Pourquoi adopter
une plateforme collaborative ?
Vous passez une grande partie de votre semaine à sauter d’un outil à l’autre pour faire avancer vos projets ou vos activités ? Votre équipe utilise un agenda séparé, un outil de gestion de projet ailleurs, et vous cherchez encore une solution de GED sécurisée ? Il est peut-être temps de penser à une plateforme collaborative complète.
Le mode de travail a profondément évolué. Aujourd’hui, que vous soyez en télétravail, en interaction avec des clients ou des prestataires à distance, ou que vous gériez une équipe sur site, vos pratiques exigent une organisation renouvelée. Vous devez partager l’information en temps réel, être plus réactif, et surtout, améliorer votre productivité – que vous soyez une PME ou une collectivité.
On voit fleurir des outils très spécialisés : gestion de projet, messagerie, partage de documents… Certaines plateformes vont plus loin et regroupent tous ces services. L’information circule plus vite, les équipes collaborent mieux, et chaque jour de travail devient plus efficace : ce sont les plateformes collaboratives complètes !
Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?
Une plateforme collaborative est un espace de travail virtuel mutualisé entre plusieurs utilisateurs : membres de votre équipe, clients ou prestataires. Elle permet de centraliser des modules comme la gestion de projet, les communications internes, la gestion de fichiers, les agendas de chacun etc.
Autrement dit, c’est un lieu où chacun avance dans la même direction, avec les mêmes repères, les mêmes données, mises à jour en temps réel. Vous gagnez en clarté, vous réduisez les pertes d’information, et vous facilitez la coordination.
Quelles sont les fonctionnalités les plus utiles d'un outil collaboratif ?
Voici les modules qu’on retrouve le plus souvent… et qui font vraiment la différence :
Outil de gestion de projet
Tout d’abord, on commence avec l’outil de gestion de projet, qui est souvent la pièce maîtresse. Ajouter des objectifs, définir des jalons, assigner des tâches à votre équipe avec des dates d’échéances : c’est son objectif ! Faciliter la communication avec des étiquettes et des commentaires, visualiser l’avancement via des diagrammes de Gantt ou même des tableaux Kanban… Tout cela aide à anticiper les obstacles et à piloter les projets en temps réel.
Outil de suivi des temps et des dépenses
Certaines plateformes permettent à chaque utilisateur de chronométrer son activité par tâche ou projet. Chaque collaborateur peut également enregistrer les temps qu’il a passé pour chaque projet à la fin de la journée, de la semaine ou du mois. Les administrateurs reçoivent une vue synthétique, graphique, et détaillée du temps investi. Ces données permettent non seulement de mesurer la rentabilité, mais aussi d’améliorer la gestion interne. En effet, l’administrateur peut, dans la plupart des cas, exporter les données de chaque projet de façon très détaillée (temps passé par projet, temps passé par collaborateur, temps passé par tâche etc).
Logiciel de GED
Ensuite, stocker en toute sécurité vos fichiers – images, PDF, documents, vidéos -, les classer, les partager, tout cela avec des droits adaptés est essentiel. L’idéal : travailler à plusieurs sur un même fichier sans multiplier les versions obsolètes. Tournez-vous vers un outil dont l’utilisation est fluide : glisser/déposer, ajout rapide, filtres…
Outils de communication
Puis, certaines plateformes proposent divers outils de communication pour faciliter les échanges entre les individus. Chat, forums internes, messagerie collaborative : ces moyens remplacent progressivement les chaînes interminables d’emails. Chaque nouveau membre peut reprendre le fil des échanges facilement, ce qui évite les pertes de temps. Chaque message peut être alimenté par les participants autorisés, créant un véritable fil de discussion.
Agenda partagé
Ensuite, il existe l’agenda partagé. Un agenda commun permet d’anticiper les disponibilités, d’éviter les conflits horaires, et d’avoir une vision claire du calendrier collectif. Sur un outil collaboratif, il est possible de créer de multiples agendas, dédiés aux différents collaborateurs, aux projets et même à la gestion de ressources ! Cet outil est très pertinent pour une meilleure organisation de travail et pour un suivi des évènements de l’équipe.
