La plateforme collaborative pour
centraliser le travail d'équipe
Qu'est-ce qu'une plateforme collaborative ?
Une plateforme collaborative est un logiciel qui permet de centraliser l’ensemble des outils nécessaires au travail d’équipe dans un seul environnement. Documents, projets, tâches, agendas, messagerie, échanges ou suivi des temps : toutes les informations sont accessibles au même endroit afin de simplifier la collaboration et d’améliorer l’organisation des équipes.
Dans de nombreuses entreprises, les informations sont encore dispersées entre les e-mails, les tableurs, les dossiers partagés et plusieurs applications. Cette multiplication des outils entraîne des pertes de temps, des doublons, des difficultés à retrouver les bonnes informations et une vision incomplète de l’avancement des projets.
Avec Acollab, vous disposez d’une plateforme collaborative complète qui réunit la gestion documentaire, la gestion de projet, l’agenda partagé, la communication d’équipe, le suivi des temps et de nombreuses autres fonctionnalités au sein d’un espace unique, sécurisé et accessible où que vous soyez.
Que vous soyez une TPE, une PME, une collectivité, une association ou une grande organisation, Acollab vous aide à mieux coordonner vos équipes, centraliser vos données et piloter efficacement vos projets grâce à une solution simple à prendre en main et adaptée aux nouveaux modes de travail, en présentiel comme en télétravail.
Quelles sont les fonctionnalités principales d'Acollab ?
Espaces collaboratifs illimités
Créez autant d’espaces collaboratifs que nécessaire
Avec Acollab, vous pouvez créer un nombre illimité d’espaces collaboratifs pour organiser votre activité. Chaque espace devient un environnement de travail dédié, dans lequel vos équipes retrouvent l’ensemble des informations, documents et outils nécessaires à leurs besoins.
Organisez facilement votre plateforme collaborative par projet, service, équipe ou encore commission. Cette organisation permet de centraliser les échanges, les documents et les tâches au bon endroit, tout en évitant la dispersion des informations entre plusieurs outils ou dossiers.
Pour gagner en efficacité au quotidien, vous pouvez également épingler vos espaces favoris dans le menu de gauche.
Gérez les droits d’accès avec précision
Chaque espace collaboratif dispose de ses propres règles d’accès. Vous définissez précisément les droits de chaque utilisateur selon son rôle.
Vous pouvez ainsi autoriser ou restreindre l’accès aux documents, aux tâches, aux agendas ou aux différentes fonctionnalités. Cette gestion fine des autorisations garantit la confidentialité des informations.
Acollab permet également d’ajouter des utilisateurs externes, tels que des clients, partenaires, fournisseurs ou prestataires. Ils accèdent uniquement aux espaces et aux contenus que vous choisissez de partager.
Adaptez chaque espace à votre besoin
Tous les espaces n’ont pas les mêmes besoins. C’est pourquoi Acollab vous permet d’activer uniquement les fonctionnalités utiles dans chaque espace collaboratif.
Selon vos usages, vous pouvez par exemple utiliser la gestion documentaire, les projets, l’agenda partagé ou encore la messagerie. Vous créez ainsi des espaces de travail parfaitement adaptés à chaque espace, sans surcharger les utilisateurs avec des fonctionnalités inutiles.
Cette flexibilité fait d’Acollab une plateforme collaborative capable de s’adapter aussi bien aux TPE et PME qu’aux collectivités, associations ou grandes organisations, quel que soit leur mode de fonctionnement.
Gestion documentaire (GED)
Centralisez, partagez et retrouvez facilement tous vos documents
Avec la gestion documentaire d’Acollab, centralisez l’ensemble des documents dans un espace unique, sécurisé et accessible à tout moment. Fini les fichiers dispersés entre les e-mails, les ordinateurs des collaborateurs : chaque document est stocké au bon endroit et facilement retrouvable par les membres autorisés.
Organisez vos fichiers dans une arborescence claire grâce à des dossiers et sous-dossiers adaptés à votre organisation. Les équipes peuvent partager des documents, collaborer et accéder rapidement aux informations dont elles ont besoin, que ce soit au bureau ou en télétravail.
