Comment choisir le meilleur outil de gestion de projet ?

 
Comment choisir le meilleur outil de gestion de projet ? Il existe de multiples solutions de gestion de projet sur le marché, qui répondent à des besoins différents, voire parfois à des secteurs d’activité différents. En effet, vous pouvez retrouver un simple outil de gestion des tâches comme un outil de gestion de projet couplé à un outil de gestion des temps. Il existe également plusieurs types d’outils : des logiciels en modes SaaS, des outils métiers, des plateformes collaboratives…
 

Pourquoi utiliser un outil de gestion de projet ?

 
Beaucoup d’entreprises sont amenées à gérer des projets. En effet, celles-ci peuvent être des entreprises :
 

• Dont c’est l’activité principale
• Qui mènent des projets ponctuels comme un projet en événementiel
• Qui réalisent des projets régulièrement en interne
• etc

 

 
Quel que soit votre cas de figure, une gestion de projet reste similaire d’une entreprise à une autre : vous vous retrouvez avec plusieurs étapes et plusieurs tâches qui composent votre projet. Généralement, vous avez un planning à tenir et un budget à respecter. Vous avez tous un objectif à remplir : celui de rendre un projet de qualité.

Pour remplir votre objectif, il est essentiel d’utiliser un outil de gestion de projet pour faciliter votre travail et être plus efficace. Il permet notamment de coordonner vos tâches, de planifier votre travail et de suivre son avancée.

Une solution de gestion de projet vous permet de gagner du temps, de fluidifier le travail et ainsi d’améliorer votre productivité. Votre projet ne pourra que gagner en efficacité.
 

Qui est amené à l’utiliser ?

 
Tout dépend de votre organisation, mais souvent, la personne qui utilise le plus cet outil est le chef de projet. C’est cette personne qui va notamment :
 

• Définir les tâches et les attribuer
• Définir les dates limites de fin de tâche
• Vérifier l’avancement du projet
• Veiller au respect du planning et du budget

 
Ce chef de projet est la personne qui va renseigner toutes les données du projet dans le logiciel de gestion de projet.
 

 
Mais ce n’est pas le seul à l’utiliser. Tous les intervenants au projet sont amenés à l’utiliser pour :
 

• S’informer des tâches à réaliser
• Indiquer les tâches terminées
• Préciser les problèmes rencontrés
• Renseigner les temps passés sur chaque tâche
• Ajouter des livrables aux tâches

 
En bref, le logiciel de gestion de projet est souvent utilisé par tous les acteurs ! Outre le chef de projet et les collaborateurs qui travaillent dessus, selon les outils, vous pouvez également donner accès aux clients et partenaires de votre entreprise. Cela permet une plus grande transparence, puisque tout le monde suit l’avancée du projet en temps réel. L’utilisation d’un tel outil permet également une meilleure circulation de l’information entre collaborateurs mais aussi avec les parties extérieures de l’entreprise.
 

 

Quel est le meilleur outil de gestion de projet ?

 
Le meilleur outil de gestion de projet dépend tout simplement de votre entreprise et de votre besoin. Listez tout d’abord vos besoins et votre budget pour un tel outil.

Quelles sont les fonctionnalités que vous recherchez ?

En effet, tous les outils ne proposent pas les mêmes fonctionnalités. Avez-vous besoin d’un outil de suivi des temps ? Souhaitez-vous joindre des documents à vos tâches ? Avez-vous besoin d’une gestion de projet visuelle ?

Souhaitez-vous avoir un aperçu de votre projet sous forme de diagramme de GANTT ? Quels indicateurs de suivi sont indispensables à votre gestion de projet ?

Posez-vous toutes les questions possibles pour déterminer de façon précise ce dont vous avez besoin. Certains critères seront indispensables pour faciliter votre travail, n’hésitez-pas à les prioriser.
 

 

Quel est votre secteur d’activité ?

Ensuite, si votre secteur d’activité est très spécifique, vous pouvez retrouver un outil de gestion de projet créé spécialement pour votre métier. Il comprend notamment les contraintes et les spécificités liées à votre secteur d’activité. Par exemple, il existe des logiciels de gestion de projet pour agences immobilières, qui permettent de gérer les mandats.

Quel outil adopter ?

Vous avez le choix entre différentes solutions. Des solutions locales ou SaaS. Les solutions locales sont installées sur le serveur de votre entreprise alors que les solutions SaaS sont accessibles sur internet et hébergées chez l’éditeur de la solution. L’avantage du SaaS est que vous pouvez accéder à votre solution depuis n’importe quel appareil, avec des mises à jour prises en charge par l’éditeur. Vous profitez de l’amélioration de l’ergonomie et des fonctionnalités tout au long de votre abonnement.

Concernant le choix de l’outil, Acollab est un logiciel de gestion de projet adapté à beaucoup de structures et de besoins. En effet, il permet de suivre l’avancée de ses projets :
 

• Sous forme de liste
• Avec vue du diagramme de GANTT
• Sous forme plus visuelle avec la vue Kanban (colonnes). Cette vue permet notamment de gérer les projets de façon agile

 

 
Tout d’abord, répartissez les tâches entre vos collaborateurs très facilement, et donnez accès à toutes les parties prenantes du projet. Les droits d’accès sont modulables et très fins sur cet outil.

Ensuite, utiliser le système de commentaires et de codes couleurs.  Ils permettent de fluidifier la communication et de faciliter la gestion de projet.

En un coup d’œil, vous repérez les tâches en retard, les tâches qui ont été terminées par votre équipe et celles qui sont en cours de réalisation.

Le + d’Acollab ? Cet outil se présente sous une forme collaborative : il s’agit d’une plateforme unique, où chaque utilisateur peut :
 

• stocker et partager ses fichiers
• suivre ses rendez-vous via son agenda partagé
• envoyer des messages et publier des commentaires
• être alerté par le système de notifications

 
Il s’agit, en effet, d’un outil complet, centralisant plusieurs fonctionnalités en une.

Enfin, Acollab est un outil français, dont les données sont hébergées en France et avec un support 100% français. L’équipe est très réactive et répond à vos besoins rapidement.
Si vous souhaitez améliorer votre productivité et votre efficacité, un outil comme Acollab est idéal !