Syndicats de copropriété : comment simplifier la gestion de vos immeubles ?

 
Comment simplifier la gestion de vos immeubles ? Vous avez des dizaines, voire des centaines d’immeubles à gérer ?

Difficile de vous organiser avec tous ces immeubles à suivre. Des outils collaboratifs ont vu le jour afin de vous aider dans votre organisation et dans le suivi des vos projets. Ils permettent également une meilleure circulation de l’information avec les copropriétaires et une transparence de celle-ci.

En effet, il est temps pour vous de gérer votre copropriété à l’aide d’une plateforme collaborative pour syndic. Leur simplicité d’utilisation les rend accessibles aux plus novices. La plupart des outils vous permettent d’y accéder en ligne, de chez vous. A l’ère du télétravail, c’est plus qu’un avantage !
 

 
Quelles sont les principaux bénéfices que vous tirez d’un outil collaboratif ?
 

Un outil de gestion de projet pour organiser vos tâches

 
Une plateforme collaborative pour syndicats de copropriété vous permet de gérer tous vos projets et tâches immobilières. Un vrai outil pour piloter votre quotidien : gérez les demandes faites en AG, pendant les réunions, le suivi des sinistres… centralisez et suivez l’avancement de toutes les demandes !

Par exemple, sur Acollab, la gestion de projet est très visuelle. Vous repérez en un coup d’œil les tâches que votre équipe n’a pas commencées, les tâches en cours et les tâches à vérifier.

Vous pouvez par exemple constater un matin que la tâche « Contrôle de l’interphone » n’a pas été commencée, et que la tâche « fuite de l’appartement B» a été terminée. Lorsque vous terminez vos tâches, vous pouvez les archiver pour en garder la trace.

Acollab vous permet de créer autant d’espaces collaboratifs que vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez créer :
 

• un espace par immeuble
• mais aussi un espace dédié aux demandes faites en AG
• un espace dédié aux réunions et à leur suivi

 
Comment simplifier la gestion de vos immeubles ? Vous pouvez également créer d’autres espaces en fonction de vos besoins et un espace virtuel interne à votre syndic.

Vous organisez ainsi tout le travail de l’équipe et surtout, vous suivez de plus près l’avancée de toutes les tâches, vous permettant d’anticiper tous les retards potentiels.
 

Gestion de votre équipe

 

 
Un outil collaboratif vous permet de tout centraliser et de suivre les tâches de toute votre équipe. Vous visualisez en un coup d’œil l’avancée du travail et facilitez l’arrivée de nouveaux collaborateurs. Vous pouvez communiquer avec eux directement sur la plateforme, si par exemple une tâche n’est toujours pas finie ou si votre collaborateur a des questions ou des points bloquants.

Votre équipe a accès à toutes les tâches en temps réel et peut ainsi les traiter facilement. Tout est centralisé, ce qui facilite leur travail quotidien. Des outils de communication sont également mis à leur disposition pour qu’ils puissent échanger avec leurs collaborateurs.
 

Un outil collaboratif pour gagner du temps

 
Comment simplifier la gestion de vos immeubles ? Les outils collaboratifs intègrent plusieurs fonctionnalités pour vous faire gagner en temps et en productivité.

L’outil de gestion de projet

Comme décrit plus haut, l’outil de gestion de projet vous permet d’organiser tout votre travail et de suivre l’avancée des tâches très facilement : suivi des sinistres, des travaux…
Vous y gérez toutes les tâches, les attribuez aux personnes concernées, indiquez les dates limites à laquelle doivent être gérées les tâches… Egalement, il est possible d’identifier les immeubles ou les appartements par des codes couleurs que vous personnalisez.

Vous avez une vision d’ensemble sur toute l’avancée du projet et des tâches !
Par ailleurs, vous recevez une notification lorsqu’une nouvelle tâche vous a été assignée, ou lorsqu’une tâche se termine bientôt. Vous pouvez choisir vos propres alertes en fonction de vos préférences.

Le partage de fichiers

Au sein d’outil collaboratifs, vous retrouvez souvent un outil de gestion documentaire, permettant de stocker et de partager des fichiers entre le syndic et les copropriétaires.

Des droits d’accès très fin vous permettent de gérer la confidentialité de certains répertoires. Certaines personnes peuvent ne pas y avoir accès tandis que d’autres personnes peuvent avoir un accès « lecteur » par exemple.

Vous pouvez y stocker des documents modèles, les plans des immeubles, les procès-verbaux de toutes les assemblées générales, ou encore les numéros d’urgence. Vous pouvez également lier des fichiers à vos tâches, aux événements, ou même aux messages.
 

 

Les outils de communication

Au sein d’Acollab, qui a été développé par Akelio, vous avez plusieurs options pour communiquer :
 

• Le système de commentaires qui est attaché à la gestion de projet. Ainsi, chacun peut ajouter un commentaire ou poser une question facilement. Tous les échanges sont centralisés autour de la tâche en question, facilitant le travail et l’organisation. Vous retrouvez également un système de commentaires au sein de l’agenda partagé ou de l’outil de gestion documentaire.
• Le chat en ligne, vous permettant d’échanger des messages en direct avec un membre de votre équipe. Vous pouvez également constituer des salons d’échanges, vous permettant d’envoyer un message directement à toute l’équipe.
• La messagerie liée à un espace virtuel, permettant de publier des messages importants sur un projet de façon générale. Cette messagerie remplace généralement les emails. Elle permet de retrouver plus facilement les informations qui sont classées par espace.

L’agenda partagé

Les outils collaboratifs contiennent généralement un agenda partagé, vous permettant de gérez les différentes réunions des projets, de l’Assemblée Générale etc. Vous pouvez y inviter des participants et le connecter à votre Google Agenda.

Vous pouvez attacher des fichiers, comme le compte-rendu de réunion, et ajouter des commentaires à chaque événement. L’agenda partagé vous permet d’orchestrer correctement vos réunions et vos rendez-vous !

D’autres modules sont également accessibles comme le système de sondages. Celui-ci peut se révéler intéressant pour, par exemple, interroger les copropriétaires sur leur préférence pour la couleur de la peinture de la cage d’escalier. En effet, vous pouvez lancer différents sondages à tous les utilisateurs de l’outil collaboratif.

En somme, si vous vous demandez comment simplifier la gestion de vos immeubles ? La réponse est : utiliser une plateforme collaborative ! Elle vous permett d’organiser votre travail, de suivre l’avancée des tâches, de faciliter les échanges avec les copropriétaires et de centraliser toutes les informations au même endroit.

Si vous le souhaitez, vous pouvez planifier une démonstration directement en ligne. N’hésitez-pas à contacter l’équipe Acollab pour poser vos questions et tester la plateforme gratuitement.