Acollab intègre également un moteur de recherche qui permet de retrouver instantanément un document par son nom ou son contenu.
Conservez l’historique de chaque document
La gestion des versions est entièrement intégrée à la plateforme. À chaque modification, une nouvelle version du document est automatiquement enregistrée, sans écraser les précédentes.
Vous pouvez ainsi consulter l’historique des versions, revenir à une version antérieure si nécessaire et suivre facilement les évolutions d’un document au fil du temps. Cette fonctionnalité limite les erreurs, évite les doublons et garantit que chaque collaborateur travaille toujours sur la version la plus récente.
Partagez vos fichiers en toute sécurité
Acollab vous permet de générer un lien de partage sécurisé.
En quelques clics, vous choisissez les documents à partager et générez un lien unique que vous pouvez envoyer par e-mail. Pour renforcer la sécurité de vos échanges, vous pouvez protéger ce lien par un mot de passe et définir une date de fin de validité du lien.
Une GED intégrée à votre plateforme collaborative
Contrairement à une solution de stockage isolée, la gestion documentaire d’Acollab est entièrement intégrée aux autres fonctionnalités de la plateforme. Vos documents sont directement liés à vos projets, vos tâches, vos agendas et vos échanges, offrant à vos équipes un environnement de travail centralisé où toutes les informations sont accessibles au même endroit.
Gestion de projet
Planifiez et pilotez tous vos projets en un seul endroit
La gestion de projet est au cœur d’Acollab. Depuis une seule plateforme collaborative, planifiez vos projets, répartissez les tâches, suivez leur avancement et coordonnez facilement le travail de vos équipes.
Chaque projet dispose de son propre espace dans lequel vous centralisez les tâches, les documents, les échanges et les informations importantes. Vous bénéficiez ainsi d’une vision claire de l’avancement des projets tout en facilitant la collaboration entre les différents intervenants.
Répartissez efficacement les tâches
Décomposez vos projets en objectifs, tâches et sous-tâches, puis affectez-les aux collaborateurs concernés en quelques clics.
Pour chaque tâche, vous pouvez définir un responsable, une priorité, une échéance, un statut ou encore ajouter des commentaires afin de faciliter le suivi. Chacun connaît ainsi précisément les actions qui lui sont confiées et les échéances à respecter.
Suivez l’avancement de vos projets en temps réel
Grâce aux statuts personnalisables et au pourcentage d’avancement, visualisez instantanément l’état de chaque tâche et l’évolution globale de vos projets.
Les chefs de projet identifient rapidement les tâches en retard, les blocages éventuels ou les actions prioritaires à traiter. Les collaborateurs, quant à eux, disposent d’une vision claire de leurs missions et de leur charge de travail.
Choisissez la vue la plus adaptée à votre méthode de travail
Chaque équipe travaille différemment. C’est pourquoi Acollab propose plusieurs modes d’affichage :
- Vue Liste pour une vision détaillée de l’ensemble des tâches.
- Vue Kanban pour suivre facilement les différentes étapes d’avancement.
- Vue Gantt pour planifier les projets dans le temps et visualiser les dépendances entre les tâches.
- Vue Agenda pour afficher les tâches selon leur échéance dans un calendrier.
- Vue Ressources pour visualiser la charge de travail de chaque collaborateur et mieux répartir les missions entre les équipes.
Vous pouvez passer d’une vue à l’autre à tout moment, sans modifier l’organisation de votre projet.
Gagnez du temps grâce aux fonctionnalités intégrées
Associez directement vos documents aux tâches. Ajoutez des étiquettes colorées pour faciliter la communication entre vos collaborateurs. Réutilisez les tâches ou la structure complète d’un projet existant pour créer rapidement de nouveaux projets similaires et gagner un temps précieux.
