16 Août Comment faire un planning collaboratif ?
Comment faire un planning collaboratif ?
Le planning collaboratif est devenu un outil incontournable ! Il y a encore quelques années, les entreprises se débrouillaient pour gérer leurs rendez-vous via des agendas personnels. Cependant, personne n’avait de vue sur les disponibilités de chacun et devait contacter chaque collaborateur pour connaitre ses créneaux de libres.
Également, cela pouvait poser un problème lorsque plusieurs personnes souhaitaient réserver une salle de réunion par exemple. Celle-ci pouvait déjà être prise. Les collaborateurs devaient communiquer entre eux mais les informations se perdaient facilement en cours de route.
Pourtant, tout type de structure peut avoir besoin d’un agenda partagé : des entreprises privés, des associations, des collectivités… Dès lors qu’il y a une équipe, il peut y avoir un besoin de planning collaboratif. Heureusement, ce type d’outil est maintenant très populaire. Il permet à plusieurs personnes de visualiser le même agenda, voire plusieurs agendas.
Quels sont les avantages d’un planning collaboratif ?
Désormais, les plannings collaboratifs permettent de tout centraliser : les rendez-vous extérieurs, les réunions, la gestion de ressources… Cela évite l’éparpillement des informations puisque toutes les informations sont situées au même endroit. Vous évitez aussi les conflits de planning !
Par ailleurs, le planning collaboratif permet de gagner du temps puisqu’en quelques clics, vous avez un aperçu clair des disponibilités. En effet, vous accédez aux disponibilités de vos collaborateurs et de vos ressources. Vous n’êtes plus obligé d’envoyer un message à chacun ou de lancer un sondage pour obtenir une date commune de disponibilité. Et qui dit gain de temps, dit meilleure productivité ! En effet, le temps perdu dans ce type de tâche est maintenant utilisé pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Vous avez également l’esprit plus concentré puisque vous ne dispersez pas votre attention.
Ensuite, vous favorisez la transparence au sein de votre entreprise, en rendant les informations facilement accessibles aux membres de votre équipe.
Enfin, un planning collaboratif en ligne est consultable de n’importe où, que ce soit depuis votre bureau ou depuis chez vous. Un identifiant et un mot de passe suffisent généralement. De plus, la plupart des outils sont ergonomiques et simples d’utilisation, comme Acollab, qui ne nécessite pas un niveau en informatique particulier.
Comment faire un planning collaboratif ?
Créer un planning collaboratif est très simple si vous utilisez un outil clé en main car la structure est déjà créée.
Voici par exemple la procédure pour faire un planning collaboratif sur Acollab :
- Il vous suffit de créer votre compte d’essai gratuit
- Une fois connecté, vous pouvez créer 1 ou plusieurs espaces. Chaque espace est dédié à un planning collaboratif. Comme chaque espace est cloisonné, vous pouvez ajouter des membres différents pour chaque planning dans l’onglet « Equipe ». Ainsi, certains collaborateurs pourront avoir accès à un planning tandis que d’autres pourront visualiser la totalité des plannings créés sur la plateforme. Vous pouvez également avoir un seul espace si un seul agenda vous est nécessaire. Sur un espace, vous pouvez cliquer sur « Agenda » et commencer à créer vos événements ! Pour cela, cliquez directement sur l’agenda ou sur « Ajouter un événement » en haut à droite.
- Vous pouvez également créer des catégories d’événements si vous en avez. Cela permet de différencier les différents types d’événements que vous pouvez avoir.
Si vous avez des questions, vous pouvez réserver un créneau pour une démonstration avec l’équipe Acollab.
Quelles sont les fonctionnalités du planning collaboratif sur Acollab ?
Sur Acollab, vous avez accès à plusieurs fonctionnalités au niveau du planning collaboratif.
Tout d’abord, vous pouvez créer des événements confidentiels. Ces événements ne seront visibles que par les administrateurs. Les autres utilisateurs ne verront que des créneaux dits « occupés ». Cela permet de garantir la confidentialité de certains rendez-vous.
Sur chaque agenda, vous pouvez avoir des administrateurs différents.
Puis, vous avez la possibilité, pour chaque événement, d’ajouter des commentaires et de lier des fichiers. Cela peut être le compte-rendu de réunion à la fin de celle-ci ou le cahier des charges lié au rendez-vous client qui arrive. Les commentaires et les fichiers permettent de centraliser les informations autour de l’événement en question pour éviter de chercher sur un autre outil ou dans ses emails.
Ensuite, vous pouvez créer des événements récurrents. En effet, vous pouvez avoir des événements réguliers comme des réunions hebdomadaires ou des points financiers tous les mois. Les événements récurrents permettent de gagner en temps puisque vous créez tous vos événements en une seule fois.
Également, vous disposez d’une gestion d’invitations à vos rendez-vous. Ceux qui font partie de vos utilisateurs peuvent alors indiquer s’ils seront présents à ce rendez-vous ou non. Vous pouvez aussi inviter des personnes extérieures mais à titre d’information seulement.
Enfin, vous avez la possibilité de synchroniser votre agenda avec votre Google Calendar ou votre agenda Outlook par exemple. Cela vous permet d’avoir tous vos rendez-vous centralisés sur votre agenda personnel.
Acollab vous permet également de choisir les couleurs de vos différentes catégories. Une catégorie correspond à un type d’événement. Des exemples de catégories ? réunions, rendez-vous clients, point hebdo… Vous pouvez aussi avoir une catégorie « salle de réunion » ou « véhicule de fonction » pour indiquer les créneaux où ces ressources ne sont pas disponibles par exemple. Tout dépend de votre utilisation du planning collaboratif.
Quelles sont les autres fonctionnalités ?
Hormis un agenda partagé, Acollab se compose également :
- D’un outil de gestion de projet
- D’une gestion de fichiers
- D’outils de communication : sondage, chat, messages, forum
- D’un outil de suivi des temps
En effet, Acollab est un outil tout-en-un qui permet de conserver toutes les informations au même endroit dans le but d’être plus organisé pour gagner du temps. Vous rangez vos données, vos fichiers, vos tâches sur la même plateforme et attribuez des droits d’accès différents selon les équipes, les projets et les besoins.
Il s’agit d’une plateforme collaborative complète, qui permet d’être plus efficace dans son quotidien.
Evidemment, si seul le planning collaboratif vous intéresse, vous pouvez masquer les autres modules. Tout est personnalisable.
Si vous souhaitez planifier une démonstration de l’outil collaboratif, n’hésitez-pas à prendre rendez-vous directement sur l’agenda de l’équipe Acollab.