5 moyens pour gagner du temps dans son travail

 
Il est difficile d’être à 100 % productif au travail. Qui ne perd jamais de temps dans des tâches à faible valeur ajoutée ? Nous pouvons également manquer d’organisation et de structure dans notre journée, ou avoir des baisses de concentration. Toutes ces actions peuvent parfois ralentir la productivité de votre équipe. Vos collaborateurs en ont souvent conscience, et souhaitaient améliorer leur quotidien de travail pour fluidifier leur façon de travailler. Voici 5 astuces pour gagner du temps dans sa journée de travail.
 

Adoptez un outil de gestion de projet afin de gagner du temps

 

 
Tous les matins, mettez à jour votre to-do-list avec la liste des priorités. Avec un peu d’expérience, vous connaissez le temps nécessaire pour chaque tâche et pouvez déterminer combien de tâches vous pourrez traiter dans la journée. Appliquez tout de même une marge de sécurité pour les tâches complexes.
Je vous conseille de créer une to-do-list générale avec toutes vos prochaines missions de la semaine. Puis, chaque matin, listez les plus urgentes / importantes à traiter dans la journée. Cette liste est à mettre à jour quotidiennement car les priorités peuvent évoluer au cours des semaines et notre quotidien est souvent rythmé d’imprévus. Pour rappel, remettre les tâches qui vous sont désagréables au lendemain ne vous aidera pas. Petite astuce : débarrassez-vous des tâches anxiogènes en premier, afin d’avoir l’esprit plus libre.

A l’aide d’un outil de gestion de projet, ajoutez toutes vos tâches, et gérez leur avancement petit à petit. Choisissez un logiciel, comme Acollab, qui vous permet d’ajouter des notes, des tags voire des fichiers, à ces tâches. Vous aurez ainsi une réelle visibilité et des précisions sur l’ensemble de votre travail en cours. Si vous êtes manager, partagez cette liste de tâches avec votre équipe et suivez l’avancement.
 

Restez concentré sur vos tâches en cours

 
Arrêtez de checker vos emails toutes les 5 minutes, vous avez sûrement un système de notifications vous alertant en cas de nouveau message ? Eviter de jongler entre plusieurs tâches est effectivement un des premiers conseils à appliquer pour gagner du temps. Même si beaucoup de personnes ont la sensation d’avoir besoin de changer de tâche pour être efficace, cela reste finalement le seul moyen de pénaliser votre productivité. Si votre esprit a besoin de partir ailleurs, faites une courte pause.
 

 
Pour finir, mettez votre portable en silencieux, pour que votre esprit soit totalement disponible. Eviter tout distraction reste le meilleur moyen de rester focalisé ! En effet, vous mettez toujours plusieurs minutes à vous recentrer sur votre tâche en cours. De même avec les pauses cafés qui s’éternisent. Bien souvent, vous n’évoquez pas vos tâches en cours lors de vos discussions animées. Essayez d’écourtez les conversations pour les poursuivre au déjeuner.
 

Choisissez un bon outil de GED pour gagner du temps

 
Mon troisième conseil pour gagner du temps dans son travail est de répertoriez tous vos fichiers via une arborescence claire pour son équipe. Utilisez un outil de gestion documentaire pour centraliser tous vos documents et les partager facilement avec vos collaborateurs, vos clients, voire vos partenaires. Chacun a accès aux documents dont il a besoin en quelques clics, et surtout, à la dernière version du fichier. Pour cela, privilégiez un outil qui gère automatiquement les versions de vos documents. Ainsi, à chaque fois que vous ajouterez un document portant déjà ce nom dans votre outil, une version 2 sera incrémentée automatiquement. La plupart des outils de GED vous permettent de récupérer facilement une ancienne version. Pour finir, un système de recherche précis est essentiel pour retrouver facilement ce que vous cherchez.
Une arborescence claire de tous vos documents centralisés, un système de recherche précis et une gestion automatique des versions vous feront gagner un temps précieux dans votre quotidien. Fini de rechercher un document perdu dans tous vos emails !
 

Adaptez votre temps de travail en fonction de vos besoins

 

 
Si vos horaires sont flexibles, ou si vous télétravailler, adaptez vos horaires en fonction de votre rythme. Si vous êtes plus productif le matin, levez-vous tôt et raccourcissez votre après-midi. Travaillez aux heures où vous êtes le plus efficace permet de rester concentré tout le long de la journée.

Si vous sentez une baisse de régime, accordez-vous une courte pause et recentrez-vous, par la suite, sur votre travail en cours. N’oubliez pas que notre capacité de concentration est limitée dans le temps, donc recharger les batteries de temps en temps est un bon moyen pour rester productif. L’idée est de travailler entre 45 minutes et 1h30 selon la tâche, puis de faire une pause. Vous pouvez d’ailleurs téléchargez des applications de gestion de temps, permettant de travailler par période ou par tâche.
 

La solution la plus efficace : adoptez une plateforme collaborative

 
Enfin, le meilleur moyen de gagner du temps dans son travail est d’adopter une plateforme collaborative. En effet, les plateformes collaboratives vous permettent de retrouver n’importe quelle information, fichier ou date de réunion en quelques clics.
 

 
La plateforme est organisée par projet, par dossier client, par équipe.. Vous vous organisez selon votre activité ! Une plateforme collaborative telle qu’Acollab vous fera gagner un temps précieux puisqu’elle vous donne accès à tous vos outils centralisés :
 

• un outil de gestion de projet pour gérer l’avancement de vos tâches, pour vous aider à vous organiser et pour centraliser toutes vos notes.
• une gestion documentaire, qui regroupe tous les documents, les images, les devis de chacun de vos projets. Vos clients peuvent y déposer facilement leurs documents, commenter les vôtres.. Ils ont accès à la dernière version des fichiers automatiquement, limitant le risque d’erreurs.
• une messagerie et un chat, liés aux projets ou aux équipes concernées, vous permettant d’être plus réactif vis-à-vis de vos clients, et de gagner du temps grâce à la centralisation de tous vos échanges. En effet, vous regroupez vos conversations en fonction de chaque projet (ou en fonction d’une équipe). Vous remplacez ainsi, petit à petit, l’email.
• également un agenda partagé, un outil de suivi des temps, un système de sondage, un forum… que vous pouvez utiliser selon vos besoins.

 
Pour finir, l’outil est doté d’un système de notifications vous permettant de rester focalisé sur votre travail, tout en étant alerté en cas de nouveau fichier déposé par exemple.

Est-il possible de tester cette solution collaborative ?

Pour tester cet outil collaboratif pendant 30 jours, il vous suffit de suivre ce lien. Vous pouvez également nous demander une démonstration de l’outil.

D’autres plateformes plus spécifiques existent pour gérer une partie de votre activité. Par exemple, iPaidThat est une plateforme vous permettant de gagner du temps dans votre comptabilité, grâce à la collecte automatique des factures et au rapprochement bancaire. Cette plateforme est surtout destinée aux experts-comptables et aux entrepreneurs.