Les avantages du travail collaboratif pour les associations

 
Le travail collaboratif a le vent en poupe dans les entreprises ! En effet, la façon de travailler a bien évolué, et tant mieux. L’heure n’est plus à l’organisation verticale du travail, où la transmission d’informations se fait surtout du haut vers le bas. Dans une structure verticale, le dirigeant fait des choix qu’il confie à des cadres, qui peuvent eux-mêmes confier les projets à des managers. Ces derniers vont définir les tâches à exécuter par les collaborateurs. Lorsque les projets sont terminés, les informations remontent chaque niveau jusqu’à arriver au dirigeant.

Désormais, ce schéma organisationnel s’efface pour laisser place à une organisation du travail horizontale. Grâce aux nouveaux moyens de communication, la gestion de projet a évolué et surtout, les informations circulent beaucoup plus facilement. Les informations circulent désormais entre les collaborateurs, entre services.
 

 
Par ailleurs, ce type de schéma permet à chaque collaborateur d’avoir une vision globale de l’activité. En effet, chacun sait ce qu’il doit faire de façon autonome, peut donner son avis et apporter son expérience au projet. De plus, chacun connait l’importance de son rôle et ce qu’il apporte au projet, ce qui permet au collaborateur d’être valorisé. Cette organisation du travail permet d’être plus efficace puisqu’un collaborateur connait la « réalité du terrain » et a l’habitude de travailler sur des projets similaires. Il apporte une réelle plus-value aux projets du fait de son expérience et peut les faire avancer de façon plus efficace.

Ainsi, les entreprises adoptent petit à petit le travail collaboratif : ce dernier fait tomber les barrières hiérarchiques et casse les structures en silos. L’information circule beaucoup plus facilement ainsi ! Hormis les entreprises privées, les collectivités s’attèlent à changer leur mode de fonctionnement, en se tournant de plus en plus vers une structure décloisonnée, mais aussi les associations ! Eh oui, les associations rencontrent les mêmes problématiques que les entreprises puisqu’elles gèrent des projets, une équipe, un planning… Elles partagent énormément d’informations au sein de leur structure et ont besoin de fluidité dans leurs échanges.
 

Les avantages du travail collaboratif pour les associations

Une centralisation des informations

Les associations ont besoin de faire circuler les informations entre tous les membres de la structure. En effet, chacun a besoin de retrouver un document rapidement, sans avoir besoin d’envoyer un email à un des membres de l’association qui possède ce fichier (ou qui sait où il est stocké). En effet, parfois, ce destinataire ne possède même pas ce document et doit le demander à une tierce personne. Un des avantages du travail collaboratif pour les associations est donc d’avoir un outil où tout est centralisé afin que chaque membre soit autonome et retrouve tout au même endroit. Cela rend le travail beaucoup plus efficace. Sur beaucoup d’outils, la gestion des versions permet d’accéder directement à la dernière version du fichier. Cela évite les erreurs !
 

 

Un meilleur suivi des projets

Sur beaucoup d’outils collaboratifs, vous retrouvez un outil de gestion de projet qui vous permet de suivre l’avancée des tâches de l’association. En effet, cet outil vous permet de créer différents projets, d’attribuer des tâches à des membres de l’association mais aussi de suivre l’avancée du travail. Chaque collaborateur précise son avancement : il peut indiquer qu’une de ses tâches est en cours, voire préciser le pourcentage d’avancement. Il précise aussi qu’une tâche est terminée via la gestion des statuts des tâches.

Ainsi, lorsque vous vous connectez, vous visualisez rapidement les tâches terminées et surtout, les tâches qui ne sont pas commencées. Vous pouvez ajouter des tâches simples à faire en interne comme des tâches liées à des projets.

Sur la plupart des outils, vous organisez visuellement l’ensemble des tâches via un système de tableaux. N’hésitez-pas à demander une démonstration de l’outil collaboratif Acollab !

Une meilleure circulation de l’information

Via un outil collaboratif tel qu’Acollab, l’information circule beaucoup plus facilement.

En effet, vous avez accès, en plus d’une centralisation des fichiers et des projets, à une gestion de messages. Cette dernière vous permet de communiquer à des groupes ou à des membres de l’association directement. Les messages publiés au sein de l’équipe sont très intéressants puisqu’ils permettent aux membres de la structure d’avoir la même information en même temps et de la retrouver facilement.

Les messages sont rangés et organisés par projet et par équipe. Chaque personne peut y répondre ce qui favorise la transparence des échanges. Cela vous permet d’interagir facilement avec votre équipe.

Plusieurs outils en un

 

 
Les avantages du travail collaboratif pour les associations sont nombreux. En effet, les associations ont souvent besoin d’un seul outil qui en regroupe plusieurs, pour éviter de naviguer entre plusieurs plateformes. L’outil collaboratif Acollab remplit cette fonction à merveille. En effet, il regroupe une gestion de fichiers, une gestion de projet et une gestion de messages mais cela ne s’arrête pas là !

Acollab permet également d’accéder à un/des agenda/s partagé/s. Ces derniers permettent à chaque membre de l’association d’indiquer ses disponibilités rapidement. Cela facilite la possibilité de choisir un créneau où tout le monde est disponible.

L’outil dispose également d’un système de sondages, d’un forum et d’outils de communication.

Gestion des notifications

 

 
L’avantage d’avoir un outil collaboratif est la gestion des notifications. En effet, dès qu’il se passe une action, tel que le dépôt d’un nouveau fichier ou l’ajout d’un message, une notification est envoyée. Cela permet de rester concentré sur ses tâches, sans avoir à se connecter tous les jours pour voir ce qui s’y passe. Evidemment, vous pouvez désactiver les notifications.

Facilité d’utilisation

En tant qu’association, je vous conseille de vous tourner vers un outil facile d’utilisation comme Acollab. En effet, je pense qu’un outil ne doit pas décourager certains membres de l’utiliser. Selon le niveau d’aisance en informatique de chacun, n’hésitez-pas à le faire tester et à bien expliquer son utilisation à tous les membres. Chez Acollab, nous proposons des démonstrations qui permettent généralement aux utilisateurs d’être autonomes juste après.
 

Travail à distance

Le travail à distance fait désormais partie intégrante de la vie professionnelle et associative. Certaines associations agissent au niveau national, quand d’autres ont des équipes éparpillées sur le territoire. Ainsi, il est primordial d’avoir un outil efficace pour collaborer facilement à distance.

Par ailleurs, beaucoup d’outils collaboratifs restent accessibles financièrement. Alors, n’hésitez-plus et faites évoluer votre structure avec l’adoption d’une plateforme collaborative. Elle permettra de valoriser l’esprit d’équipe, la communication et l’autonomie. Cela impliquera de redéfinir la responsabilité de chacun. Ainsi, chaque personne gagne en autonomie et prend réellement part à la réussite des projets. Avec un outil collaboratif, chacun participe en faisant part de ses compétences et de ses connaissances, ce qui permet de réaliser les objectifs communs beaucoup plus facilement.