Enfin, les collaborateurs sont automatiquement informés lorsqu’une tâche leur est attribuée, lorsqu’une échéance approche ou lorsqu’un changement intervient sur une tâche qu’ils suivent. Les notifications permettent de rester informé en temps réel et d’améliorer la réactivité des équipes.
Agenda partagé
Organisez vos événements avec un agenda partagé en ligne
Coordonnez facilement l’activité de vos équipes grâce à un agenda partagé accessible à tous les collaborateurs autorisés. Avec Acollab, créez un nombre illimité d’agendas afin d’organiser votre entreprise selon vos besoins : un agenda par projet, par équipe, par service…
Toutes les informations importantes sont centralisées dans un même calendrier partagé, ce qui permet à chacun de connaître les rendez-vous, les échéances et les disponibilités de l’équipe en un coup d’œil. Vous réduisez ainsi les conflits de planning et facilitez l’organisation du travail, aussi bien au bureau qu’en télétravail.
Centralisez tous vos événements
Réunions, formations, rendez-vous clients, salons professionnels, démonstrations, interventions sur site ou événements internes : l’agenda partagé vous permet de planifier l’ensemble de vos activités dans un seul outil.
Chaque événement peut contenir toutes les informations utiles, comme la date, l’heure, le lieu, la description ou les documents associés.
Grâce à cette centralisation, toute l’équipe bénéficie d’une vision claire des événements à venir et peut mieux anticiper son organisation.
Gérez les participants et les disponibilités
Pour chaque événement, invitez les collaborateurs concernés et suivez facilement leurs réponses. Les participants peuvent confirmer leur présence ou décliner l’invitation, ce qui facilite l’organisation des réunions.
Cette fonctionnalité permet d’identifier rapidement les disponibilités de chacun pour trouver une date commune.
Réservez vos ressources directement depuis l’agenda
L’agenda partagé ne sert pas uniquement à planifier des événements : il permet également de gérer les ressources de votre organisation.
Réservez une salle de réunion, un véhicule, du matériel informatique ou tout autre équipement partagé directement depuis votre calendrier. Vous visualisez immédiatement les disponibilités des ressources afin d’éviter les conflits de réservation et les doubles réservations.
Suivi des temps
Mesurez le temps réellement consacré à vos projets
Avec TimeCollab, le module de suivi des temps intégré à Acollab, chaque collaborateur peut enregistrer facilement le temps consacré à ses tâches ou à ses projets. Les saisies peuvent être réalisées quotidiennement ou de manière hebdomadaire, selon les habitudes de travail.
Suivez vos dépenses et maîtrisez vos budgets
Au-delà du temps passé, Acollab vous permet également d’enregistrer les dépenses liées à vos projets, comme les frais de déplacement, les achats ou toute autre dépense imputable à une mission.
Analysez la rentabilité de vos projets
Comparer le temps estimé au temps réellement passé est essentiel pour améliorer le pilotage de vos projets.
Grâce aux tableaux de bord et aux rapports de TimeCollab, vous identifiez rapidement les tâches qui demandent plus de temps que prévu, les projets les plus consommateurs de ressources ou, au contraire, ceux qui sont réalisés plus efficacement.
Ces analyses vous permettent de mesurer la rentabilité de chaque projet, d’ajuster vos estimations futures et de prendre des décisions basées sur des données concrètes plutôt que sur des estimations approximatives.
Messagerie collaborative
Centralisez les échanges de vos équipes dans un espace unique
Avec la messagerie collaborative d’Acollab, rassemblez les échanges de vos équipes directement au sein de votre plateforme de travail. Fini les informations importantes perdues dans les e-mails ou dispersées entre différentes applications : vos discussions et échanges restent accessibles au même endroit.
Chaque équipe peut partager facilement des informations, donner son avis ou suivre l’avancement d’un sujet grâce à une interface simple et intuitive. Les collaborateurs disposent ainsi d’un espace commun pour communiquer efficacement au quotidien, quel que soit leur lieu de travail.
Une communication plus fluide pour les équipes hybrides
Dans un environnement où les collaborateurs travaillent parfois à distance ou sur plusieurs sites, disposer d’un espace de communication centralisé devient essentiel.
