Les bénéfices d’une communication centralisée

Les bénéfices d’une communication centralisée

 
La communication est un facteur stratégique en entreprise. Elle influe sur l’engagement des collaborateurs, et donc sur la productivité. En effet, lorsque les salariés sont mieux informés, ceux-semblent plus impliqués dans la réussite de leurs tâches.

Que ce soit au niveau de la communication interne ou externe, passer à côté d’une information essentielle peut faire la différence dans l’efficacité du travail. Par exemple, si vous travaillez sur un projet compliqué, avec beaucoup de documents et une foule d’interlocuteurs, il est facile de perdre la trace de certains documents ou éléments essentiels donnés par le client.

On communique de différentes façons et via différents canaux. Il peut s’agir de la communication via des emails, des appels téléphoniques ou encore via des fichiers échangés. Cela peut aussi correspondre aux éléments évoqués lors de différentes réunions d’équipe, aux informations contenues au sein des procédures internes et également des points soulevés lors des rendez-vous clients.

Pour réaliser leur travail, les salariés ont besoin d’informations pertinentes, et surtout, accessibles facilement. L’idéal est de centraliser l’information pour que la diffusion de celle-ci soit facilitée.

Centraliser votre communication implique de regrouper toutes vos communications dans un seul endroit, et d’en permettre l’accès à tous les intervenants nécessaires.
Cela comporte certains avantages.
 

Meilleure organisation

 
outils collaboratifs

Le premier bénéfice d’une communication centralisée est la meilleure organisation des équipes. En effet, cela permet une meilleure coordination des équipes puisque chacun sait où trouver les informations. L’accès à ces dernières est facilité.

En effet, il est souvent commun de rater une information parmi tous les emails et échanges quotidiens. Au sein d’entreprises travaillant en réseau, tels que les filiales, les agences ou encore les franchises, centraliser la communication est essentiel pour optimiser l’organisation. Cela évite la confusion car l’information est contextualisée. En effet, lorsque vos fichiers et vos échanges sont triés et rangés par projet ou par équipe, tout est bien plus structuré. Tout est relié au projet en question, ce qui simplifie votre quotidien.

Par ailleurs, un système de communication central comprend généralement un agenda collaboratif, permettant à chacun d’avoir de la visibilité sur les agendas de tous les collaborateurs. Certaines tâches peuvent ainsi être planifiées.
Il est également plus facilement de repérer les problèmes, les éléments manquants ou les sujets sur lesquels vous allez être en retard. Vous avez une vue d’ensemble, ce qui vous permet d’être beaucoup plus organisé.

Pour finir, vous serez plus organisé pour accueillir un nouvel arrivant dans votre équipe. En effet, ce dernier aura toutes les informations à portée de main, et surtout, tout l’historique des échanges. Plus besoin de transférer les communications et les éléments de chaque dossier. Tout est centralisé ! Evidemment, vos nouveaux collaborateurs devront prendre le temps de se familiariser avec les projets en cours, mais un outil centralisé permettra tout de même de gagner du temps.
 

Gain de temps

 
Ensuite, une communication centralisée permet un gain de temps essentiel. En effet, tous les échanges et fichiers sont centralisés. Fini le temps perdu à chercher une information ou un document particulier. Surtout qu’il est souvent nécessaire de se rappeler par quel moyen l’information a été transmise : par email ? lors d’une réunion ? sur le serveur ?

De plus, nous perdons souvent du temps avec des tâches à faible valeur ajoutée : rechercher des emails, rappeler un client pour connaître une information, organiser des réunions… Avec une communication centralisée, retrouvez toutes les dernières informations et les dernières versions de fichiers en quelques clics.

Par ailleurs, lorsqu’un collaborateur partage un fichier via un outil de communication centralisé, tout le monde a accès à cette version du fichier. Il est donc beaucoup plus rapide de retrouver n’importe quelle information à jour.

Enfin, il est beaucoup plus facile pour vous de vous concentrer sur votre tâche en cours. En effet, vous ne crouler plus sous les emails sans intérêt. Vous travaillez uniquement avec l’interface de communication, vous permettant d’avoir un esprit plus clair et de gagner du temps.
En somme, avec moins de temps perdu à récupérer des informations, vous serez plus productif. En effet, vous constaterez un meilleur suivi de vos projets, et une meilleure performance.
 

Meilleure transparence

 
communication centralisée

Enfin, la communication centralisée au sein d’une entreprise permet une meilleure transparence. La transparence se joue vis-à-vis des clients, mais aussi au sein de l’entreprise. En effet, les collaborateurs souhaitent être plus impliqués dans la stratégie de l’entreprise et accéder plus facilement à l’information.

Certains considèrent qu’une totale transparence est utopique, mais l’absence de transparence, elle, impacte de façon négative l’entreprise. Les équipes rencontrent une certaine frustration, des tâches peuvent être mal réalisées, et on constate souvent beaucoup de temps perdu et un manque d’efficacité.
En effet, il est nécessaire pour les entreprises d’être plus transparentes, afin d’impacter positivement les performances et l’implication des salariés.

En effet, la performance est facilitée lorsque les informations et les documents sont partagés à toute l’entreprise. Chacun a accès au même niveau d’informations. Chacun peut également partager ses pratiques, son agenda, ses fichiers… la communication est alors plus transparente.
Peu importe où sont situés les collaborateurs, avec une communication centralisée et transparente, chacun communique beaucoup plus facilement, les problèmes sont résolus beaucoup plus rapidement et l’entreprise est ainsi plus performante.
 

L’outil Acollab, pour une communication centralisée

 
Acollab est un espace de travail virtuel qui permet de centraliser la communication. Cette plateforme collaborative, développée par Akelio, permet de travailler par équipe virtuellement. Cela facilite les échanges et la collaboration. Chaque collaborateur peut :

  • Echanger des fichiers
  • Partager un agenda
  • Echanger des messages
  • Gérer l’avancée des projets
  • Collaborer sur la création de pages
  • Créer et participer à des sondages
  • Participer aux forums

Un moteur de recherche central permet de trouver n’importe quelle information rapidement.

Cet outil collaboratif permet de centraliser tous les échanges, les messages, les fichiers, les tâches… Il permet de travailler grâce à des outils communs. Acollab permet de produire des informations pour les partager à toute l’équipe. L’essentiel est que chacun peut travailler sur la dernière version de chaque document.

Avec Acollab, vous centralisez votre communication et ainsi, assurez la clarté de l’information et la productivité de votre équipe !