Architectes : comment gérer vos projets grâce à un outil collaboratif ?

Architectes : comment gérer vos projets grâce à un outil collaboratif ?

 

Que vous soyez un architecte, une société coopérative spécialisée dans l’habitat, ou un cabinet, vous êtes amené à partager de nombreux fichiers, et à échanger tout le long du projet.

Les logiciels pour réaliser vos maquettes vous permettent d’obtenir des fichiers de taille importante qu’il faut transférer, vous devez suivre des projets pouvant durer plusieurs mois voire plusieurs années.. il est temps d’adopter une plateforme collaborative pour faciliter votre quotidien.

Acollab, une plateforme collaborative, est adapté à plusieurs types et tailles d’entreprises. Elle convient notamment très bien aux TPE et aux PME spécialisées dans l’architecture.

En effet, cet outil collaboratif vous permet de gérer des projets de construction, de rénovation ou encore des projets d’accompagnement. Que vous soyez une agence d’architecture, un architecte indépendant ou une société coopérative spécialisé dans l’habitat, Acollab vous correspond et facilite votre travail au quotidien.
 

Comment gérer vos projets grâce à une plateforme collaborative ?

 

La plupart des plateformes collaboratives fonctionnent par espace de travail cloisonné. Je vous conseille de créer un espace collaboratif pour chacun de vos projets en cours. Que ce soit un projet de conception ou de travaux, vous partagez un espace collaboratif avec vos collaborateurs et vos clients. Vous pouvez également inviter, dans chaque espace, vos partenaires : bureaux d’études, maitrise d’ouvrage, artisans etc.

Au sein de chaque espace (qui correspond à un projet), échangez des informations et des documents sur le projet, commentez les fichiers, partagez un agenda commun…

Ce type d’outil centralise plusieurs outils utiles à la gestion de projets d’un architecte.
 

Le logiciel documentaire pour partager des fichiers

 
Tout d’abord, l’outil de gestion documentaire est primordial dans le domaine de l’architecture. Celui-ci permet de déposer vos fichiers, afin qu’ils soient à disposition de vos clients. Vous pouvez, par exemple, partager vos plans. En effet, créez vos maquettes sur vos logiciels habituels et ajoutez les fichiers IFC sur l’espace partagé avec vos collaborateurs et vos clients. Vos clients peuvent alors visualiser ou télécharger les fichiers, ajouter des commentaires, effectuer des annotations… Vous créez un véritable échange autour de chaque document déposé sur la plateforme. Ainsi, vous disposez d’un réel suivi pour chaque projet, avec tous les échanges centralisés au sein de la même plateforme.
 

La gestion de projet de l’architecte simplifiée

 

En tant qu’architecte, vous pouvez également avoir besoin d’un réel suivi de projet via le module « gestion de projet ». Celui-ci vous permet de lister et de suivre l’avancement des tâches qui constituent votre projet. Classez les par objectif, attribuez le responsable de la tâche, et ajoutez une deadline. Vous pouvez visualiser votre gestion de projet via un diagramme de GANTT afin d’avoir une vue globale.
 

L’agenda partagé

 
L’agenda collaboratif vous permet de noter toutes vos rencontres avec vos clients, vos artisans etc. De plus, si vous êtes une société coopérative habituée à accompagner des groupes d’habitants dans un projet d’habitat participatif, vous pouvez également permettre à ce groupe d’habitant d’utiliser l’agenda partagé. En effet, ce dernier peut souhaiter convertir une pièce de l’immeuble en salle commune. L’agenda permet alors à chaque groupe de planifier l’utilisation de la salle.
 

Une gestion des droits très fine pour l’architecte

 
L’avantage d’Acollab est la gestion des droits fine. L’administrateur décide des personnes ayant accès :

– à l’espace collaboratif, correspondant à un projet

– aux applications de chaque espace collaboratif : agenda partagé, logiciel de GED, gestion de projet, wiki collaboratif … Vous pouvez choisir de masquer certains de ces modules pour certains utilisateurs de votre espace collaboratif.

– aux dossiers de l’espace fichiers : dans l’arborescence des fichiers, l’administrateur peut en effet décider qu’un utilisateur ait accès à un dossier et pas à un autre. Par exemple, votre client peut avoir accès au dossier « plans » mais pas au dossier « visuels ».
 

Le système de notifications

 
L’avantage de certains outils collaboratifs est le système de notifications. En effet, vos partenaires et vos collaborateurs peuvent être avertis dans le cas d’ajout de nouveaux fichiers, de nouveaux commentaires, de nouveaux évènements…
Vous pouvez choisir quelles notifications vous souhaitez recevoir afin de vous concentrer sur votre coeur de métier.
 

Les autres fonctionnalités utiles

 

Tout d’abord, des plateformes collaboratives comme Acollab vous permettent aussi de savoir qui a téléchargé un fichier, qui a supprimé un événement etc. Vous bénéficiez d’une réelle traçabilité.

Cette plateforme collaborative vous permet également de gérer les versions de vos documents. Par exemple, si vous ajoutez un document sur la plateforme, dont le nom existe déjà, une version 2 sera automatiquement créée. Vous aurez alors la possibilité de revenir aux versions précédentes facilement. La sauvegarde de vos fichiers est assurée.

De plus, si vous ne souhaitez pas inviter vos partenaires, comme vos artisans, sur votre espace partagé, vous pouvez tout à fait créer un lien de partage externe. Partager avec des personnes extérieures à l’outil vous permet d’ajouter une date de fin de validité au partage, ainsi qu’un mot de passe. Ceux-ci ont alors accès au fichier partagé, avec vos conditions.

Pour finir, Acollab vous permet d’archiver et de supprimer des projets. Cela permet de ne pas polluer votre compte et de vous focaliser sur vos projets en cours.
 

Les avantages d’une plateforme collaborative pour un architecte

 
– L’utilisation d’une plateforme collaborative vous permet d’avoir une centralisation de tous les documents de vos projets, des échanges, des commentaires…

– Vous gagnez du temps et faites avancer vos projets plus rapidement grâce à un outil moderne et convivial.

– La relation avec votre client et vos artisans est facilitée : vous êtes plus réactif

– Il n’y a aucune installation à faire : Acollab est disponible via internet. Il vous suffit d’avoir un navigateur à jour.

En somme, il est devenu indispensable d’utiliser un outil collaboratif pour suivre vos projets. Acolab a été créée par Akelio, une agence de développement spécialisée dans l’édition de logiciels. L’équipe Acollab vous propose une démonstration gratuite de l’outil afin d’échanger avec vous sur vos besoins, et de vous présenter les fonctionnalités qui vous intéressent. Vous pouvez également bénéficier d’un essai gratuit de la plateforme pendant 30 jours, sans engagement.