La messagerie collaborative d’Acollab favorise les échanges et limite la multiplication des outils.
Intégrée aux autres fonctionnalités de la plateforme (gestion de projet, documents, agenda partagé et suivi des temps), elle contribue à créer un environnement de travail collaboratif complet où les équipes peuvent échanger, partager et avancer efficacement sur leurs projets.
Application mobile
Accédez à votre plateforme collaborative où que vous soyez
Le travail ne s’arrête pas lorsque vous quittez votre bureau. Avec l’application mobile Acollab disponible sur Android et iOS, vos équipes restent connectées à leurs projets, leurs documents et leurs échanges, où qu’elles se trouvent.
En déplacement, en télétravail ou sur le terrain, les collaborateurs peuvent retrouver facilement les informations essentielles directement depuis leur smartphone. Ils accèdent à leurs espaces collaboratifs, leurs tâches, leurs fichiers, leurs messages et leur agenda depuis une interface pensée pour une utilisation mobile.
Gestion des droits d'accès
Maîtrisez précisément les accès
Dans une organisation, tous les collaborateurs n’ont pas besoin d’accéder aux mêmes informations. Avec Acollab, vous définissez précisément les droits d’accès de chaque utilisateur afin de garantir la confidentialité de vos données tout en facilitant la collaboration.
Pour chaque espace collaboratif, vous pouvez attribuer des niveaux d’accès adaptés au rôle de chaque personne : lecteur, auteur ou administrateur. Vous gardez ainsi le contrôle sur les informations partagées et vous vous assurez que chacun accède uniquement aux contenus qui le concernent.
Personnalisez les autorisations selon vos besoins
La gestion des droits ne se limite pas aux espaces collaboratifs. Vous pouvez également configurer les accès selon les différentes fonctionnalités de la plateforme : gestion documentaire, agenda partagé, gestion de projet ou autres modules.
Par exemple, certains utilisateurs pourront consulter des documents sans pouvoir les modifier, tandis qu’ils pourront créer des tâches sur le même espace.
Quels outils sont inclus dans Acollab ?
Acollab élu user choice dans la catégorie « plateforme collaborative » !
Les fonctionnalités complémentaires
Wiki collaboratif
Centralisez vos connaissances et procédures internes
Avec le Wiki collaboratif d’Acollab, créez facilement des pages web pour partager et organiser les connaissances de votre entreprise.
Centralisez vos procédures, documentations produits, guides internes ou bonnes pratiques dans une base de connaissances accessible à vos équipes. Les collaborateurs peuvent consulter et mettre à jour les informations directement depuis la plateforme.
Grâce à la gestion automatique des versions, vous conservez l’historique des modifications et faites évoluer votre documentation au fil du temps.
Tableau Kanban
Visualisez l’avancement de votre to-do-list
Le tableau Kanban d’Acollab vous permet de suivre l’évolution de vos petites tâches grâce à une représentation visuelle sous forme de colonnes.
Déplacez facilement vos tâches d’une étape à l’autre selon leur statut (à faire, en cours, terminé…) afin de visualiser rapidement l’avancement de vos projets. Cette approche facilite la priorisation, la coordination des équipes et le suivi quotidien des missions.
Sondage
Facilitez la prise de décision collective
Avec l’outil de sondage Acollab, recueillez rapidement l’avis de vos équipes directement depuis votre espace collaboratif.
Créez des questionnaires avec différents types de réponses (choix multiples, choix unique ou Oui/Non) et consultez facilement les résultats. Les collaborateurs peuvent également ajouter des commentaires pour préciser leur avis et enrichir les échanges.
Les notifications vous permettent d’être informé dès qu’une nouvelle réponse est publiée, afin de suivre les retours en temps réel et prendre des décisions plus rapidement.
Forum
Structurez les échanges et partagez les connaissances
Le forum collaboratif d’Acollab facilite les échanges entre les membres de vos équipes et communautés.
