Une question sur Acollab ?

Les fonctionnalités de la plateforme collaborative Acollab sont la gestion de projet, l’agenda partagé, la gestion de fichiers, le suivi des temps, le wiki collaboratif, la messagerie, le chat, le sondage, le forum… Retrouvez toutes ces fonctionnalités pour chacun de vos espaces collaboratifs créés.

Aucune installation sur ordinateur, tablette ou téléphone n’est nécessaire. Vous accédez à Acollab depuis votre navigateur Internet (Chrome, Firefox, Safari, Edge).

Il vous faut juste une connexion internet pour accéder à toutes vos données stockées dans Acollab.

Vous avez juste à créer un compte très simplement en une minute chrono !

Oui, Acollab dispose d’applications iOS et Android, pour retrouver vos espaces depuis votre téléphone.

• Télécharger sur l’App Store (iOS)
• Télécharger sur Google Play (Android)

L’ergonomie d’Acollab est faite pour que les utilisateurs puissent l’utiliser sans formation. C’est aussi la force de cet outil, complètement intuitif, y compris pour des novices. De nombreux clients ont des utilisateurs peu habitués à ce type d’application, mais nous n’avons jamais eu à former les utilisateurs de nos clients.

Une aide en ligne vous donne toutes les informations nécessaires pour utiliser Acollab en toute autonomie.

Nous pouvons néanmoins vous faire une démonstration à distance d’une heure environ, pour vous donner une bonne compréhension de l’ensemble des fonctionnalités.

La seule limite de l’essai gratuit est temporelle (30 jours) et le nombre d’utilisateurs, limité à 5. Pendant l’essai, vous avez accès à l’intégralité des fonctions de la plateforme, pour l’utiliser dans des conditions réelles.

L’offre de base est à 5 € HT par mois et par utilisateur. L’abonnement dépend du nombre d’utilisateurs, de la fréquence de facturation (mensuelle ou annuelle) et de l’option Timecollab. Vous pouvez tester gratuitement pendant 30 jours, avec toutes les fonctions.

Retrouvez le détail sur la page Offre et tarifs.

Vous pouvez nous contacter pour tous types de questions (commerciale, technique, sur les fonctionnalités…). Nous vous répondrons et vous accompagnerons dans vos projets si besoin.

Vous pouvez aussi réserver une démonstration personnalisée d’environ une heure, à distance.

Pour vous connecter, vous avez besoin de :

• l’adresse de votre Acollab. Ce lien est personnel et vous sert à vous connecter à chaque fois. Ex : https://votrenomclient.acollab.com/
• vos identifiants : identifiant et mot de passe.

1. Ces informations sont indiquées dans l’email reçu lors de la création de votre compte, intitulé « création de votre compte ». Cliquez sur l’adresse de votre Acollab, renseignez votre identifiant et votre mot de passe.
2. Vous ne retrouvez pas cet email ? Renseignez votre adresse email.

Sur la page d’authentification, cliquez sur le lien « Mot de passe oublié ? » et saisissez votre adresse e-mail. Un e-mail vous sera envoyé pour modifier votre mot de passe.

Après avoir créé votre compte, vous pouvez souscrire à un abonnement directement en ligne : cliquez sur « Administration » dans la colonne de gauche, puis sur « Abonnements ».

Vous choisissez le nombre d’utilisateurs, l’utilisation de l’outil de suivi de temps Timecollab et la fréquence de votre abonnement.

Augmenter le nombre d’utilisateurs
« Administration » > « Abonnements » > « Mettre à jour mon abonnement ».

• Abonnement mensuel : votre prochaine facture est calculée au prorata.
• Abonnement annuel : vous réglez le montant correspondant aux utilisateurs supplémentaires.

Supprimer des utilisateurs
Même chemin : « Administration » > « Abonnements » > « Mettre à jour mon abonnement ».

• Abonnement mensuel : votre prochaine facture est calculée au prorata.
• Abonnement annuel : le montant initial est déjà facturé. À la prochaine facture, vous payez pour le nouveau nombre d’utilisateurs.

Timecollab est l’outil de suivi des temps et des dépenses d’Acollab.

• Pendant l’essai gratuit : l’option est activée. Vous retrouvez « Suivi des temps » en haut à gauche.
• Après l’essai : cochez l’option Timecollab au moment de la souscription (« Administration » > « Abonnements »).

Export : vous pouvez exporter vos fichiers, vos tâches et vos agendas. Chaque message et chaque page du wiki peut aussi être exporté.

Résiliation : envoyez-nous un e-mail depuis votre compte Acollab. Elle est prise en compte immédiatement.

Acollab vous permet de créer autant d’espaces collaboratifs (ou projets) que vous le souhaitez. Un espace peut être créé pour chacune de vos équipes ou groupes de travail, pour chacun de vos projets, ou pour chacun de vos clients.

