Comment optimiser la collaboration au sein de vos équipes via une plateforme collaborative ?

 
Comment optimiser la collaboration au sein de vos équipes via une plateforme collaborative ?

Le monde professionnel moderne met en lumière l’importance de la collaboration au sein des équipes. Pour maintenir sa productivité dans un environnement en constante évolution, les entreprises doivent adopter des outils et des méthodes qui favorisent l’échange d’idées, la communication transparente et la collaboration. C’est là qu’intervient la plateforme collaborative, un indispensable dans beaucoup d’entreprises.
 

1. Encourager la communication en temps réel

 

 
Tout d’abord, une plateforme collaborative offre un espace centralisé où les membres d’une équipe peuvent communiquer en temps réel. Les discussions instantanées, les fils de commentaires et les fonctionnalités de messagerie intégrées permettent une communication fluide, réduisant ainsi les délais et favorisant une prise de décision plus rapide. La communication en temps réel contribue à maintenir un lien entre les membres de l’équipe, quel que soit leur emplacement géographique.

Sur une plateforme collaborative telle qu’Acollab, vous pouvez discuter via :
 

• la messagerie collaborative, qui permet de publier des messages à une équipe entière.
• le chat, qui offre la possibilité d’envoyer des messages rapides et de poser des questions à ses collaborateurs.
• le système de commentaires qui existe au sein de la gestion de fichiers, la gestion de projets ou encore l’agenda partagé

 
Par ailleurs, vous pouvez retrouver très facilement vos messages ou vos commentaires sur Acollab, puisque votre historique est conservé.
 

2. Faciliter le partage d’informations

 

Une plateforme collaborative simplifie le partage de documents, de fichiers et d’informations essentielles. Elle crée un référentiel central où les membres de l’équipe peuvent accéder aux données nécessaires à tout moment. Cela élimine la perte de temps liée à la recherche d’informations dispersées et assure une certaine cohérence. En effet, tous les collaborateurs n’ont pas toujours la même version d’un fichier par exemple.

L’utilisation d’une plateforme collaborative élimine ce problème avec la gestion de versions automatique ! Toutes les plateformes ne disposent pas de ce type de fonction, mais elle reste très intéressante pour simplifier son quotidien. L’outil garde l’historique de toutes les versions, vous n’avez pas besoin de renommer vos fichiers : c’est automatique ! Cette fonctionnalité garantit que toutes les personnes concernées ont toujours accès à la version la plus récente des documents.

Par ailleurs, sur une plateforme collaborative telle qu’Acollab, vos documents sont rangés par espace collaboratif. Un espace est dédié à une équipe ou à un projet, ce qui permet de classer vos fichiers et surtout de les retrouver plus facilement. Le moteur de recherche permet de retrouver un document avec un ou plusieurs mots-clés : il s’agit évidemment d’un indispensable !
 

3. Améliorer la Gestion de Projet

 

 
La gestion de projet efficace repose sur une collaboration transparente et une coordination précise. Les plateformes collaboratives offrent des outils de gestion de projet permettant la planification, le suivi et le contrôle de la bonne réalisation des tâches. Elles permettent aux équipes de rester organisées, de définir des échéances claires et d’attribuer des responsabilités, favorisant ainsi une exécution plus fluide des projets. Ces fonctionnalités contribuent à minimiser les retards et à assurer la livraison dans les temps.

En effet, au sein des plateformes collaboratives, vous retrouvez généralement des fonctions essentielles au suivi de gestion de projet :
 

• L’assignation de tâches à des collaborateurs
• La précision d’une date de début et d’une date de fin
• L’ajout de fichiers liés à la tâche
• La description précise et la possibilité d’ajouter des commentaires autour de la tâche
• La vue de votre projet sous forme de diagramme de GANTT

 

 
Certains outils de gestion de projet comme Acollab offrent des fonctionnalités un peu plus poussées. En effet, vous pouvez par exemple avoir des vues différentes de votre projet :
 

• La vue liste
• La vue « diagramme de GANTT » qui permet de visualiser un projet dans son ensemble
• Une vue « kanban » qui offre la possibilité de visualiser un projet sous forme de colonnes. En effet un tableau kanban est composé de colonnes, généralement, une colonne correspond à un statut de tâche tels que « A faire », « En cours », « Terminé ». Vous visualisez ainsi en un coup d’œil, les tâches qui sont à traiter, celles qui sont en cours de traitement et les tâches déjà terminées par vos collaborateurs.
• La vue agenda qui permet de visualiser un projet sous un angle différent

 

4. Encourager l’autonomie de vos équipes

 
Une plateforme collaborative encourage également l’autonomie de vos équipes, qui peuvent contacter leurs collaborateurs, trouver les informations qu’ils cherchent de façon autonome et travailler de façon indépendante puisqu’ils connaissent les tâches qui leur sont assignées. Cet outil vous permet ainsi d’optimiser la collaboration au sein de vos équipes.
 

5. Soutenir le télétravail et la flexibilité

 

 
Enfin, avec l’essor du télétravail, les équipes sont souvent dispersées géographiquement. Les plateformes collaboratives fournissent un espace virtuel où les membres de l’équipe peuvent travailler ensemble, peu importe leur emplacement physique. Cela favorise la flexibilité et permet aux organisations de tirer parti des talents dispersés dans le monde entier, tout en maintenant une collaboration efficace. La plateforme collaborative permet une meilleure transparence entre les collaborateurs puisque tout le monde accède aux mêmes informations en temps réel.

En conclusion, une plateforme collaborative est bien plus qu’un simple outil technologique. C’est un élément moteur de la collaboration, favorisant la communication, le partage d’informations, la gestion de projet efficace et la flexibilité. Investir dans une telle plateforme n’est pas seulement une nécessité pour rester compétitif mais aussi pour rendre vos équipes plus autonomes et productives.

Si vous souhaitez planifier la démonstration de l’outil collaboratif Acollab, vous pouvez contacter leur équipe. L’outil est français et hébergé en France. Il comprend également d’autres fonctionnalités que celles citées dans l’article.
 

 
Il comprend notamment un agenda partagé qui permet à chacun d’accéder aux agendas de ses collaborateurs. Un tel agenda partagé peut également être utilisé en tant que gestion de ressources, pour réserver une salle de réunion ou un véhicule de fonction par exemple. Il vous permet d’optimiser la collaboration au sein de vos équipes.

Il contient aussi un outil de gestion des temps, lié à l’outil de gestion de projet. Cet outil de gestion des temps permet de renseigner du temps passé sur des tâches, afin de connaitre la différence entre le temps estimé et le temps réellement passé.

Vous pouvez tester cet outil complet pendant 30 jours, en cliquant sur ce lien.