Wiki collaboratif
De plus, le wiki collaboratif existe sur certaines plateformes. Il s’agit d’un espace pour documenter, partager des procédures, des idées, des réflexions stratégiques. Fini les fichiers anciens, les versions obsolètes. Le wiki se met à jour, s’améliore avec la participation de tous, et devient une source fiable pour toute l’équipe.
Il permet de mettre en commun vos connaissances, vos idées pour faire avancer le travail et résoudre des problématiques. Toute l’équipe peut améliorer et enrichir ces pages web. En effet, certains peuvent poser leurs idées, donner leurs avis sur des documents et d’autres… les organiser. Laissez les belles plumes terminer la rédaction des documents et retrouvez toutes vos pages mises à jour en temps réel. Ce wiki rend le travail à distance plus simple et intuitif.
Sondage
Après ces outils, vient le sondage. L’avis collectif renforce l’engagement. Parfois sous-estimés, les sondages internes sont très utiles pour recueillir l’avis des équipes ou des clients. Choix de couleur, validation d’un texte, décisions rapides… laissez les choisir une ou plusieurs propositions et consultez les statistiques en un clic.
Gestion des droits
Pour finir, la gestion des droits. Essentiel quand vous voulez séparer ce que voit un collaborateur, ce que voit un client ou un prestataire. Pouvoir définir précisément qui accède à quoi, avec quelles permissions, garantit la sécurité et l’organisation. Les droits peuvent généralement se définir au niveau de chaque espace/projet et au niveau de chaque fonctionnalité (agenda, fichier, projet…). En effet, vous pouvez donner accès au suivi des tâches à un de vos clients, mais pas au planning de cet espace de travail. Chaque utilisateur accède aux espaces de travail qui lui ont été partagés.
Système de notifications
Être alerté au bon moment – nouvelle tâche, document ajouté, échéance proche – mais sans être bombardé de messages inutiles. Les notifications personnalisables permettent de rester concentré sur l’essentiel.
Centralisation d’outils partagés
Le vrai bénéfice d’une plateforme collaborative, c’est de regrouper tous ces outils (gestion de projet, GED, agenda, communication, etc.) en un seul lieu. Vous pouvez créer autant d’espaces de travail que vous le souhaitez : un par projet, par client, par équipe… Chaque espace rassemble tous les éléments utiles : documents, discussions, tâches, agenda.
Ainsi, tous les participants accèdent aux informations pertinentes : ils voient les documents rattachés au projet, suivent l’avancement des tâches, participent aux échanges via chat ou forum, et consultent les événements partagés selon leurs droits. N’hésitez-pas à tester une plateforme collaborative avec votre équipe.
Les différentes utilisations d'une plateforme collaborative
L’espace de travail peut être utilisé pour chaque projet / client, au sein d’une même équipe, ou encore de façon personnelle. Voici quelques cas d’usage selon votre contexte :
En mode projet
Tout d’abord, pour gérer des projets externes ou internes, avec des jalons, des responsables, des échéances et des documents partagés, utiliser un tel outil permet surtout de suivre l’avancée des projets.
Vous serez aussi à même d’utiliser l’outil de timetracking afin de suivre la rentabilité de chaque projet. Egalement, le module fichiers sera également très utile pour retrouver et échanger des fichiers en tout sécurité avec tous les participants des projets. Enfin, les outils de communication vous permettront d’échanger plus facilement avec tout le monde, afin de faire avancer les projets.
Utilisation en interne
En interne, utilisez la plateforme collaborative pour stocker les politiques internes, les procédures, les entreprises de tous les jours. Utiliser la plateforme pour gérer les agendas d’équipe, partager des documents internes ou collaborer autour d’un wiki.
Utilisation personnelle
Enfin, chacun peut organiser ses tâches, enregistrer des idées, utiliser l’agenda pour avoir une visibilité sur les engagements à venir… Initialiser des projets personnels, des check-lists, etc.
Qui peut l’utiliser ?
Des TPE aux collectivités, en passant par les startups
- Les TPE / PME qui veulent structurer leur travail sans multiplier les logiciels.
- Les associations, les collectivités ayant besoin d’espaces partagés au sein de leur organisation ou avec des partenaires extérieurs. Partage de documents, événements prévus, communication d’informations importantes, avancée des projets… tout est nécessaire !