Dans un espace, vous définissez d’abord les droits d’accès de chaque personne, puis vous configurez les applications que vous souhaitez utiliser (fichiers, messages, projets, agenda, wiki, forum, sondage, suivi de tâches…).

Un espace collaboratif est donc un espace virtuel en ligne dédié à un groupe de personnes, avec différents outils pour la communication, le partage d’informations et la coordination des membres. C’est aussi un outil de traçabilité : chacun peut suivre l’avancée du projet commun.

Le gestionnaire des espaces peut créer un ou plusieurs espaces de travail : cliquez sur « Tous les espaces » > « Créer un espace » en haut à droite. Nommez votre espace et choisissez les applications qui le composeront.

Attention : ne cochez la case « espaces ouverts » que si tous les utilisateurs de votre compte Acollab doivent avoir accès à cet espace. Chacun aura alors la possibilité de s’y inscrire.

Acollab est un extranet collaboratif multi-partenaires, conçu dès le début pour faciliter le travail avec des personnes externes à votre organisation. Vous définissez les droits d’accès au niveau de chaque espace et pour chaque application de cet espace.

Vous pouvez par exemple donner accès à un espace à votre client, uniquement aux applications messages et fichiers.

De nombreuses entreprises créent ainsi un espace dédié à chaque projet client. Toutes les informations du projet sont centralisées, et les notifications par e-mail vous préviennent instantanément quand un client commente ou dépose un fichier. Il en est de même pour lui.

• Administrateur d’un espace : il y en a au moins un par espace, et un utilisateur peut administrer plusieurs espaces. Il gère notifications, applications et droits d’accès de l’espace.
• Gestionnaire de Timecollab : il gère la partie suivi des temps.
• Gestionnaire de l’abonnement : il accède à l’onglet « Abonnement » pour souscrire ou modifier l’abonnement actuel.
• Gestionnaire des utilisateurs : il peut créer, modifier ou supprimer des utilisateurs. Le gestionnaire du compte ou un gestionnaire des utilisateurs lui donne ce rôle en cochant la case « Gestionnaire des utilisateurs » sur son profil.
• Gestionnaire des espaces : il peut créer ou supprimer des espaces. Le gestionnaire du compte ou un gestionnaire des utilisateurs lui donne ce rôle en cochant la case « Gestionnaire des espaces » sur son profil.
• Administrateur / Auteur / Lecteur : dans chaque espace, les utilisateurs ont un rôle par application (Fichiers, Messages, Agenda…), défini par l’administrateur. L’administrateur d’une application a tous les droits. L’auteur a les droits classiques mais pas l’accès à certains paramètres (il ne peut pas créer de statuts de tâches, par exemple). Le lecteur peut lire et commenter.

Vous pouvez gérer les notifications de chaque espace dont vous êtes administrateur.

• Cliquez sur un espace dans la colonne de gauche > « Paramètres » > « Notifications par défaut ». Ces réglages s’appliquent à chaque nouvel utilisateur ajouté. Pour les appliquer aux membres déjà présents, cliquez sur « Appliquer à tous les membres » en bas à droite.
• Pour gérer les notifications par utilisateur : « Notifications des utilisateurs » > choisissez un utilisateur et ses notifications. Cliquez sur « Modifier » en bas à droite pour enregistrer.

Acollab est hébergé par la société OVH dans un centre de données situé en France, sous la réglementation française. Les données sont sécurisées sur un serveur dédié propre à Acollab et à notre société Akelio.

Sur l’icône « Mon Agenda » en haut à gauche, vous retrouvez une vue globale de tous les agendas de tous les espaces.

Oui, dans un sens : de l’agenda Acollab vers votre agenda personnel extérieur. Vos événements Acollab apparaissent dans votre agenda habituel, mais les événements créés dans l’agenda extérieur ne sont pas envoyés vers Acollab.

Si vos projets se ressemblent d’un espace à un autre, vous pouvez copier vos tâches :

1. Cliquez sur « Projet » > « Importer des tâches ».
2. Sélectionnez l’espace où les tâches sont déjà prêtes.

Vous pouvez partager un dossier ou un fichier avec quelqu’un qui n’a pas accès à Acollab : menu déroulant en bout de ligne du répertoire ou du fichier > « Partager » > ajoutez les adresses e-mail des destinataires.

• Pour plus de sécurité, ajoutez un mot de passe d’accès.
• Ajoutez une date de péremption du lien si le fichier ne doit être accessible que temporairement. Si le fichier est accessible jusqu’au 15 du mois, la personne extérieure n’y aura plus accès le 16.

Oui, vous pouvez télécharger vos fichiers et répertoires en masse : cochez les cases à gauche des éléments concernés, puis cliquez sur l’icône « Télécharger » au-dessus. Tout est récupéré dans un dossier zip.