Comment manager une équipe à distance ?

 
Pour contrer la nouvelle vague de Covid-19, le gouvernement préconise un certain nombre de recommandations. En effet, le premier ministre a récemment rappelé l’importance des gestes barrières et le port du masque. Jean Castex a également souligné l’importance de privilégier le télétravail 3/4 jours par semaine.

En effet, le gouvernement incite de nouveau les entreprises à prioriser le télétravail pour limiter les échanges et les rassemblements d’une entreprise. En tant que manager, il peut être compliqué d’accompagner ses équipes : quel est la bonne organisation à mettre en place ? Gérer une équipe n’est pas toujours simple, mais la distance rajoute de la complexité dans les relations et dans l’organisation.
 

Soigner la communication

 

 
Au début, il est nécessaire de poser les bases du télétravail tous ensemble : il faut notamment définir les façons de communiquer, la fréquence des échanges etc. En effet, la communication est le socle essentiel pour manager une équipe à distance.

Par exemple, vous pouvez fixer un point hebdomadaire avec chacun des collaborateurs mais aussi vous bloquer une matinée pour toutes les questions supplémentaires de la semaine ! Créez des plannings partagés si cela vous aide à organiser les points avec tout le monde.

Evidemment, n’oubliez pas d’indiquer à votre équipe qu’à la moindre urgence, elle peut vous contacter à tout moment. Il est important qu’elle se sente soutenue et qu’elle sente qu’elle peut compter sur vous.

Enfin, il est important d’instaurer un climat de confiance dans le travail de vos collaborateurs : leur expliquer les règles du jeu facilitera l’organisation et la communication.

Vous pouvez également organiser des sondages régulièrement avec vos collaborateurs pour savoir comment ils se sentent en télétravail. Par exemple, vous pouvez demander si le télétravail a un impact sur la qualité des échanges entre vous et lui. Vous pouvez aussi lui poser les questions suivantes : rencontrez-vous des problèmes avec le télétravail ?, à quelle fréquence souhaitez-vous échangez avec votre manager ?

Communiquez régulièrement avec votre équipe est le point essentiel au bon fonctionnement du télétravail.
 

Définir des objectifs

 
Le télétravail se prépare et s’organise tout autant que le travail au bureau.

Il est nécessaire de poser des objectifs clairs pour toute l’équipe, car certains collaborateurs peuvent se retrouver démunis loin de l’entreprise. Leur donner un cap leur permet d’organiser leur journée pour atteindre les objectifs fixés.

En effet, donner du sens et être clair dans les objectifs à atteindre permet de donner une vision d’ensemble et de motiver les collaborateurs à atteindre leur but.
 

Organiser des points réguliers

 

 
Mener un point individuel toutes les semaines permet de vérifier l’avancée du travail, d’étudier et de réfléchir ensemble aux points bloquants des collaborateurs et surtout, de maintenir le lien. Même si votre semaine passe vite et que vous croulez sous les tâches, obligez-vous à les contacter régulièrement.

Comprendre le point de vue de chacun est aussi important car certains collaborateurs peuvent avoir besoin de plus d’écoute que d’autres, plus d’empathie ou tout simplement plus de lien. Comprendre chaque collaborateur est encore plus important à distance : connaître leurs caractéristiques personnelles, leurs craintes, leurs besoins et leurs compétences vous permettra de vous adapter au fonctionnement de chacun et de manager votre équipe à distance plus facilement.

Enfin, il n’est pas conseillé d’organiser de longues réunions : des réunions courtes sont beaucoup plus efficaces. En effet, une réunion courte est plus dynamique et permet à chacun d’être proactif. Au sein de notre entreprise, nous avons d’ailleurs organisé une réunion hebdomadaire, où chacun s’exprime sur ce qu’il a réalisé dernièrement. Cela permet de maintenir l’écoute car les voix et les façons de s’exprimer évoluent tout au long de la réunion.

Ce type de réunion incite chacun à s’exprimer et à participer, mais aussi à suivre les projets et missions de ses collègues. Un bon moyen d’impliquer toute l’équipe car votre équipe reste au courant de la vie de l’entreprise.
 

Choisir un outil collaboratif

 
L’outil collaboratif, comme Acollab, est primordial pour télétravailler de façon efficace.
 

 
Un outil collaboratif permet d’être plus productif car il fait gagner un temps précieux ! Il facilite les échanges car tout est centralisé au même endroit :
 

• L’outil de gestion de fichiers pour partager à votre équipe les documents importants. Votre équipe dépose également les fichiers souhaités.
• L’outil de gestion de projet pour suivre l’avancée des tâches de votre équipe à distance
• L’agenda partagé pour définir des points d’équipe ou des points individuels.
• Une messagerie collaborative pour informer l’équipe et garder une trace des informations importantes.

 
L’outil collaboratif permet à tout le monde de se sentir impliqué, de visualiser le cap de l’entreprise et de retrouver toutes les informations nécessaires au même endroit. En effet, une plateforme collaborative facilite l’accès à l’information, et sa circulation.

Chacun peut participer, sans exception ! Si vous manager une équipe à distance, les personnes les plus discrètes risquent de s’exprimer encore moins. Ainsi, sur Acollab, un système de commentaires a été mis en place dans chaque module : Fichiers, Projet, Agenda… ce qui incite les salariés à s’exprimer. Vous pouvez même lancer un sondage pour demander l’avis de toute votre équipe : un bon moyen pour impliquer l’ensemble de l’équipe.

Cependant, il ne faut pas jeter vos collaborateurs dans le grand bain sans préparation.
 

 
Pour bien l’utiliser, n’hésitez-pas à contacter l’équipe Acollab pour vous aider à organiser votre activité.
 

Entretenir le lien de confiance

 
Enfin, entretenir le lien de confiance avec votre équipe permet de maintenir un bon climat dans l’entreprise. Par ailleurs, certains collaborateurs ont besoin de plus de soutien et d’encouragements pour maintenir leurs efforts.

Pour maintenir la confiance, privilégiez la sincérité et la clarté dans vos propos. En effet, une communication transparente favorise grandement la confiance et permet à votre équipe de travailler sereinement. Vous pouvez aussi valoriser le partage d’expérience et des bonnes pratiques entre collaborateurs via un wiki collaboratif. Le travail d’équipe est une valeur essentielle pour maintenir la confiance et la communication au sein d’une entreprise.

Pour finir, je considère que responsabiliser chaque collaborateur (et donc lui faire confiance), leur permet d’être plus impliqué dans leur travail. Pour cela, déléguer certaines tâches permet à chacun d’augmenter en compétences et de se responsabiliser.