Choisir un outil pour centraliser les documents de ses clients

 
Il existe de plus en plus d’outils pour centraliser les documents de ses clients, les données de ses collaborateurs voire ses propres fichiers. L’intérêt de la centralisation des données est de regrouper toutes vos informations au même endroit pour gagner du temps et en efficacité. Tous les fichiers présents sur tous vos supports d’informations sont centralisés au même endroit.

Des outils permettent également de partager des fichiers à d’autres personnes. En effet, l’envoi de fichiers par email est parfois compliqué à cause du poids du fichier : les messageries électroniques limitent la taille des fichiers envoyés.

Attention, il faut faire la différence entre une solution de partage de fichiers pour une utilisation personnelle et une solution à utiliser en entreprise. Dans tous les cas, le partage de fichiers peut poser des problèmes de sécurité puisque vous donnez accès à des informations pouvant être sensibles.

 

Utilisation grand public

 
Une solution de partage de fichiers pour une utilisation personnelle est généralement gratuite. La sécurité n’est pas un critère très important pour les particuliers, qui recherchent avant tout un outil pour partager rapidement et facilement des documents ou des photos.

Pour répondre à ce besoin, il existe différentes solutions gratuites.

Dropbox

Dropbox est un outil permettant de stocker des photos, des vidéos et des documents. Vous pouvez partager des fichiers volumineux en ligne avec des particuliers n’ayant pas de compte.

WeTransfer

Wetransfer est très utilisé par les particuliers pour partager des fichiers lourds gratuitement (jusqu’à 2 Go). Votre destinataire reçoit une notification pour télécharger votre fichier. L’utilisation est assez simple, vous avez simplement à sélectionner le fichier à envoyer et à renseigner l’adresse de messagerie du destinataire.

Google Drive

Google drive est une interface qui héberge vos fichiers en ligne. Elle permet de partager des documents, des photos ou des fichiers excels. En effet, cet outil propose un espace de stockage gratuit et surtout, des droits d’accès par document ou par répertoire.
Vous pouvez partager certains répertoires ou certains fichiers avec d’autres particuliers, en leur attribuant un rôle. Le destinataire pourra lire votre fichier, ajouter des commentaires, voire modifier votre document.

Onedrive

Onedrive vous permet d’accéder à vos documents quand vous le souhaitez. Il permet de stocker et de partager des documents pour consultation ou modification. L’avantage de Onedrive est sa synchronisation avec vos appareils connectés. Vous pouvez également modifier ou commenter des documents.

Il existe plusieurs formules payantes mais la version gratuite vous offre déjà une capacité de stockage de 5 Go.

Attention, ces outils sont généralement utilisés dans un cadre personnel. En effet, dans le cadre professionnel, la confidentialité et la sécurité de vos données sont beaucoup plus importantes.
Il n’est pas rare de voir des entreprises perdre leurs documents lors d’un partage de fichiers en ligne non sécurisé. Pour répondre à ce besoin de sécurité, des outils de gestion documentaire et des outils collaboratifs ont vus le jour.
 

Utilisation professionnelle

 

 
Les plateformes collaboratives s’imposent comme des piliers de la gouvernance de l’information. En effet, elles permettent de travailler, de centraliser et de partager des données entre collaborateurs, avec ses clients et ses partenaires. Vous pouvez y accéder 24h/24. Elles vous permettent d’accéder à l’ensemble des informations de votre équipe ou de votre entreprise, de n’importe où.

Par ailleurs, à l’heure où l’information des différents silos est décloisonnée, les entreprises cherchent à utiliser des outils en SaaS, centralisant toutes leurs données. De tels outils leurs permettent également de structurer leur activité et leurs process, puisque tous les acteurs ont une base de classement commune.

La centralisation de vos données impacte de façon positive l’image de votre entreprise. Tout est organisé, vous êtes plus réactif vis-à-vis de vos clients, et vous gagnez du temps. En effet, la circulation d’information est beaucoup plus fluide ! Un bon outil de centralisation et de partage de documents améliore votre maîtrise de l’information et votre productivité.

Pour centraliser les documents de vos clients et les données de vos collaborateurs, il est préférable d’opter pour une solution sûre.

Acollab

Acollab, développé par l’éditeur Akelio, est une plateforme en ligne répondant à plusieurs usages, et notamment :
 

• Gestion de ses projets via une gestion des tâches
• Organisation de ses rendez-vous via un agenda partagé
• Stockage et partage des données de façon sécurisée via l’outil de gestion documentaire
• Suivi des temps passés sur chaque projet pour connaître la rentabilité de celui-ci

 

 
Par ailleurs, la plateforme dispose de droits d’accès très fins :
 

• Des droits d’accès par espace de travail virtuel
• Des droits d’accès par répertoire de fichier
• Des rôles différents par espace partagé : lecteur, auteur, administrateur

 
Découvrez les tutoriels sur les droits d’accès Acollab en cliquant ici. Acollab est l’outil idéal en cas d’arrivée d’un nouveau collaborateur. Celui-ci est affecté au bon espace, celui de son équipe, ou ajouté aux différents projets auxquels il participe. Il retrouve l’historique des échanges, les fichiers correspondants et les tâches qui lui sont affectées.

Centraliser les documents de ses clients sur une telle interface permet d’organiser son travail et d’être plus efficace. Acollab augmente votre productivité et vous fait gagner un temps précieux !

Par ailleurs, utiliser de multitudes d’outils peut désorganiser l’équipe car les informations sont éparpillées sur diverses plateformes. L’avantage d’une plateforme collaborative est la centralisation de vos dossiers ! La gestion de vos versions est réalisée de façon automatique. Vous pouvez à tout moment récupérer une ancienne version.

La traçabilité du stockage des documents est également l’avantage d’une plateforme collaborative car il n’y a qu’un support. La plateforme précise qui a déposé quelle version, qui ajouté quel commentaire ou qui a supprimé un fichier.