5 outils pour bien organiser son travail

5 outils pour bien organiser son travail

 
Avec tous les emails qu’on reçoit, les documents qu’on nous envoie, les réunions auxquelles nous sommes conviées, il est nécessaire d’adopter certains outils pour bien organiser son travail et ne pas s’emmêler les pinceaux.

Certains outils fondamentaux permettent de s’organiser et notamment :

  • Un outil de gestion des tâches
  • Un agenda partagé
  • Un outil de gestion documentaire
  • Une messagerie collaborative
  • Un système de sondages

 

Un outil de gestion des tâches

 
gestion de projet

Un outil pour prioriser vos tâches est essentiel. La majorité des salariés éprouve souvent des difficultés à s’organiser ou encore à estimer le temps de chaque tâche.
Je vous conseille de noter toutes les tâches qui vous sont assignées sur un outil, comme Acollab. En chaque début de semaine, en fonction de l’urgence et de l’importance des tâches, choisissez quelles sont celles qui devront être traitées dans la semaine. Vous pouvez par exemple, utiliser un outil de gestion des tâches, type to-do-list.

Sur Acollab, vous pouvez créer plusieurs tableaux. Un tableau peut correspondre à un mini projet ou à une semaine par exemple. Sur chaque tableau, vous ajoutez vos tâches dans la colonne « A faire ». Chaque matin, vous choisissez les trois tâches à traiter, puis les déplacez dans la colonne adéquate pour avoir le suivi de l’avancée de vos tâches. Ainsi, chaque jour, vous connaissez vos objectifs et l’avancée de ceux-ci. Vous pouvez mettre cette liste régulièrement à jour, en fonction de votre rythme de travail.

Selon leur temps estimé, je vous conseille de noter 3 tâches à réaliser chaque matin.
Vous me direz, 3 tâches, c’est peu ! Oui, mais les imprévus représentent environ 1/3 du temps de travail selon le poste que vous occupez. Un client qui rencontre un problème ? Un collaborateur qui a besoin de vous pour une de ses tâches ? Un problème technique à résoudre ? Personne n’échappe à ces petites tâches imprévisibles chaque jour.

L’idéal est d’apprendre à les anticiper, notamment en vous laissant une plage horaire vide sur votre agenda, pour les traiter. Selon la nature de la tâche, vous pouvez également la planifier un peu plus tard dans la semaine, notamment si elle nécessite plusieurs heures de travail. Concernant les demandes de vos collaborateurs, vous pouvez également planifier un créneau spécifique chaque jour consacré à leurs demandes. Idéalement, privilégiez un créneau où vous n’avez pas besoin d’une concentration maximale pour réserver vos pics d’énergie à la réalisation de vos tâches à forte valeur ajoutée.

Selon la matrice d’Eisenhower, vous pouvez classer vos tâches en fonction de leur niveau d’importance et d’urgence, afin de mieux les prioriser. En somme :

  • Vous pouvez réaliser les tâches urgentes et importantes
  • Il est conseillé de déléguer les tâches urgentes et non-importantes
  • Et pour finir, vous pouvez planifier les tâches non urgentes et importantes

 
Surtout, il faut éviter de faire du « multi-tâches », c’est-à-dire, traiter plusieurs tâches en parallèle. En effet, il vaut mieux terminer votre tâche actuelle avant d’en commencer une nouvelle.
 

Un agenda partagé

 
outils pour bien organiser son travail

Entre vos rendez-vous clients, vos réunions, les points réguliers avec vos collaborateurs et les plages horaires que vous souhaitez garder disponibles pour votre travail, vous avez sûrement besoin d’un agenda partagé entre tous vos collaborateurs. En effet, l’agenda partagé fait partie des outils pour bien organiser son travail. Chacun accède aux plages horaires des autres facilement, ce qui facilite l’organisation du travail. Le temps de chacun est précieux, l’essentiel est d’avoir un agenda à jour !

L’agenda partagé permet d’éviter les problèmes d’organisation comme vouloir faire un point avec son manager alors qu’il entame une réunion dans 10 minutes, ou encore de réserver des salles de réunions en ligne, pour anticiper et mener à bien ses rendez-vous clients. Enfin, un calendrier partagé évite les nombreux flux d’emails et améliore la communication entre les pôles de votre société.
 

Un outil de gestion de fichiers

 
Comment retrouver la dernière version d’un fichier facilement ? Comment retrouver ses documents ?

Pour mieux vous organiser, je vous propose de tester un outil de gestion documentaire. Ce type d’outil permet de classer les documents via une arborescence de dossiers. La majorité des outils propose une gestion automatique des versions dès qu’un fichier est ajouté, comme Acollab.
Votre équipe et vous-même retrouvez tous vos fichiers au même endroit, vous permettant de gagner un temps considérable au quotidien. Vous maitrisez mieux l’information et surtout, votre communication est facilitée.

Enfin, le point positif d’un outil de gestion documentaire est la gestion des autorisations par projet et par répertoire de fichiers. Certains salariés seront ainsi autorisés à lire et à télécharger un document, contrairement à d’autres.
 

Une messagerie collaborative

 L’email reste le principal moyen d’échange en entreprise. Cependant, chercher une information dans votre messagerie pêle-mêle est fastidieux. Au contraire, une messagerie collaborative recense tous les messages et informations importantes. Les informations sont organisées et rangées par projet ou par équipe selon vos besoins. Tout le monde accède à la même information en même temps. Vous pouvez retrouver des messages en les filtrant par catégorie ou encore par date de publication.

La messagerie collaborative devient un incontournable pour le travail en équipe, qui prend de plus en plus de place au sein des organisations, dont les services se décloisonnent. Il n’est donc plus possible de se contenter d’une boite mail classique. Il est temps de s’adapter et de mettre vos informations en commun, et surtout, accessibles à tous en temps réel. En somme, une messagerie collaborative fait partie des outils pour bien organiser son travail !
 

transformation digitale

 

Un système de sondages

 
Vous souhaitez organiser une réunion avec les membres de votre équipe mais Eric n’est pas disponible le mardi, tandis que Christine est disponible seulement les après-midis ?
Les sondages entrent petit à petit dans les mœurs. En effet, ils deviennent indispensables à l’organisation d’une entreprise, notamment pour le choix d’une date de réunion.
Les statistiques de réponse sont bien souvent facilement accessibles et très visuelles.
 

Un outil collaboratif

 
L’idéal est de combiner tous ces outils en un seul, afin d’éviter les pertes de temps et surtout, de tout centraliser. En effet, vous organiser les tâches sous forme de to-do-list, vous échangez des fichiers, visualiser les dates importantes des réunions et retrouvez vos messages sur un seul outil. Sur Acollab, créé par Akelio, vous pouvez également discuter via un système de commentaires sur chaque fichier, sur chaque tâche ou encore sur chaque événement.  Ces outils pour bien organiser son travail permettent de fluidifier le travail en équipe.
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter l’interview du créateur de la plateforme collaborative sur BFM Business.