5 outils indispensables en télétravail

5 outils indispensables en télétravail

 
Le télétravail se démocratise de plus en plus. Que ce soit par obligation, comme à cause une grève des transports ou une pandémie, ou que ce soit à l’initiative de l’employeur, de plus en plus d’entreprises se tournent vers le télétravail.
En effet, avec la crise sanitaire actuelle, beaucoup d’entreprises se réorganisent et se tournent vers le télétravail pour maintenir leur activité. L’avantage du télétravail est que vous travaillez dans un endroit propice à la concentration. Cela vous permet de traiter vos tâches beaucoup plus rapidement, sans être dérangé en permanence. Cependant, il est essentiel de garder contact avec votre équipe. Ainsi, que vous soyez habitué à faire du télétravail ou que vous n’ayez jamais télétravaillé, il faut savoir se doter d’un minimum d’outils. En effet, certains sont nécessaires pour garder le contact entre collaborateurs et maintenir la productivité au sein de l’entreprise.
 

 

La visioconférence

 
Tout d’abord, les outils de visioconférence font partie des outils essentiels en télétravail. La visioconférence permet de voir vos collègues et de communiquer avec eux lorsque vous travaillez à distance. Elle remplace généralement les réunions physiques, les rendez-vous commerciaux… Elle permet souvent un partage de votre écran et de celui de vos collègues, permettant d’avancer facilement dans votre travail. La visioconférence donne souvent l’impression d’être au bureau ! Skype est par exemple un très bon outil et gratuit ! Idéalement, essayez d’avoir un casque avec micro, le son sera meilleur.
 

Le partage de fichiers

 
Un outil de partage de fichiers est indispensable lorsque vous travaillez à distance avec votre équipe. En effet, pour continuer de travailler, il est important de partager facilement vos fichiers avec vos collaborateurs. Choisissez un outil en ligne qui permet de centraliser les fichiers de toute l’équipe et de les partager avec des personnes extérieures à votre structure. Chacun peut enrichir la base de documents et accéder aux dossiers selon ses droits d’accès. Les utilisateurs peuvent aussi annoter des documents, mettre à jour leurs statuts… Choisissez un outil, comme Acollab, qui assure la gestion automatique des versions de vos fichiers et qui vous notifie lors d’un nouveau document déposé. En somme, une GED est en effet, indispensable au bon déroulement du télétravail. Elle vous garantit de trouver le document que vous cherchez en quelques clics, et surtout d’avoir la dernière version mise à jour.
 

La messagerie instantanée

 
Evidemment, il est nécessaire de garder le lien avec vos collègues en télétravail, surtout en période de confinement. La messagerie instantanée n’a jamais été aussi utilisée qu’en cette période. Elle remplace l’email pour des échanges directs. Que ce soit pour une question rapide ou une information à communiquer, celle-ci se révèle essentielle en télétravail. Elle favorise l’entraide entre salariés, car beaucoup n’ont pas toutes les connaissances et compétences pour travailler en totale autonomie. La messagerie permettra à votre équipe de se sentir rassurée, et non isolée. En effet, en cette période, le plus important reste la communication. Grâce à Slack ou Acollab, vous pouvez échanger en temps réel avec vos collègues, voire vos clients et vos partenaires, ce qui permet de maintenir l’activité.
 

L’agenda partagé

 

 
Cet outil permet d’organiser des réunions en interne, de rappeler les dates limites de certains projets, d’indiquer les congés des collaborateurs… Tous les collaborateurs ont accès à un ou plusieurs agendas collaboratifs, ce qui permet de garder une certaine organisation et une structure à distance. Cela évite également un flux de messages trop important, puisque chacun connaît le planning des autres. De plus, en tant que manager, partagez votre disponibilité vous permettra de rester proche et à l’écoute de votre équipe.
Avec Acollab, vous pouvez créer plusieurs agendas partagés, avec par exemple, un agenda par équipe. Chaque agenda est cloisonné, vous recevez des rappels pour vos événements, et vous pouvez rendre certains événements confidentiels. Cette fonction de confidentialité vous permet de masquer certains évènements.
 

L’outil de gestion de projet

 
Pour finir, l’outil de gestion de projet, un incontournable dans le travail à distance. Ajoutez toutes les tâches de tous vos projets en cours sur un outil multi-projets. Invitez votre équipe à suivre les projets, afin que tout le monde ait la même visibilité. Si vous choisissez un outil en ligne, comme Acollab, vous pouvez également inviter des personnes extérieures à l’entreprise telles que vos clients ou vos partenaires. Un tel outil multi-projets vous permet de suivre les différents projets cloisonnés, et de rassurer les clients sur l’avancée des projets. Visualiser vos projets sous forme de diagrammes de GANTT pour une meilleure visibilité globale de vos projets. Notifiez les responsables de tâches pour les tenir au courant. Chaque projet se matérialise sous la forme d’un espace de travail. Vous pouvez créer autant d’espaces que vous le souhaitez, vous permettant de créer votre liste de tâches personnelle, pour organiser votre travail.
Monday est également un bon outil de gestion de projet, complet et très visuel. Vous pouvez créer autant de projets que vous le souhaitez. La formule commence à 39€/ mois pour 5 utilisateurs. Le prix évolue par tranche. Celui-ci est un peu plus élevé qu’Acollab, qui est à 5€ / mois / utilisateur pour un abonnement annuel. Les deux outils vous permettent de les tester gratuitement.
 

Une plateforme collaborative

 

 
Acollab est une plateforme collaborative regroupant un outil de gestion de projet, un outil de suivi des temps, un logiciel de gestion documentaire, un agenda partagé, et des outils de communication (chat, message collaborative, sondage, forum). Cet outil intègre également un wiki collaboratif, qui permet de travailler de façon participative sur des pages web. Il permet généralement de capitaliser les bonnes pratiques.
En conclusion, Acollab est un outil très complet qui facilite la collaboration et la communication au sein de l’entreprise. Cette plateforme recréée les équipes virtuellement, maintenant le lien entre tous les collaborateurs. Elle assure votre productivité en période de télétravail et centralise toutes les informations de votre entreprise, vous faisant gagner un temps précieux au quotidien.
Vous pouvez planifier une démonstration gratuite de l’outil et le tester pendant 30 jours, sans engagement. Cette période d’essai vous permet de voir si les différentes fonctionnalités correspondent à votre besoin, et surtout, si l’outil s’intègre bien dans votre entreprise. Il est important que vos collaborateurs utilisent un outil simple et ergonomique.