Comment les agences utilisent-elles les outils collaboratifs ?

Comment les agences utilisent-elles les outils collaboratifs ?

 
Les outils collaboratifs permettent d’organiser le travail de votre équipe et de centraliser les informations. Ils permettent d’améliorer la productivité de vos collaborateurs et leur efficacité.

Ils sont constitués d’autant d’espaces de travail collaboratifs que vous le souhaitez, permettant de gérer différents projets ou d’organiser le travail de plusieurs équipes distinctes. Vous pouvez créer autant d’espaces virtuels que vous le souhaitez, chaque espace étant cloisonné.

En règle générale, les agences cherchent à favoriser la collaboration entre leurs collaborateurs, à suivre leurs projets efficacement ou encore à offrir de la visibilité à leurs clients. Elles souhaitent également centraliser tous leurs outils et leurs informations au même endroit.
 

Suivi de l’avancée des projets avec vos clients

 
plateforme collaborative

Tout d’abord, les outils collaboratifs intègrent généralement un outil de gestion de projet, tel qu’Acollab, permettant aux équipes de suivre l’avancée de leurs projets. Vous pouvez inviter vos clients et vos partenaires pour faciliter la communication entre vous.

Chaque chef de projet au sein de l’agence peut créer autant de projets qu’il souhaite. Il liste les différentes étapes et les différentes tâches de projets clients. Il peut indiquer le pourcentage d’avancement de chaque tâche, afin que les clients aient accès au suivi en temps réel. Cela facilite grandement les échanges entre vous et vos clients, qui ne sont pas obligés de vous relancer constamment pour connaître l’avancée du travail. Cet outil leur permet d’avoir de la visibilité sur l’avancée de leurs projets et prône la transparence !

Selon les droits d’accès, les clients peuvent également créer des tâches ou ajouter des commentaires à chaque tâche. Ils peuvent également, tout comme vous, ajouter des fichiers à chaque tâche. Par exemple, une tâche peut être créer pour que le client transmettre tous les documents nécessaires au bon déroulé du projet. Le client pourra alors rattachée à cette tâche et à son projet, le logo ou le devis signé par exemple.

Pour finir, des alertes sont envoyées aux responsables de tâches lorsque celles-ci arrivent à leur fin. Vous visualisez également en un coup d’œil les tâches en retard. Cela permet de rester en alerte et d’adapter votre journée de travail, en priorisant les tâches en retard.

En conclusion, un outil collaboratif vous permettra de piloter vos projets plus efficacement et donc d’atteindre vos objectifs plus facilement.
 

Enregistrer les temps passés sur chaque tâche

 
Chacun de vos collaborateurs peut indiquer le temps qu’il a passé sur chaque tâche ou sur chaque projet au global. Ainsi, à la fin du projet, vous connaissez le temps total passé sur le projet par tous les collaborateurs. Vous pourrez ainsi ajuster vos devis par la suite pour les projets similaires. Cela permet également de connaître la rentabilité de votre projet, point essentiel en agence !

transformation digitale

Enfin, en renseignant vos temps, les tâches sur lesquelles vous avez passé plus de temps que prévu sont révélées. Ces tâches peuvent être l’objet d’un bilan post projet, vous permettant de chercher et de comprendre les raisons de ce décalage entre le temps passé et le temps prévu. Cela vous permettra de vous améliorer la prochaine fois.

Timecollab se positionne d’ailleurs comme un outil indispensable pour les agences !
 

Partage de fichiers avec vos clients

 
Vous pouvez également partager vos fichiers avec vos collaborateurs et vos clients sur un outil collaboratif. Vos fichiers sont classés dans leurs différents projets clients. Tout est centralisé et surtout, organisé. Vos clients peuvent également vous fournir leurs documents (cahier des charges, visuels, éléments graphiques…) dans leur espace de travail virtuel.

Ces outils collaboratifs favorisent véritablement la communication et le partage entre tous. Historiquement basé sur le cloisonnement, les différents pôles de l’agence doivent désormais se partager des informations et des documents pour améliorer la productivité. La collaboration devient primordiale !
 

Centralisation de vos informations au sein de l’agence

 
Souvent, en plus des espaces par projet, les agences créent un espace virtuel pour toute l’agence, permettant d’échanger des messages, des fichiers ou même de lancer des sondages. Cela leur permet d’améliorer les échanges et l’efficacité de leurs collaborateurs. Tout le monde a le même niveau d’informations et peut participer à la vie de l’entreprise.

Un espace commun permet de faire circuler l’information plus facilement. Les projets et les informations étant de plus en plus transverses, un outil collaboratif rassemble et centralise toute l’activité. En effet, face à ce contexte économique où la digitalisation doit se faire encore plus rapidement, les entreprises doivent s’adapter. Leur adaptation passe notamment par le fait de revoir leur fonctionnement et de faire évoluer leurs méthodes de travail.

En somme, adopter un outil collaboratif vous permettra de gagner en visibilité et en communication au sein de votre agence et avec vos clients. Vous pouvez manager votre équipe beaucoup plus facilement et voir en un coup d’œil la progression de chaque collaborateur. Pour finir, vous gagnerez surtout du temps grâce à la centralisation des discussions et des fichiers autour des tâches.
 

Essayer l’outil Acollab

 
Vous pouvez essayer Acollab, l’outil collaboratif développé par Akelio, pendant 30 jours gratuitement. L’outil regroupe :

  • Un outil de gestion de projet pour suivre l’avancée des tâches
  • Un outil de suivi des temps et des dépenses pour connaître la rentabilité de vos projets
  • Un agenda partagé entre toute l’équipe
  • Une messagerie instantanée
  • Une gestion documentaire électronique pour stocker et partager vos fichiers
  • Un système de sondages
  • Un forum
  • Un wiki collaboratif

Cet outil facilite votre travail également grâce à l’envoi de notifications. Vous recevrez une notification en cas de nouveau fichier déposé, d’une nouvelle réunion ajoutée, ou encore, d’une nouvelle tâche assignée. Cela vous permettra de vous concentrer sur votre travail et d’éviter de songer à toutes les tâches qui vous incombent.

N’hésitez-pas à contacter l’équipe si vous avez besoin d’aide pour organiser votre activité ou pour prendre l’outil en main.