Pourquoi adopter une routine au travail pour être plus productif ?

 
Pourquoi adopter une routine au travail pour être plus productif ?

La productivité est évidemment un pilier en entreprise. Elle permet de pérenniser une activité. Il existe plusieurs astuces pour améliorer votre productivité. Généralement, vous devez optimiser votre organisation du travail et vous servir d’outils mis à votre disposition. Peu importe le domaine d’activité dans lequel vous travaillez, il existe forcément des astuces pour améliorer votre productivité, que ce soit en terme d’organisation ou d’utilisation d’outils modernes.

Cela nécessite de travailler de façon plus intelligente et non plus longtemps.

Pour être plus productif, il faut également que vous soyez motivé. En effet, même avec une bonne routine quotidienne, quelqu’un qui manque de motivation ne sera pas assez productif.
 

 
Sur le plan personnel, vous pouvez également adopter de bonnes habitudes qui permettent de garder un cerveau en éveil. Par exemple, favorisez des repas sains composés de protéines ! Vous pouvez aussi faire de l’exercice en journée. Une bonne hygiène de vie contribue à votre productivité, en plus de tous les bienfaits déjà connus pour la santé. En effet, l’exercice régulier permet une meilleure concentration, moins de stress et une meilleure mémoire.

Je vais vous donner dans cet article, quelques conseils pour être plus productif au travail, en passant notamment par une routine quotidienne.
 

Une meilleure organisation

 
Une routine au travail permet d’être plus organisé. Une routine au travail se compose d’habitudes que vous effectuez automatiquement chaque jour. En effet, vous n’avez plus besoin de réfléchir à certaines tâches, vous les faites automatiquement.

Les tâches qui reviennent toutes les semaines méritent d’être inscrites dans une routine. De mon côté, j’écris un article toutes les semaines par exemple. Je dois également mettre à jour les statistiques du site internet de l’entreprise. Toutes les semaines, vous pouvez vous bloquer des créneaux liés à vos tâches récurrentes. Vous n’avez plus besoin d’y réfléchir ! Soyez constant pendant plusieurs semaines : petit à petit, ces tâches deviendront des habitudes.
 

 
Une routine quotidienne permet aussi d’éviter de repousser certaines tâches. Comme tout le monde, vous avez des tâches qui vous tentent moins mais que vous devez faire car elles font partie de votre travail. Pour éviter de les repousser, inscrivez-les également dans votre routine ! Par exemple, les matins à 9h, vous éditez toutes les factures clients en cours. A votre retour de pause déjeuner, vous pouvez parcourir tous vos emails. Ce ne sont que des exemples, à vous de choisir votre propre routine !
 

Moins de perte de temps

 
Adopter une routine au travail pour être plus productif permet aussi de gagner du temps. En effet, être productif signifie aussi moins perdre de temps dans son travail. Le temps est une ressource précieuse qu’il faut utiliser de façon intelligente. Par exemple, consulter ses emails toute la journée n’est absolument pas productif et vous fait perdre un temps précieux. Il s’agit d’une distraction qui vous empêche d’avancer efficacement sur les tâches dont vous avez la responsabilité. Je vous conseille de fermer l’onglet de messagerie lorsque vous travaillez sur une tâche qui demande un effort et une concentration particulière.

De plus, une routine permet de perdre moins de temps, et donc d’être plus productif, puisque vos tâches sont déjà priorisées. Une routine quotidienne structure la journée et permet de faire défiler vos tâches ! Vous les traitez beaucoup plus vite. Prioriser vos tâches permet de bien conduire votre journée ! Un conseil : définissez vos priorités la veille pour le lendemain, vous pourrez vous lancer sans réfléchir le lendemain matin.
 

 
En termes de gain de temps, je vous déconseille aussi de passer trop de temps en réunion. Si vous avez la possibilité d’éviter certaines réunions, faites-le. Nous avons l’habitude d’être présent en réunion dès qu’on fait partie d’un projet. Certes, il est important de rester informé, mais certains projets comportent beaucoup de réunions ponctuelles, où il n’est pas nécessaire que vous soyez toujours présent. Par exemple, un point d’avancement avec votre client peut se faire avec un seul collaborateur.

Enfin, éviter de faire plusieurs tâches à la fois. En effet, il est difficile de se concentrer sur plusieurs tâches à la fois. Vous avez l’impression de gagner du temps mais c’est tout le contraire : vous en perdez. Alors traitez vos tâches les unes après les autres. Vous serez bien plus efficace.

Pour conclure, utilisez au mieux votre temps en structurant votre journée ! Evidemment, vous n’êtes pas un robot. Il est essentiel d’inclure dans votre journée des moments de pause pour vous détendre. Vous pouvez consulter votre portable ou faire un tour dehors par exemple.
 

Utiliser des outils modernes

 
Enfin, il existe de nombreux outils qui améliorent la communication entre les collaborateurs et donc la productivité.
 

 
Par exemple, Acollab est une plateforme collaborative française, qui permet d’améliorer votre productivité. Pourquoi ? Elle centralise tous les outils dont vous avez besoin au quotidien, ce qui vous fait gagner un temps précieux.

Elle centralise notamment :
 

• Un outil de gestion de projet pour suivre l’avancée des tâches
• Un outil de gestion de fichiers pour stocker et partager vos documents
• Un agenda partagé pour suivre les rendez-vous internes et externes
• Des outils de communication pour faciliter les échanges

 
Cette plateforme regroupe tous ces outils au même endroit. Vous avez aussi la possibilité d’utiliser un outil de suivi des temps qui est intégré à la plateforme. Il vous permet de noter le temps passé sur un projet ou sur une tâche. A la fin du projet, vous pouvez noter la différence entre le temps estimé du projet et le temps réellement passé.
 

 
Ce type d’outil vous permet d’améliorer votre productivité sur le long terme puisque vous allez pouvoir noter les tâches sur lesquelles vous passez plus de temps que prévu. Cela peut être dû à une mauvaise estimation de votre part évidemment, mais cela peut aussi être lié à des process à revoir en interne !

Vous pouvez également utiliser Acollab pour suivre l’avancée des projets. En un coup d’œil, vous visualisez les tâches déjà traitées et les tâches en retard ! Cela vous permet de réagir plus rapidement que d’attendre un point particulier de suivi de projet. Vous avez aussi un wiki sur Acollab. Celui-ci vous permet de prendre des notes pour être plus efficace. Par ailleurs, tout vos rendez-vous sont notés par projet et vos fichiers sont bien triés dans la gestion de fichiers.

En conclusion, adopter une routine au travail pour être plus productif passe souvent pas l’adoption d’un outil collaboratif. Il permet d’organiser son travail et de centraliser toutes les informations.

Si vous souhaitez planifier une démonstration de l’outil, n’hésitez-pas à contacter l’équipe.