Quel avenir pour les réunions de travail ?

 
Les réunions de travail permettent à une équipe de faire des points sur la stratégie de l’entreprise, mais aussi de se regrouper pour faire avancer les projets en cours. Que ce soit :
 

• Une réunion de suivi de projet avec un client
• Un point avec vos collaborateurs
• Une réunion avec des prestataires

 
Les réunions sont très efficaces pour faire avancer les collaborateurs dans la même direction. Evidemment, des réunions trop nombreuses tendent à devenir inefficaces et deviennent alors beaucoup moins pertinentes.

Le plus important est de garder un objectif, aussi appelé ordre du jour, pour chaque réunion. A la fin de la réunion, vous devez avoir atteint cet objectif sans vous être dispersé. Les réunions courtes sont souvent plus efficaces et permettent de garder l’attention des collaborateurs. En effet, beaucoup de managers s’éparpillent et perdent le fil de leur réunion. Les réunions dites « archaïques » ne sont plus autant valorisées. Le monde de l’entreprise tend plus vers des réunions ponctuelles, courtes et à distance.
 

Un nouvel avenir pour les réunions de travail

 

 
Le nouvel avenir pour les réunions de travail se dirige plutôt vers le virtuel. En effet, le télétravail s’est récemment démocratisé et le mode de fonctionnement des réunions avec. Elles sont devenues presque entièrement virtuelles. Depuis la COVID-19, on assiste à une forte augmentation du nombre de travailleurs à distance. Le télétravail contribue à la réduction de la pollution mais aussi au bien-être des collaborateurs qui travaillent dans un endroit plus confortable et plus pratique.

Avec cette augmentation du télétravail, le concept de réunion évolue évidemment dans ce sens. Cela implique des changements dans la façon de travailler et dans les outils technologiques utilisés. Heureusement, avec les progrès technologiques, il est possible depuis des années d’exercer de nombreuses fonctions depuis n’importe quel endroit du monde, avec les mêmes résultats.

Généralement, un tiers des réunions est jugé inutile par les collaborateurs. Le travail à distance a permis de réduire ce nombre de réunions pour ne faire que des points essentiels d’avancement ou des réunions stratégiques. Les réunions qui font perdre en productivité ont souvent été supprimées puisque les personnes ne sont plus présentes physiquement dans l’entreprise. Ainsi, le rythme des réunions a diminué et les entreprises se dirigent vers un travail plus ouvert et productif.
 

Des outils de collaboration

 

 
Les entreprises sont de plus en plus flexibles et le télétravail semble être l’avenir pour beaucoup d’organisations.

Cela a eu un impact sur le lieu des réunions, qui a évolué. Pour tenir une réunion, les équipes doivent désormais se doter d’outils de visioconférence et d’outils de collaboration. Un outil de visioconférence est effectivement indispensable pour maintenir les échanges. Cela permet de maintenir le lien avec l’équipe, comme si vous étiez dans la même pièce. La visioconférence rend les échanges plus vivants que par téléphone.

Les entreprises adoptent, tour à tour, une démarche plus moderne. En effet, les équipes sont de plus en plus mobiles, ce qui nécessitent l’adoption de nouveaux outils adaptés à la flexibilité. Hormis les outils de visioconférence, il est nécessaire d’utiliser un outil collaboratif !

Acollab est un outil collaboratif qui permet de gérer les projets à distance et de communiquer avec ses clients, ses collaborateurs et même ses prestataires. L’outil est organisé par espace de travail, permettant de gérer plusieurs projets et plusieurs équipes distinctes. L’idéal quand on souhaite s’organiser et communiquer plus facilement !
 

 
Avec les autres utilisateurs de la plateforme, vous pouvez assigner des tâches, partager des fichiers, envoyer des messages et même participer à des sondages.

Un moyen devenu courant pour garder les équipes distances connectées et impliquées. De plus, une plateforme collaborative permet d’augmenter la productivité de l’entreprise puisque les collaborateurs sont plus indépendants et autonomes dans leur travail. Tout est consigné sur le même outil, leur permettant d’aller plus vite et d’éviter de passer par des intermédiaires. Un gain de temps ! Si un collaborateur est absent, il a juste à se connecter sur la plateforme pour voir le dernier compte-rendu de réunion ou les tâches qui lui sont affectées. Cela peut être pratique également avant un départ en vacances. Toutes les tâches sont consignées et attribuées aux personnes concernées. Cela permet à chacun de savoir où il va en l’absence du manager !

Les outils favorisent aussi la participation de tous et le partage d’idées car il s’agit d’outils collaboratifs. Chacun peut ajouter sa pierre à l’édifice via par exemple, le système de commentaires.

Pour finir, les outils collaboratifs sont souvent dotés d’un système de notifications qui permet d’être alerté en cas de nouvel événement, nouveau fichier déposé et même en cas de tâche affectée.
 

Une bonne communication

 

 
Enfin, une bonne communication est nécessaire pour maintenir les équipes informées et pour garder un bon niveau de productivité. En effet, il est toujours plus compliqué de garder un bon niveau d’informations à distance. Encore faut-il que la communication soit déjà en place dans l’entreprise.

Tout d’abord, il est donc essentiel de remettre en question sa capacité à communiquer avant de penser à l’adapter au travail à distance.

Est-ce que vos équipes sont tenues informées des directives, de l’évolution des projets, des objectifs à remplir ? Si c’est le cas, il suffit de maintenir ce niveau d’informations mais de façon virtuelle. Par exemple sur Acollab, il existe la possibilité de publier des messages sur un espace collaboratif. Cela peut être sur l’espace d’une équipe projet pour l’informer de changements sur ce projet ou sur un espace client pour l’informer des éléments qu’il manque pour continuer de travailler par exemple.

Alors, quel avenir pour les réunions de travail ? En somme, les réunions sont toujours d’actualité et permettent d’être efficace lorsqu’elles sont bien utilisées. Cependant, le style de réunions a évolué et les réunions virtuelles sont ainsi, de plus en plus pratiquées. Se doter d’un outil de visioconférence et d’un outil collaboratif tel qu’Acollab est important pour maintenir correctement l’activité !

L’équipe Acollab propose d’ailleurs des démonstrations pour présenter l’outil. N’hésitez-pas à réserver votre créneau !