12 Jan Comment gérer tous ses projets en parallèle ?
Comment gérer tous ses projets en parallèle ?
Peu importe la taille ou le secteur de votre entreprise, nous sommes amenés à gérer des projets dans tout type d’entreprise. En effet, il peut s’agir de projets internes ou externes, comme le recrutement d’un salarié ou la conduite d’un projet client.
Gérer au quotidien plusieurs projets peut vite s’avérer compliqué sans organisation ni outil technologique. En effet, jongler entre plusieurs projets, qu’ils soient grands ou petits, demande toujours une grande organisation. Pour être efficace et ne pas vous laisser déborder, il est nécessaire de vous créer de bons process d’organisation.
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Passer d’un projet à un autre est souvent plus complexe qu’il n’y parait. Votre esprit doit réussir à ne plus penser au projet précédent, sujet sur lequel il était depuis des heures, pour se plonger pleinement sur un autre sujet.
En effet, pour être efficace, je vous conseille de rester concentré sur un seul projet, et ne pas vous laisser disperser par des appels ou emails évoquant d’autres sujets. En effet, le manque de concentration pénalise fortement l’efficacité.
Alors, quelles sont les astuces pour gérer tous ses projets en parallèle ?
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1. Testez la méthode Kanban
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Connaissez-vous la méthode Kanban ? Il s’agit d’une méthode permettant de gérer plusieurs projets en parallèle, via un système de tableaux. Au sein d’un tableau, vous retrouvez l’état d’avancement d’un projet.
Vous pouvez basculer de tableau en tableau facilement et retrouver toutes les tâches rapidement.
Il s’agit d’une méthode de projet agile, qui rend la visibilité de l’avancement du projet beaucoup plus facile. En effet, celle-ci est beaucoup plus visuelle. Il s’agit d’un tableau composé de colonnes correspondant aux statuts d’avancement de vos tâches : « A faire », « En cours » et « Terminé » sont les colonnes les plus fréquentes. Ainsi, vous déplacez votre tâche dans la bonne colonne et en un coup d’œil vous distinguez les tâches non commencées des tâches terminées.
Acollab est un outil collaboratif qui permet de créer autant de tableaux Kanban que vous le souhaitez ! N’hésitez-pas à tester cette méthode pour suivre plusieurs projets en parallèle.
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2. Planifiez vos projets
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Ensuite, je vous conseille de tenir un planning de projet pour chaque projet que vous gérez. Précisez les dates de fin de tâches obligatoires. Certains utilisent le diagramme de GANTT pour tenir leur planning. Libre à vous de trouver votre méthode, mais il est vrai que le diagramme de GANTT permet de visualiser rapidement l’étendue de vos différents projets.
La gestion réussie de plusieurs projets exige une planification importante. N’oubliez pas de prendre une marge : cela sert toujours pour les imprévus !
Planifier vos projets vous permet aussi de savoir à quel moment vos équipes seront disponibles pour intervenir sur un autre projet. Cela vous permet d’accepter de nouveaux projets en vous engageant sur un délai auprès de vos clients.
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3. Prenez du recul sur vos priorités
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Vos priorités doivent être alignées avec vos objectifs.
Chaque semaine, faites un point général sur l’avancement de chaque projet : êtes-vous dans les temps ? Sinon, que faut-il faire pour l’être ? Anticipez au maximum.
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L’anticipation se fait évidemment en amont du projet, où votre client doit vous fournir un maximum d’informations afin d’avoir toutes les données nécessaires dès le lancement du projet. Cela évite de perdre du temps au cours du projet avec des aller-retour entre le client et vous. Tout ne peut pas s’anticiper mais essayez au maximum !
Enfin, mettez à jour les priorités chaque jour ou chaque semaine selon vos besoins. Cela permet de prendre du recul sur les projets et de vous adapter en temps réel. Il se peut que les priorités évoluent au cours du projet, en fonction des besoins du client notamment.
La gestion des priorités vous permettra de mener votre projet dans les temps, ne la négligez pas !
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4. Communiquez très régulièrement avec vos équipes
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La communication est essentielle pour assurer le succès de vos projets. Que ce soit avec votre client ou votre équipe, l’idée n’est pas de communiquer constamment mais de communiquer efficacement :
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- Lorsqu’il faut faire un point auprès de votre client sur l’avancement de son projet
- Avec votre équipe pour savoir si le projet pourra se terminer dans les temps et si elle décèle des points bloquants
- Enfin, n’hésitez-pas à organiser des petits points rapides réguliers pour booster les équipes dans le traitement de leurs tâches, mais aussi pour anticiper au maximum le déroulement du projet.
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La communication est, à mon avis, le point essentiel dans la bonne conduite d’un projet. Chaque intervenant doit avoir assez d’informations pour avancer et mener le projet à bien.
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5. Utilisez un outil collaboratif
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Pour finir, utiliser un outil collaboratif pour faciliter le travail avec vos équipes est primordial pour gérer ses projets. Il permet de travailler efficacement puisque tout est centralisé au sein d’un même outil. Il permet :
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- D’être plus productif
- De gagner du temps
- A vos équipes d’être plus autonomes
- De gérer tous ses projets au sein du même outil
- De donner accès à vos clients afin qu’ils suivent l’évolution de leurs projets
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Choisir l’outil sur lequel vous allez héberger tous vos projets est essentiel. Sur Acollab, vous pouvez créer différents espaces collaboratifs. Au sein de chaque espace, vous pouvez gérer un projet. Que ce soit via le module de gestion de projet ou via le module Tableau Kanban, vous pouvez suivre l’avancée des tâches qui composent votre projet.
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Par ailleurs, au sein d’un espace, vous pouvez également partager un agenda avec l’équipe qui a accès à l’espace en question, mais aussi une gestion de fichiers. Cela vous permet de partager des fichiers avec votre équipe, vos clients et vos partenaires. Pour finir, vous bénéficiez également d’une gestion de messages, permettant d’échanger des informations importantes du projet, mais aussi d’un sondage.
En somme, un outil collaboratif permet de centraliser plusieurs outils pour faciliter votre gestion de projet au quotidien.
Pour finir, un outil collaboratif aide votre équipe à connaitre les priorités et leurs évolutions. Il vous aide ainsi à être plus flexible, à repérer rapidement les tâches qui posent problème, les prochaines tâches à réaliser etc.
Vous pouvez essayer Acollab, développé par Akelio, pendant 30 jours gratuitement. N’hésitez-pas à solliciter l’équipe pour une démonstration !