Pourquoi vos équipes ont-elles besoin d’outils collaboratifs ?

Pourquoi vos équipes ont-elles besoin d’outils collaboratifs ?

 
Pourquoi vos équipes ont-elles besoin d’outils collaboratifs ? Que vos équipes soient dispersées ou non, la collaboration est aujourd’hui un enjeu essentiel pour les entreprises. L’arrivée des nouveaux modes de travail a évidemment accentué ce besoin collaboratif puisque les équipes sont maintenant amenées à travailler à distance. En effet, le télétravail, le flex-office ou le coworking entraînent les entreprises à revoir leur organisation de travail. Les entreprises ont besoin de fédérer leurs équipes pour faire fonctionner correctement leur organisation et améliorer la cohésion.

En effet, la messagerie électronique ne suffit plus pour échanger et partager des fichiers. Elle n’offre aucune traçabilité des documents, des échanges et aucun suivi… Comment retrouver la dernière version de la plaquette ? Ou du devis ? Le travail se doit d’être de plus en plus collaboratif.
 

Qu’est-ce que les outils collaboratifs ?

 
Les outils collaboratifs permettent la création d’espaces communs de travail, accessibles par les équipes de travail, les clients, les partenaires… Ils facilitent les échanges entre eux et les rassemblent. Ces outils facilitent la coopération et le travail entre plusieurs personnes, dans un but commun, et favorise surtout l’agilité. Ils correspondent à un mode de travail moderne. Tout est partagé sur une seule et même plateforme : les fichiers via une gestion documentaire, les rendez-vous via un agenda partagé, l’avancée des projets via une gestion de projet, les échanges via une messagerie collaborative, les informations pérennes via un wiki collaboratif ou encore la rentabilité des projets via un outil de suivi des temps.
Mais en quoi un outil collaboratif serait-il bénéfique pour l’entreprise ? Voici quelques besoins des équipes auxquels répondent les plateformes collaboratives.
 

Les besoins des équipes en termes de collaboratif

Centraliser leurs informations

Tout d’abord, on détecte généralement que le besoin premier des équipes reste de centraliser leurs informations afin que tout le monde ait le même niveau d’informations. Par exemple pour un projet, l’idéal est d’avoir un agenda du projet, la liste des tâches et leur avancement, les comptes-rendus de réunion de ce projet, les fichiers partagés par les équipes et les clients, les échanges entre les différentes parties … le tout centralisé au sein du même outil. Les outils collaboratifs sont généralement constitués d’espaces collaboratifs, correspondant aux projets en cours. Ce système correspond parfaitement aux besoins des équipes.

Travailler de façon plus fluide

Pour que les projets avancement plus fluidement, il est souvent nécessaire de travailler de façon collaborative. Tout le monde peut retrouver n’importe quelle donnée plus rapidement que lorsque l’information est éparpillée sur plusieurs supports : dans ses emails, sur un serveur… Les entreprises qui utilisent ces outils collaboratifs augmentent leur productivité puisque chaque collaborateur gagne du temps. De plus, ce dernier est plus autonome et prend des initiatives plus facilement. En effet, l’accélération de la communication accélère la prise de décision et fait avancer les projets plus rapidement.

Tracer les échanges

Ensuite, on retrouve le besoin de traçabilité, pour les équipes qui travaillent notamment avec leurs clients. Elles ont parfois besoin de savoir qui a mis à jour les dernières versions des documents, si leur client a bien téléchargé la dernière version, ou encore de garder une trace de tous les écrits de leurs clients.

Gérer les versions des documents automatiquement

Un des besoins souvent relevé est également le besoin d’avoir les derniers documents mis à jour de façon automatique. Avec une gestion automatique des versions, si quelqu’un de l’équipe met à jour un document, une version 2 de ce document est créée automatiquement. La plupart des outils permet de restaurer ou de télécharger une ancienne version. Cette fonctionnalité permet un gain de temps considérable au quotidien !

Communiquer plus rapidement

Que ce soit par chat pour une demande rapide, par un message qui a besoin d’être conservé à titre d’information, par un système de sondages ou par un système de wiki collaboratif pour écrire ses comptes-rendus de projet directement en ligne pendant la réunion, les équipes ont besoin d’outils efficaces leur permettant de fluidifier la communication au sein de l’entreprise et avec leurs clients.

Partager ses connaissances au sein de l’entreprise
Travailler en collaboration amène chacun à découvrir les autres corps de métier qui composent son entreprise plus en détail, et partager son propre savoir. En effet, le travail collaboratif permet aux salariés de se connaître un peu plus et de développer un esprit d’équipe.

Par exemple, des forums aident souvent au partage de connaissances, avec la possibilité de créer des sujets pour tous les secteurs de l’entreprise : commercial, technique, marketing… Chacun pose des questions et étoffe son savoir. Chacun s’ouvre petit à petit aux autres, créant une meilleure ambiance de travail. Les experts sont généralement ravis de partager leurs connaissances avec leurs collègues.

Les wikis collaboratifs permettent également de créer une base de connaissance commune à toute l’entreprise. Après la résolution d’un problème, vous pouvez y décrire la solution. Vous pouvez aussi y ajouter certaines procédures.

Faciliter le travail à distance

Pour les équipes qui travaillent à des kilomètres de distance, voire à l’étranger, ce type de plateforme est essentiel pour gagner en fluidité de travail. Chacun peut participer, consulter les fichiers et l’avancée des projets. Que vous soyez bloqué chez vous à cause d’une grève, d’une pandémie ou en télétravail à l’autre bout du monde, vous avez accès aux mêmes informations que tous les autres et avez une importante visibilité des projets.
 

Choisir un outil collaboratif comme Acollab

 

Tout d’abord, la mise en place d’un outil collaboratif au sein de votre entreprise nécessite une réflexion et une comparaison des outils pour choisir le plus adapté à votre entreprise. En effet, il vous faut lister les fonctionnalités nécessaires à votre activité (la gestion documentaire fait souvent partie des fonctions primordiales) et sélectionner l’outil qui répondra le mieux à votre besoin. Choisissez évidemment un outil dont les données sont sécurisées et hébergées en France.
Je vous laisse découvrir Acollab, une plateforme collaborative simple et sécurisée.

Cet outil centralise :

  • un outil de gestion documentaire, avec gestion automatique des versions
  • un outil de gestion de projet
  • un agenda partagé, avec une gestion des présences et une confidentialité fine
  • un outil de suivi des temps pour connaître la rentabilité de ses projets
  • un chat
  • une messagerie collaborative pour centraliser les échanges de chaque projet
  • un wiki collaboratif
  • un forum
  • un sondage

Vous pouvez l’essayer gratuitement pendant un mois et bénéficier d’une démonstration à distance.