- Les startups ayant besoin de centraliser tous leurs fichiers (démarches, design, prospection etc) mais aussi ayant besoin d’une vue d’ensemble sur les prochaines étapes de leur activité. Un tel outil leur permet également de se professionnaliser dès le démarrage.
Des agences en mode projet aux grands groupes
- Les entreprises travaillant en mode projet peuvent utiliser l’agenda partagé pour programmer leurs réunions clients, ajouter des des comptes-rendus et des guides utilisateurs pour leurs clients. A travers le logiciel de GED, elles peuvent également partager les cahiers des charges, devis, planning, mais aussi les design avec leurs clients. Enfin, grâce à l’outil de gestion de projet, elles visualisent de façon globale l’avancée de leurs projets (objectifs, jalons, tâches, responsable de chaque tâche, avancée, date d’échéance etc).
- Les grands groupes qui ont besoin de faciliter les échanges entre toutes les entités dispersées sur le territoire et de concentrer les connaissances des collaborateurs. Un outil collaboratif permet à ces derniers de diffuser l’information au sein du groupe et surtout de gagner un temps précieux pour gagner en productivité.
- Les entreprises pratiquant le télétravail ou le nomadisme ont également besoin de cet outil indispensable. La GED leur permet par exemple de stocker et partager en toute sécurité des fichiers avec leurs collègues. La gestion de projet, quant à elle, permet à leurs clients de suivre leurs projets et concernant la messagerie… son utilisation est évidente
En somme, tout organisation peut utiliser ce genre de plateforme : TPE, PME, ETI, agences, groupes, startups, associations etc.
Pourquoi adopter une plateforme collaborative ?
Adopter une plateforme collaborative, c’est :
- Gagner un temps précieux chaque jour.
- Centraliser tous vos outils pour ne plus passer d’un outil à un autre.
- Rassembler toutes les informations par projet, activité ou client.
- Améliorer la communication entre vos équipes.
- Un meilleur suivi projet.
- Offrir un bon accueil aux nouveaux arrivants : accès facilité à l’historique, aux discussions, aux documents déjà produits.
- Être plus réactif grâce à un système de notifications pertinent.
- Améliorer la productivité globale.
Utilisées par de plus en plus d’équipes, les plateformes collaboratives ne sont plus une option : elles sont essentielles pour travailler mieux, plus fluide et plus sereinement. Bien sûr, elles ne remplacent pas les relations humaines et les échanges directs, mais elles les complètent efficacement.
Pourquoi choisir la plateforme Acollab ?
Une plateforme collaborative complète
Acollab fait partie des plateformes de collaboration les plus complètes du marché. Idéale pour les TPE et PME, elle regroupe toutes les fonctionnalités décrites plus haut : création d’espaces partagés, gestion de projet, suivi des temps, GED, agenda partagé, tableau Kanban, messagerie, wiki, forums et sondages.
Ses tableaux de bord, personnalisables selon vos usages, vous permettent d’avoir une vue synthétique de votre activité : agenda, tâches, fichiers récents… vous choisissez ce qui compte pour vous.
Le système de gestion des droits très fin d’Acollab vous permet de définir avec précision qui accède à quel espace ou quelle fonctionnalité (collaborateur, client, prestataire). Il garantit clarté et sécurité.
Pour finir, Acollab vous laisse décider des notifications que vous souhaitez recevoir : ajout de contenu, suppression d’événements, attribution de tâche… un paramétrage adapté à vos préférences pour rester informé sans être submergé.
Une plateforme sécurisée et sur-mesure
Acollab a été conçu par l’agence Akelio pour répondre aux besoins réels des équipes de travail. Besoin d’une solution clé en main ou sur-mesure ? Acollab sait s’adapter à vos exigences métiers, vos données sont hébergées en France pour la sécurité, et nous offrons un support réactif, humain et à votre écoute.
Vous bénéficiez d’un mois d’essai gratuit, sans engagement et sans avoir besoin de renseigner votre carte bancaire. Profitez d’un support réactif pour répondre à toutes vos questions, d’une FAQ à votre disposition sur le site, et d’une démonstration gratuite en prenant contact avec l’équipe !
Si vous souhaitez échanger sur votre besoin en plateforme collaborative, n’hésitez-pas à nous contacter.