Comment réduire le temps de traitement des dossiers ?

Comment réduire le temps de traitement des dossiers ?

 
Comment réduire le temps de traitement des dossiers clients ? La notion de temps est très importante pour les professions juridiques. Or, beaucoup d’avocats utilisent encore les moyens traditionnels pour échanger avec leurs clients. Pourtant, cela ne répond pas complètement à leurs besoins. Il est donc nécessaire de trouver de nouvelles solutions pour faciliter le quotidien de ces professions et gagner du temps. Par exemple, le transfert de pièces d’un intervenant à un autre est une tâche quotidienne, et nécessite un temps important.

Pour répondre à ces problématiques, certaines plateformes collaboratives voient le jour. Elles contiennent plusieurs outils qui améliorent les relations avec vos clients et le temps de traitement des dossiers clients.
 

Une centralisation de tous vos dossiers et des fichiers partagés

 

avocats-traitement dossiers

En tant qu’avocat, vous perdez déjà beaucoup de temps, que ce soit des temps de trajet ou des temps d’attente au palais. Il est nécessaire pour vous d’utiliser un outil collaboratif pour réduire le temps de traitement de vos dossiers.
Simple et intuitif, votre client peut déposer toutes les pièces demandées en quelques clics. Cela vous permet de faire avancer les projets beaucoup plus rapidement et de centraliser tous les fichiers par répertoire. Ces répertoires communs sont classés et accessibles très facilement. De plus, si un nouveau collaborateur intervient sur le dossier, ce dernier retrouve tout l’historique du dossier centralisé : les communications, les fichiers échangés etc. Cela permet d’assurer le suivi du dossier client. Les dossiers ne sont plus bloqués par manque de réactivité et d’organisation au sein du cabinet.

En plus d’être flexible, un avocat se doit d’être réactif et de répondre rapidement aux sollicitations de leurs clients. Simplifiez le partage de fichiers grâce à un outil collaboratif, mais communiquez aussi par chat ou par message avec vos clients afin de faire avancer les dossiers plus rapidement. Cela permet aussi de limiter les envois d’emails et de centraliser les échanges au sein d’un même outil. Etre beaucoup plus réactif vous permettra également de gagner la confiance de vos clients.

Adopter une solution collaborative est idéale également pour les cabinets qui ont des bureaux situés dans des villes ou pays différents. En effet, si vos confrères ne travaillent pas au même endroit que vous, les échanges par plateforme collaborative deviennent indispensables.
 

Une centralisation des communications pour une relation client plus fluide

 
La relation avec votre client est primordiale. Celle-ci n’est pas toujours optimale au vu des différentes tâches qui vous incombent, et au vu du manque de temps pour vous rendre disponible et vous consacrer à votre client.
Comme le réclament souvent vos clients, soyez plus transparent dans votre relation avec eux. Grâce aux plateformes collaboratives, ces derniers ont accès à toutes les informations nécessaires pour le suivi de leur dossier, et sont ainsi rassurés. Vous êtes également beaucoup plus réactif et communiquez de façon beaucoup plus fluide : ils sont au coeur de vos échanges. Votre client est satisfait de la relation qu’il entretient avec vous.

De plus, certaines plateformes collaboratives permettent de recevoir des notifications en temps réel, concernant l’avancement de vos dossiers. Par exemple, recevez une notification lorsque votre client ajoute un fichier ou un message à son dossier.

Par ailleurs, utiliser une telle plateforme n’enlève en rien la dimension humaine de votre relation avec votre client. En effet, les rendez-vous physiques et les points téléphoniques restent nécessaires.
 

Des fonctionnalités permettant une meilleur suivi des dossiers clients

 
Mis à part le partage de fichiers et les outils de communication, comme le chat ou la messagerie, il existe d’autres fonctions utiles au suivi des dossiers. En effet, dans beaucoup de plateformes, vous retrouvez un agenda partagé disponible pour chaque dossier client. Ainsi, votre client a accès au prochain rendez-vous, ou à la date limite de remise des pièces.
Profitez également de logiciels de suivi de temps et de dépenses souvent intégrés aux plateformes collaboratives pour avoir un suivi sur la rentabilité de vos dossiers. Ajoutez le temps passé pour chaque dossier client, voire pour chaque tâche afin d’avoir un suivi précis de chaque dossier.
 

Comment s’approprier un outil collaboratif ?

 

Il est maintenant temps de travailler de façon collaborative avec vos clients et avec les intervenants de chaque dossier.

Créez un espace collaboratif par dossier client, ajoutez les confrères ou partenaires qui vont intervenir (avocats, expert, mandataire etc) et votre client.
Après avoir invité tous les intervenants dans chaque dossier, vous pouvez affiner les droits d’accès. En effet, concernant la gestion des droits, l’avocat est généralement l’administrateur et décide des droits de chacun.
Des plateformes, comme Acollab, vous permettent de gérer les droits de façon très fine. En effet, en plus d’avoir des droits par espace collaboratif (équivalent à un dossier), Acollab vous permet de gérer les droits par application. Par exemple, vous pouvez permettre à votre client d’accéder au logiciel de partage de fichiers, mais pas à la partie gestion de projet, qui comprend la liste des tâches du dossier.
En somme, après avoir créé vos différents dossiers clients, invitez les intervenants aux dossiers, attribuez leur les accès, et vous êtes prêt !
 

Qu’est-ce que la plateforme collaborative Acollab ?

 
Développée par Akelio, Acollab est une plateforme qui convient parfaitement aux professions juridiques puisqu’elle rapproche l’avocat et son client et facilite le traitement des dossiers de vos clients.

Il s’agit d’une plateforme dont les données sont sécurisées et hébergées en France. Elle vous permet de gérer vos dossiers clients facilement, et ainsi d’améliorer votre efficacité. Cette plateforme comprend un outil de gestion de fichiers, un agenda partagé et également des outils de communication (chat, messagerie). Elle contient également un outil de gestion de projet pour lister toutes vos tâches et leur attribuer des dates limites. Pour finir, elle contient un wiki partagé, permettant de rédiger des documents en collaboration avec vos confrères.

En somme, Acollab vous permet d’optimiser votre temps de travail afin d’être plus réactif. Elle vous permet de vous recentrer sur le coeur de votre activité : le conseil client.
Vous pouvez tester gratuitement la plateforme collaborative Acollab sans engagement, et demander une démonstration gratuite de l’outil pour vous aider à la prendre en main.