ajout du compte-rendu de la réunion d’hier, vos clients pourront ajouter des points importants que vous auriez omis. La relation avec vos clients est beaucoup plus fluide et transparente, tout est centralisé et vos clients sont satisfaits !
 

Des notifications adaptées

 
Lorsque vous faites partie d’un projet, vous pouvez choisir d’être notifié lors de l’ajout d’un document sur la plateforme par un de vos clients ou collaborateurs. Cela permet à votre équipe d’être plus productive, et surtout plus réactive pour faire avancer le projet. Vous pouvez aussi être notifié en cas de suppression d’évènements ou d’ajout de commentaires aux fichiers que vous suivez.
Chacun a évidemment la main et peut activer les notifications dont il a besoin, afin d’éviter d’être trop pollué.

En somme, choisissez un outil complet, qui permet une traçabilité de votre activité et qui rendra vote travail beaucoup plus fluide. Les fonctionnalités citées sont, à mon sens, essentielles pour faciliter le quotidien des équipes de travail. Ces logiciels de gestion documentaire ne sont évidemment pas utilisés seulement par les chefs de projet. Toute personne travaillant régulièrement avec des clients, ou ayant besoin d’échanger des documents avec quiconque peut utiliser cet outil. N’hésitez-pas à les tester pour trouver celui adapté à vos besoins. Vous pouvez dès à présent tester Acollab pendant 30 jours sans engagement. Cet outil, développé par l’éditeur de logiciels Akelio, comprend toutes les fonctionnalités citées et en développe d’autres régulièrement, selon vos demandes ! N’hésitez-pas à nous contacter pour une démonstration gratuite.