Comprendre la gestion électronique des documents sur Acollab
La gestion électronique des documents (GED) est au cœur de l’efficacité collaborative. Elle permet de centraliser, organiser, sécuriser et partager tous les fichiers d’un projet, en évitant la dispersion des informations et les pertes de temps liées aux échanges par e-mail.
Acollab intègre une GED simple, intuitive et conçue pour répondre aux besoins des équipes de toutes tailles.
La GED dans Acollab vous permet de :
centraliser tous vos fichiers,
les retrouver facilement,
collaborer autour de leur contenu,
garantir la sécurité et la confidentialité des données.
Que vous soyez une petite équipe, une PME, une collectivité ou une association, Acollab vous aide à mettre en place une gestion documentaire claire, fluide et sécurisée.
Voici un aperçu des 3 grandes fonctionnalités disponibles dans notre module de gestion documentaire :
Centralisez vos documents dans un espace sécurisé
Avec Acollab, chaque projet dispose de sa propre arborescence documentaire. Vous pouvez créer des dossiers, sous-dossiers et classer vos fichiers par typologie : comptes rendus, devis, contrats, visuels, rapports, etc.
Suivez l’historique des versions
Vous avez modifié un fichier par erreur ? Pas de panique : Acollab conserve l’historique des versions de vos documents. Vous pouvez revenir à une version précédente en un clic, et garder une trace des évolutions apportées par chaque collaborateur.
C’est un atout précieux pour les équipes qui travaillent sur des documents sensibles ou évolutifs (comme des cahiers des charges, contrats, rapports techniques…).
Collaborez autour des documents
Vous pouvez ajouter des commentaires sur chaque fichier, pour échanger des remarques, poser des questions ou valider un contenu. Fini les longues chaînes d’e-mails : tout se passe directement dans l’espace collaboratif.
Un système de notifications vous alerte en cas de nouveau commentaire ou de mise à jour d’un fichier.
Vous pouvez également éditer un document à plusieurs en même temps via la fonctionnalité de document texte partagé !