Comment éviter la surcharge mentale au travail ?

 
Au fil de la journée, les tâches qui nous incombent ont tendance à s’accumuler et sont souvent traitées rapidement, voire partiellement.

Vous pouvez même repousser certaines tâches au lendemain. Cependant, votre cerveau retient qu’il doit réaliser ces tâches. Il cumule les informations et se rappelle en permanence qu’elles ne sont pas toutes réalisées. Cela s’appelle l’effet Zeigarnik !

L’effet Zeigarnik désigne la charge mentale d’un salarié. Il correspond au fait de se rappeler d’une tâche inachevée et d’oublier celles déjà accomplies.

Cela créé une tension chez le salarié, car il n’y a pas encore de conclusion : la tâche continue d’exister dans son esprit car elle n’est pas complétée. Cela déclenche de l’insatisfaction et sa motivation en pâtit.

Si vous pensez aux multiples projets en cours de réalisation, c’est que vous subissez l’effet Zeigarnik !
 

 

Les conséquences de cette surcharge mentale

 
La surcharge mentale peut engendrer une certaine angoisse au travail : vous pensez sans arrêt à la réalisation de vos tâches en cours ! Surtout que généralement, ces dernières s’accumulent chaque jour.

Par ailleurs, la surcharge mentale au travail peut entraîner de la procrastination ! La procrastination correspond au fait de toujours repousser certaines tâches au lendemain. C’est une technique utilisée pour éviter de penser aux tâches en attente.

Les personnes qui organisent leur travail ont d’ailleurs beaucoup moins de pensées intrusives. Alors, il est peut-être temps de trouver votre propre organisation et de dépolluer votre esprit.
 

 
Pour finir, les salariés victimes de surcharge mentale traitent souvent plusieurs tâches en même temps. Cependant, il est préférable d’éviter le multitâches. Généralement, on perd plus de temps qu’on en gagne, et surtout, on fait plus d’erreurs que lorsqu’on se concentre sur une tâche à la fois. La plupart des gens qui traitent plusieurs tâches à la fois font également l’erreur de survoler les tâches en supprimant la phase d’analyse en amont et de décision. Ils agissent sans la phase de réflexion et au final, zappent des informations essentielles au traitement de la tâche. Cette précipitation leur fait perdre du temps.
 

Comment éviter la surcharge mentale au travail ?

 
Pour éviter la surcharge mentale au travail, vous pouvez passer par la méthode Kanban. Cette méthode permet de visualiser les tâches à exécuter, sans se surcharger l’esprit.

Il ne vous faut pas grand-chose : un tableau sur lequel vous inscrivez 3 colonnes : « A faire », « En cours » et « Terminé ». Ces intitulés correspondent aux statuts de vos tâches. Evidemment, vous pouvez modifier le nom des colonnes selon votre activité. Il est tout de même conseillé d’avoir une colonne des tâches à faire, c’est-à-dire des tâches qui n’ont pas été commencées. Lorsque vous commencez une tâche, vous pouvez la déplacer dans la colonne « En cours ». Enfin, lorsque vous avez fini, vous pouvez la déplacer dans la colonne « Terminé ».

De simples post-il suffiront : le principal est d’éclaircir votre cerveau. Il n’a plus à retenir la liste des tâches à traiter ou celles qu’il a partiellement traité.

Vous pouvez également utiliser un outil collaboratif, tel qu’Acollab, pour plus de rapidité et d’efficacité. Le fonctionnement reste le même, mais sous format numérique ! C’est notamment pratique pour que chaque salarié ait son tableau virtuel. Il faut l’avouer, un tableau physique pour tous peut être contraignant. De plus, le point fort d’Acollab est le système de notifications, qui envoie un message à chaque fois qu’une tâche vous est assignée. Vous pouvez également attribuer une tâche à quelqu’un d’autre, préciser des échéances pour toutes vos tâches et y attacher des fichiers.
 

Les bénéfices d’un outil

 
Que ce soit via un tableau blanc ou un outil collaboratif, les bienfaits sont les mêmes !

À tout moment de la journée, vous pouvez consulter votre tableau pour savoir ce qui est commencé ou pour savoir où en est chaque tâche.

Lorsque votre manager vous demande de faire un point, vous pouvez facilement vous retrouver noyé et oublier le niveau d’avancement de toutes vos tâches. En effet, il n’est pas rare de voir un salarié qui ne sait plus sur quelle tâche il a avancé la veille ou quelles sont les tâches qu’il lui reste à faire. En effet, notre mémoire dispose d’une capacité limitée et le fait de devoir se souvenir de nombreuses choses peut entraîner une surcharge mentale ! Ce tableau consultable physiquement ou sur votre ordinateur vous facilitera la tâche.

Par ailleurs, vous êtes plus concentré car votre cerveau cumule moins d’informations. En effet, celui-ci a besoin de résoudre des problèmes et fonctionnera en permanence pour les résoudre. Un outil collaboratif vous permettra de libérer de l’espace dans votre cerveau. Celui-ci pourra s’atteler à des tâches urgentes ou importantes, qui nécessitent une attention particulière.

De plus, l’utilisation d’un outil collaboratif permet d’améliorer votre productivité puisque vous gagnez du temps au quotidien ! Vous avez une vue d’ensemble des tâches en cours. De plus, vous pouvez reprendre l’avancement d’une tâche beaucoup plus rapidement que si vous deviez vous souvenir en permanence des tâches en cours de réalisation. Or, la productivité ne consiste pas à avancer à plein régime sur toutes vos tâches. Elle consiste plutôt à avancer de façon consistante sur un ensemble de tâches prioritaires.
 

 
Enfin, ce tableau Kanban permet de gérer les priorités plus facilement. L’outil indispensable au travail ! Chaque jour, vous pouvez vous attribuer les 3 tâches les plus importantes de la journée : que ce soit celles déjà en cours de traitement ou les urgences qui tombent tous les jours : vous êtes prêt pour tout imprévu ! Cela permet surtout d’avoir un cap chaque jour et de gagner en organisation. En effet, l’objectif de l’utilisation d’un outil est de gérer vos priorités et de mieux utiliser vos ressources. Votre temps et surtout, votre énergie, sont des ressources limitées. En début de journée, vous avez beaucoup plus d’énergie qu’en fin de journée, où vous avez du mal à vous concentrer. Organisez-vous au mieux chaque matin, et surtout, commencez par les tâches qui demandent plus d’efforts.

Si vous avez l’habitude de travailler dans le fameux « désordre organisé », commencez déjà par répertorier toutes vos tâches dans un système de notes pour libérer votre esprit. Vous libérerez votre tension au moment où vos tâches seront inscrites sur un outil/carnet. Vous verrez, vous serez déjà moins préoccupé.