Pourquoi les plateformes collaboratives sont-elles tendances ?

 
Pourquoi les plateformes collaboratives sont-elles tendances ?

La mondialisation de l’économie a amené les individus à travailler avec des personnes du monde entier. Chacun peut travailler et communiquer en temps réel à distance. Le travail à distance avec différents interlocuteurs et la dématérialisation ont modifié en profondeur les habitudes de travail. Le monde du travail a dû évoluer pour s’adapter à cette mondialisation. Beaucoup d’entreprises ont remis en question leurs habitudes de travail et ont adopté des plateformes collaboratives.

Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ? Il s’agit d’un espace de travail virtuel où des équipes peuvent travailler et échanger en interne, avec des clients et des partenaires. Ces outils permettent d’améliorer la productivité au sein des entreprises. Elles sont accessibles généralement en ligne, selon les droits d’accès accordés.
 

 
De multitudes d’outils ont vu le jour sur le marché. Certains permettent de stocker des documents en ligne, de faire des réunions à distance, ou encore de suivre l’avancée de projets à distance.
Il suffit de regarder le monde avec un peu plus de recul : nous aspirons tous à être connectés aux autres. Les applications ont révolutionné nos vies personnelles. Désormais, elles en font autant dans nos vies professionnelles. La collaboration et l’instantanéité sont de plus en plus plébiscités, notamment par les nouvelles générations connectées qui arrivent sur le marché du travail. Elles sont très sensibles aux entreprises qui favorisent la collaboration et la communication.
Mais ce n’est pas la seule raison au fait que les plateformes collaboratives cartonnent !
 

Plus grande autonomie

 
Ce n’est plus un secret, le collaboratif est une réelle valeur ajoutée pour n’importe quelle organisation. Vos collaborateurs peuvent travailler d’où ils souhaitent grâce à ces outils digitaux sans affecter leur travail et leurs résultats. En effet, l’utilisation régulière de tels outils responsabilise chacun. Vos collaborateurs sont plus autonomes dans leur travail car l’accès à la base d’informations et de connaissances de l’entreprises est simple et rapide. Cela leur permet de travailler seuls, sans avoir besoin d’interrompre en permanence leur manager pour répondre à diverses questions.
 

Esprit d’équipe amplifié

 
Vos collaborateurs échangent sur de nombreux sujets et tout le temps. Collaborer ensemble sur des projets est très important puisque cela permet de renforcer les liens et de s’ouvrir aux autres.

Un outil collaboratif permet également de garder le lien entre le manager et ses collaborateurs. Chaque manager peut avoir un espace collaboratif avec un collaborateur pour échanger des messages, partager l’avancée de son travail, évoquer les points bloquants etc. Via cet outil, chaque collaborateur peut également prendre réserver un créneau dans l’agenda de son manager pour échanger avec lui sur un point précis.

Le développement des plateformes collaboratives améliore ainsi le sentiment d’appartenance à l’entreprise et permet de tisser des liens entre collaborateurs. Une plateforme collaborative est également un outil sur lequel vous pouvez vous appuyez pour animer vos réunions puisque toutes les informations essentielles y sont concentrées.
 

 

Adaptées au nomadisme

 
Le nomadisme a le vent en poupe ! On travaille au café, de chez soi, d’un espace de coworking… La pandémie du Covid 19 a d’ailleurs accéléré la prise en compte du travail à distance.
Nos clients et nos partenaires se situent partout dans le monde. Il est donc nécessaire d’avoir les outils adaptés à ce mode de vie. Le travailleur nomade peut travailler dans n’importe quel espace puisqu’il a tout son travail à portée de main en permanence. Lorsqu’il se connecte à son outil collaboratif, il retrouve les derniers messages de son client, le suivi des tâches en cours ou encore ses rendez-vous de la journée. L’idéal est d’ajouter tous ses collaborateurs et ses clients à son espace de travail virtuel afin que toute l’équipe collabore de façon fluide en temps réel.
 

Les plateformes collaboratives permettent un gain de temps considérable

 
Actuellement, les boîtes de messageries sont complètement saturées. Retrouver une information ou une pièce jointe peut se révéler complexe.
Les plateformes collaboratives ont été conçues pour optimiser le temps de travail et la manière de travailler. Les échanges sont plus rapides, le nombre de réunions diminue. Les informations circulent beaucoup plus rapidement !

Toutes les informations sont centralisées au sein d’un même espace collaboratif, permettant de rendre les informations disponibles rapidement. Que ce soient vos fichiers, vos messages, vos tâches, vos procédures ou encore vos rendez-vous, tout est centralisé au même endroit et organisé par projet ou par équipe. De plus, la majorité des outils sont équipées d’un outil de gestion documentaire, permettant à chacun de travailler sur la dernière version du document.

Par ailleurs, chacun est plus réactif puisqu’il retrouve n’importe quel document rapidement ou connaît l’avancée de n’importe quelle tâche en quelques clics.
 

Meilleure concentration

 

 
Grâce aux systèmes de notification intégrés dans la majorité des outils collaboratifs, vous n’avez plus besoin de noter ou de vous souvenir de quoique ce soit. Vous recevez une alerte pour votre prochaine réunion, une lorsque votre manager vous attribue une nouvelle tâche ou encore lorsqu’une nouvelle version de votre fichier a été déposé sur la plateforme.
En conclusion, vous vous concentrez sur vos tâches en cours, en ne vous préoccupant plus des tâches à faible valeur ajoutée. Vous êtes ainsi plus productif !
 

Transparence des échanges

 
Les outils collaboratifs, tel qu’Acollab, développé par Akelio, permettent de partager des agendas, de gérer l’avancée des projets, d’attribuer des tâches, de partager des fichiers etc. Ce type d’outil complet permet une plus grande transparence des informations et des échanges. Chacun a accès à un certain nombre d’informations, lui permettant d’avoir les mêmes connaissances que les autres. En effet, la centralisation de toutes les communications et dossiers permet à votre équipe de collaborer de façon efficace et transparente sur les projets en cours. Cela permet également de s’impliquer dans son travail et dans l’entreprise.

Parmi tous les outils de collaboration, difficile de choisir celui qui nous convient. Quel est votre besoin ? Recherchez-vous une plateforme collaborative complète telle qu’Acollab ? Un outil de vidéoconférence tel que Skype ? Un outil pour partager ses documents comme Google Drive ? Ou encore une simple plateforme pour échanger des messages comme Slack ?
Selon vos attentes, vous pourrez vous diriger vers l’outil qui vous convient !