Posez des questions, partagez des informations et échangez autour de vos projets dans un espace organisé. Les réponses restent accessibles dans le temps, ce qui permet de retrouver facilement les discussions existantes et de capitaliser sur les connaissances de votre organisation.
Moteur de recherche
Retrouvez rapidement toutes vos informations
Le moteur de recherche d’Acollab vous permet de retrouver facilement les informations disponibles dans vos espaces collaboratifs.
Recherchez en quelques secondes un document, une tâche, un événement, un message, un commentaire ou une page Wiki parmi l’ensemble des contenus auxquels vous avez accès. Des filtres par type de données vous aident à affiner vos résultats et à identifier rapidement la bonne information.
Tableau de bord
Gardez une vision globale de votre activité
Le tableau de bord personnalisable d’Acollab vous offre une vue d’ensemble de vos projets, espaces collaboratifs et informations importantes depuis un seul endroit.
Chaque utilisateur peut configurer son tableau de bord selon ses besoins en ajoutant les widgets qui lui sont les plus utiles : agenda, tâches à réaliser, dernières actualités, fichiers récemment ajoutés ou messages publiés.
Chaque espace collaboratif dispose également de son propre tableau de bord personnalisable afin d’adapter le suivi aux besoins spécifiques de chaque équipe ou projet.
Chat
Échangez en temps réel avec vos équipes
Le chat collaboratif d’Acollab facilite les échanges instantanés entre vos collaborateurs directement depuis votre espace de travail.
Créez des salons de discussion dédiés à un projet, une équipe ou un sujet spécifique afin de communiquer rapidement et efficacement. Les conversations sont conservées, ce qui permet de retrouver facilement l’historique des échanges et les informations partagées.
Notifications
Restez informé sans être submergé
Avec les notifications paramétrables d’Acollab, choisissez les informations que vous souhaitez recevoir selon vos besoins.
Configurez vos notifications par espace collaboratif et par fonctionnalité afin de rester informé des événements importants : nouvelles tâches, modifications de documents, messages, commentaires ou mises à jour de projets.
Vous pouvez également définir vos préférences de réception, choisir un récapitulatif quotidien à l’heure qui vous convient ou désactiver certaines notifications pour conserver un environnement de travail adapté à votre organisation.
À quelles organisations s'adresse Acollab ?
Acollab a été conçu pour répondre aux besoins de collaboration d’organisations de toutes tailles qui souhaitent centraliser leurs projets, leurs documents et leurs échanges dans un environnement unique.
Quelle que soit votre activité, Acollab s’adapte à votre mode de fonctionnement. La plateforme vous permet de créer des espaces de travail personnalisés, de gérer les droits d’accès selon vos besoins et d’accompagner la croissance de votre organisation.
L’objectif reste le même : offrir un environnement collaboratif simple, sécurisé et centralisé pour permettre à vos équipes de travailler plus efficacement ensemble.
TPE, PME et entreprises en croissance
Les PME utilisent Acollab pour améliorer la communication interne, structurer leurs projets et faciliter le partage d’informations entre les équipes. En regroupant les documents, les tâches et les échanges dans une seule plateforme, les collaborateurs gagnent en efficacité et réduisent le temps perdu à rechercher des informations.
Collectivités et mairies
Les collectivités utilisent Acollab pour faciliter le travail entre les différents services, suivre les projets municipaux, partager les documents administratifs et améliorer la circulation de l’information. La plateforme favorise une meilleure coordination des équipes tout en garantissant la sécurité des données.
Agences et cabinets de conseil
Les agences de communication, marketing, digitales ou événementielles ainsi que les cabinets de conseil doivent gérer simultanément de nombreux projets clients. Acollab leur permet de suivre l’avancement des missions, centraliser les livrables, collaborer avec les clients et mieux coordonner les équipes internes.
Associations et organismes à but non lucratif
Les associations ont besoin d’outils simples pour coordonner leurs bénévoles, gérer leurs projets et partager leurs documents. Acollab offre un espace collaboratif accessible qui facilite l’organisation des activités et la communication entre les différents acteurs.