Qu’est-ce qu’un espace collaboratif virtuel ?

 

Qu’est-ce qu’un espace collaboratif virtuel ?

 
Qu’est-ce qu’un espace collaboratif virtuel ? Tout d’abord, un espace collaboratif virtuel est un espace virtuel où des collègues, des clients et des partenaires travaillent ensemble. Il suffit souvent d’une connexion internet et d’identifiants pour se connecter à cet espace. Une fois connecté, vous pouvez :
 

• travailler
• échanger avec vos collaborateurs
• partager des fichiers
• ajouter des rendez-vous

 
L’avantage des espaces communs ? Le gain de temps, une meilleure organisation et une meilleure productivité pour les entreprises !

En effet, vos informations sont centralisées au même endroit et accessibles de partout, ce qui simplifie grandement votre quotidien.
 

 
Un espace collaboratif est un élément stratégique pour votre entreprise. En effet, il est conçu pour faciliter le partage d’informations et de documents, mais aussi pour faciliter le suivi des projets. Il permet de faciliter le travail d’équipe dans un même espace virtuel. Dans un monde en évolution constante, l’agilité et la réactivité des entreprises est un élément clé dans toute stratégie. Or, l’utilisation d’espaces collaboratifs pour travailler permet d’être beaucoup plus agile au quotidien.

Généralement, sur les outils collaboratifs classiques, vous pouvez créer plusieurs espaces collaboratifs qui contiennent chacun :
 

• Un outil de gestion de fichiers
• Un outil de gestion de projet
• Une messagerie
• Un agenda partagé

 
Selon les outils, vous pouvez retrouver d’autres modules, comme sur Acollab, comme des sondages ou encore un outil de suivi des temps et des dépenses.
 

 

Le travail collaboratif

 
Pour encourager l’esprit de collaboration et les échanges, les entreprises fournissent aux salariés des outils faciles à prendre en main.

En effet, le travail collaboratif a bien progressé ces 10 dernières années. Il a bien entendu été accéléré avec la pandémie, où les entreprises ont dû mettre en place une collaboration transverse.

Les plateformes collaboratives, tel qu’Acollab, développée par une agence française de développement, permettent de fixer des objectifs d’équipe. Elles permettent aussi de connaitre les priorités de chacun et d’organiser le travail de tous les collègues. Ainsi, les objectifs sont connus de tous.
 

 
En effet, sur un outil collaboratif, vous pouvez créer plusieurs espaces virtuels distincts, dédiés à des projets ou à des équipes. De plus, au sein de chaque espace, vous organisez le travail de l’équipe. Vous pouvez par exemple :
 

• Créer les tâches à traiter-
• Stocker et partager des fichiers
• Noter les prochaines réunions
• Déposer des messages importants
• etc

 
L’outil permet de coordonner les activités et de centraliser les données. Surtout, il permet de faciliter les échanges et de transmettre l’information beaucoup plus vite.
 

Une meilleure organisation

 
Puis, l’usage d’espaces partagés permet une meilleure organisation. En effet, vos projets sont rangés par espace et votre travail est organisé par module : les fichiers, les tâches, les rendez-vous, les messages…

Pour conclure, il est beaucoup plus simple d’organiser et de retrouver ses informations sur un tel outil.
 

 
De plus, sur Acollab, vous recevez des notifications vous alertant sur le quotidien de vos collègues. Par exemple, vous recevez  une alerte lorsque quelqu’un dépose un nouveau fichier ou ajoute un commentaire à votre tâche.
 

Une meilleure communication

 

 
Enfin, travailler via des espaces virtuels facilite grandement votre communication. Que ce soit avec vos collègues, vos clients ou vos partenaires, l’outil améliore les échanges grâce à une centralisation de vos outils et vos informations.

Par ailleurs, sur beaucoup d’outils partagés, vous retrouvez des systèmes de commentaires. En plus de la messagerie, vous pouvez ajouter des commentaires à des tâches, des rendez-vous et même à des fichiers ! Idéal pour une meilleure communication.

Vous pouvez contacter l’équipe Acollab pour une démonstration de l’outil ou prendre rendez-vous sur l’agenda de l’équipe. Celle-ci pourra répondre à toutes vos questions.